Gästeregistrierung — gesetzliches Gästeverzeichnis (Meldeschein)

Aktualisiert am 2026-10-01

Einstellungen → Integrationen → Gasterlebnis → Gästeregistrierung

Als Beherbergungsbetrieb sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Gäste in einem Gästeverzeichnis zu erfassen. Die Integration Gästeregistrierung erledigt das vollautomatisch: Ihre Gäste tragen ihre Daten selbst über das Gästeportal ein — Sie müssen nichts abtippen, und das Verzeichnis ist bei einer Polizeikontrolle immer in Ordnung.

Sie schalten die Integration unter Einstellungen → Integrationen → Gasterlebnis → Gästeregistrierung → Konfigurieren ein.

Was müssen Sie gesetzlich erfassen?

Für jeden volljährigen Gast (und jeden unbegleiteten Minderjährigen über 15 Jahre) muss am Anreisetag erfasst werden:

eine eindeutige fortlaufende Nummer und das Anreisedatum
Name und Vorname
Geburtsort und Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
Nummer des Ausweisdokuments
die Namen begleiteter minderjähriger Kinder (nur die Namen)
das Abreisedatum, spätestens 24 Stunden nach der Abreise

Für Gäste mit einem belgischen Personalausweis genügt gesetzlich auch: Name + Vorname + Nationalregisternummer — die übrigen Angaben sind dann nicht nötig.

Eine Registrierung mit einer Nummer pro Zimmer oder Ferienwohnung genügt, darin die Daten aller Gäste.

Wie funktioniert es in BedFlow?

Integration einschalten: Öffnen Sie die Kachel Gästeregistrierung mit Konfigurieren und schalten Sie Gästeregistrierung aktivieren ein. Unter Abzufragende Daten wählen Sie, welche Felder Ihre Gäste ausfüllen: Geburtsort und Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Nummer des Ausweisdokuments, Belgische Nationalregisternummer als Alternative und Namen begleiteter minderjähriger Kinder. Name und Vorname werden immer abgefragt. Alles eingeschaltet ergibt das gesetzlich vollständige Verzeichnis (empfohlen). Klicken Sie auf Speichern.
Der Gast füllt es selbst aus. Nach der Buchung erscheint im Gästeportal (dieselbe Seite wie "Daten ergänzen") ein Abschnitt Gästeregistrierung. Das Formular passt sich automatisch an die Zahl der gebuchten Reisenden an; der Hauptgast ist bereits vorausgefüllt. Belgischen Gästen genügt ihre Nationalregisternummer. Für Kinder genügen die Namen.
BedFlow erledigt den Rest. Jede Registrierung erhält automatisch eine fortlaufende Nummer, das Abreisedatum wird spätestens 24 Stunden nach der Abreise eingetragen, und auf der Buchung sehen Sie den Status und die registrierten Reisenden.

Die Registrierung erfolgt bewusst nach der Buchung und nie im Buchungsmodul selbst — zusätzliche Felder während der Buchung kosten Umsatz.

Selbst ausfüllen aus der Buchung

Nicht jeder Gast nutzt das Gästeportal: ein Walk-in, eine telefonische Buchung, ein Gast ohne Smartphone. Öffnen Sie dann die Buchung und klicken Sie im Block Gästeregistrierung auf Registrierung ausfüllen. Das Fenster Meldeschein ausfüllen öffnet sich, mit demselben Formular wie beim Gast: dieselben Felder und dieselben Prüfungen. Klicken Sie auf Registrierung speichern; das Ergebnis ist eine vollwertige Registrierung mit eigener Nummer. Ist die Registrierung bereits ausgefüllt, heißt die Schaltfläche Registrierung bearbeiten.

Die Schaltfläche steht an zwei Stellen, damit Sie sie dort finden, wo Sie ohnehin gerade sind: im Block Gästeregistrierung auf der Buchungsdetailseite und oben in Buchung bearbeiten — dem Bildschirm, auf dem Sie landen, wenn Sie unter Täglich → Verfügbarkeit auf eine Buchung klicken. Praktisch, wenn der Gast vor Ihnen steht: Sie klicken seinen Aufenthalt im Kalender an und füllen sofort aus, ohne erst nach dem Namen zu suchen.

Anders als das Gästeportal, das eine Viertelstunde nach dem Check-out schließt, bleibt diese Schaltfläche immer verfügbar — auch um eine Registrierung nachträglich zu ergänzen oder einen Tippfehler zu korrigieren. Jede manuelle Eingabe wird separat protokolliert, sodass bei einer Kontrolle sichtbar bleibt, was der Gast selbst eingetragen und was Sie übernommen haben.

Wer muss sich noch registrieren?

Dafür müssen Sie keine Buchungen mehr einzeln öffnen. Unter Täglich → Verfügbarkeit tragen die Karten unter Heute — Anreisen und Gäste im Haus — einen Chip mit dem Stand des Verzeichnisses:

Meldung erledigt (grün): Der Gast hat das Gästeverzeichnis ausgefüllt.
Meldung ? (gelb): noch nicht ausgefüllt. Fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie, ob der Gast bereits einen Teil der Reisenden eingetragen hat.

Der Chip erscheint nur, wenn die Integration eingeschaltet ist. Steht Gelb bei einem Gast, der vor Ihnen steht, füllen Sie es vor Ort mit Registrierung ausfüllen aus (siehe oben).

Polizeikontrolle: das Verzeichnis vorzeigen

Im Fenster der Kachel Gästeregistrierung steht der Link Verzeichnis herunterladen (dieses Jahr): eine chronologische CSV-Datei mit allen Registrierungen dieses Kalenderjahres bis heute (Nummer, Gäste, An- und Abreisedaten). Diese Datei können Sie vorzeigen, ausdrucken oder mitgeben.

Aufbewahrung und Datenschutz

Jede Änderung am Verzeichnis wird protokolliert (Audit-Trail) — bei elektronischer Registrierung ist das gesetzlich vorgeschrieben.
Ausweis- und Nationalregisternummern werden verschlüsselt gespeichert.
Registrierungen werden 7 Jahre nach der Abreise aufbewahrt und danach automatisch vernichtet, genau wie es das Gesetz vorschreibt. Sie müssen dafür nichts tun.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich das einschalten? Nur wenn Sie der Registrierungspflicht unterliegen und das Verzeichnis in BedFlow führen möchten. Führen Sie das Verzeichnis bereits auf andere Weise, lassen Sie die Integration einfach ausgeschaltet — niemand merkt etwas davon.

Mein Gast hat das Formular nicht ausgefüllt — was nun? Auf der Buchung sehen Sie "Noch nicht ausgefüllt — der Gast sieht das Formular im Gästeportal." Sie können den Gast bei der Ankunft darauf hinweisen — der Abschnitt bleibt bis einschließlich des Aufenthalts im Gästeportal stehen — oder es selbst mit der Schaltfläche Registrierung ausfüllen auf der Buchung ausfüllen (siehe oben).

Gilt das auch für Kinder? Begleitete Minderjährige werden mit Namen innerhalb der Registrierung ihrer Reisegruppe erfasst — Geburtsdatum oder Ausweisnummer sind für sie nicht erforderlich.

Portugal: das Boletim de Alojamento

Betreiben Sie ein Alojamento Local, müssen Sie jeden ausländischen Gast innerhalb von drei Werktagen nach der Ankunft bei SIBA melden (dem System von AIMA, dem Nachfolger von SEF). Dafür braucht es drei Angaben, die das belgische Beherbergungsdekret nicht kennt: Art des Dokuments, Ausstellungsland und Wohnsitzland.

Schalten Sie dafür bei den abzufragenden Daten den Schalter "Portugal: Art des Dokuments, Ausstellungsland und Wohnsitzland" ein. Dann ändern sich zwei Dinge:

Ihre Gäste sehen diese drei zusätzlichen Felder;
die Liste der Staatsangehörigkeiten wird vollständig statt einer kurzen Auswahl, denn SIBA akzeptiert kein "Andere" — jedes Boletim braucht einen echten Ländercode.

Das Wohnsitzland ist übrigens genau das, was auch die INE-Erhebung abfragt, dieses Feld erfüllt also gleich zwei Pflichten.

Außerdem kommen zwei Dinge hinzu, die das Boletim verlangt und das belgische Verzeichnis nicht: der Wohnort des Gastes und vollständige Angaben für begleitete Kinder — Portugal kennt keine vereinfachte Regelung für Minderjährige, jeder ausländische Reisende erhält sein eigenes Boletim.

Die Meldung selbst übernimmt die Integration SIBA, die Sie neben dieser Kachel finden. Siehe SIBA — Boletins de Alojamento.