Enregistrement des clients — registre des voyageurs légal

Mis à jour le 2026-10-01

Paramètres → Intégrations → Expérience client → Enregistrement des clients

En tant qu'exploitant d'un hébergement, vous êtes légalement tenu d'inscrire vos clients dans un registre des voyageurs. L'intégration Enregistrement des clients s'en charge de façon entièrement automatique : vos clients saisissent leurs données eux-mêmes via le portail client — vous ne retapez rien et le registre est toujours en ordre en cas de contrôle de police.

Vous activez l'intégration sous Paramètres → Intégrations → Expérience client → Enregistrement des clients → Configurer.

Que devez-vous enregistrer légalement ?

Pour chaque client majeur (et chaque mineur non accompagné de plus de 15 ans), il faut enregistrer le jour de l'arrivée :

• un numéro d'ordre unique et continu et la date d'arrivée
• nom et prénom
• lieu et date de naissance
• nationalité
• numéro du document d'identité
• les noms des enfants mineurs accompagnés (uniquement les noms)
• la date de départ, au plus tard 24 heures après le départ

Pour les clients munis d'une carte d'identité belge, la loi se contente aussi de : nom + prénom + numéro de registre national — les autres données ne sont alors pas nécessaires.

Un seul enregistrement avec un seul numéro d'ordre par chambre ou par location de vacances suffit, avec les données de tous les clients.

Comment cela fonctionne-t-il dans BedFlow ?

1. Activez l'intégration : ouvrez la tuile Enregistrement des clients avec Configurer et activez Activer l'enregistrement des clients. Sous Données à demander, choisissez les champs que vos clients remplissent : Lieu et date de naissance, Nationalité, Numéro du document d'identité, Numéro de registre national belge comme alternative et Noms des enfants mineurs accompagnés. Le nom et le prénom sont toujours demandés. Tout activer donne le registre légalement complet (recommandé). Cliquez sur Enregistrer.
2. Le client le remplit lui-même. Après la réservation, une section Enregistrement des voyageurs apparaît dans le portail client (la même page que « compléter mes données »). Le formulaire s'adapte automatiquement au nombre de voyageurs réservés ; le client principal est déjà prérempli. Les clients belges peuvent se contenter de leur numéro de registre national. Pour les enfants, les noms suffisent.
3. BedFlow fait le reste. Chaque enregistrement reçoit automatiquement un numéro d'ordre continu, la date de départ est horodatée au plus tard 24 heures après le départ, et vous voyez sur la réservation le statut et les voyageurs enregistrés.

L'enregistrement a lieu volontairement après la réservation, et jamais dans le module de réservation lui-même — des champs supplémentaires pendant la réservation coûtent du chiffre d'affaires.

Remplir vous-même depuis la réservation

Tous les clients n'utilisent pas le portail client : un client de passage, une réservation par téléphone, un client sans smartphone. Ouvrez alors la réservation et cliquez, dans le bloc Enregistrement des clients, sur Remplir l'enregistrement. La fenêtre Remplir le registre des voyageurs s'ouvre, avec le même formulaire que celui du client : mêmes champs et mêmes contrôles. Cliquez sur Enregistrer ; le résultat est un enregistrement à part entière, avec son propre numéro d'ordre. Si l'enregistrement est déjà rempli, le bouton s'appelle Modifier l'enregistrement.

Le bouton se trouve à deux endroits, pour que vous le trouviez là où vous êtes de toute façon : dans le bloc Enregistrement des clients de la page de détail de la réservation, et en haut de Modifier la réservation — l'écran sur lequel vous arrivez quand vous cliquez sur une réservation dans Quotidien → Disponibilité. Pratique quand le client se trouve devant vous : vous cliquez sur son séjour dans le calendrier et vous remplissez directement, sans d'abord chercher son nom.

Contrairement au portail client, qui se ferme un quart d'heure après le départ, ce bouton reste toujours disponible — y compris pour compléter un enregistrement après coup ou corriger une faute de frappe. Chaque saisie manuelle est journalisée séparément, afin qu'en cas de contrôle on voie clairement ce que le client a rempli lui-même et ce que vous avez repris.

Qui doit encore s'enregistrer ?

Plus besoin d'ouvrir les réservations une à une. Dans Quotidien → Disponibilité, les cartes sous Aujourd'hui — arrivées et clients présents — portent une pastille indiquant l'état du registre :

• enregistrement ok (vert) : le client a rempli le registre des voyageurs.
• enregistrement ? (ambre) : pas encore rempli. En survolant la pastille avec la souris, vous voyez si le client a déjà rempli une partie des voyageurs.

La pastille n'apparaît que lorsque l'intégration est activée. Si elle est ambre pour un client qui se trouve devant vous, remplissez l'enregistrement sur place avec Remplir l'enregistrement (voir ci-dessus).

Contrôle de police : présenter le registre

Dans la fenêtre de la tuile Enregistrement des clients se trouve le lien Télécharger le registre (cette année) : un fichier CSV chronologique avec tous les enregistrements de l'année civile jusqu'à aujourd'hui (numéro d'ordre, clients, dates d'arrivée et de départ). Vous pouvez montrer ce fichier, l'imprimer ou le remettre.

Conservation et confidentialité

• Chaque modification du registre est journalisée (piste d'audit) — c'est une exigence légale pour l'enregistrement électronique.
• Les numéros de documents d'identité et de registre national sont conservés de manière chiffrée.
• Les enregistrements sont conservés 7 ans après le départ, puis détruits automatiquement, exactement comme la loi le prescrit. Vous n'avez rien à faire pour cela.

Questions fréquentes

Dois-je activer cette intégration ? Uniquement si vous êtes soumis à l'obligation d'enregistrement et que vous voulez tenir le registre dans BedFlow. Si vous tenez déjà le registre d'une autre manière, laissez simplement l'intégration désactivée — personne ne s'en apercevra.

Mon client n'a pas rempli le formulaire — que faire ? Sur la réservation, vous voyez « Pas encore rempli — le client voit le formulaire dans le portail client. » Vous pouvez le lui rappeler à son arrivée — la section reste dans le portail client jusqu'à la fin du séjour — ou le remplir vous-même avec le bouton Remplir l'enregistrement sur la réservation (voir ci-dessus).

Cela vaut-il aussi pour les enfants ? Les mineurs accompagnés sont enregistrés par leur nom dans l'enregistrement de leur groupe — leur date de naissance ou leur numéro de pièce d'identité n'est pas exigé.

Voir aussi

• Portail client — là où vos clients voient le formulaire
• Confidentialité — délais de conservation et protection des données

Portugal : le Boletim de Alojamento

Si vous exploitez un Alojamento Local, vous devez déclarer chaque client étranger auprès du SIBA (le système de l'AIMA, qui a succédé au SEF) dans les trois jours ouvrables suivant son arrivée. Cela requiert trois données que la réglementation belge sur l'hébergement ne prévoit pas : le type de document, le pays de délivrance et le pays de résidence.

Activez pour cela l'interrupteur « Portugal : type de document, pays de délivrance et pays de résidence » parmi les données à demander. Deux choses changent alors :

• vos clients voient ces trois champs supplémentaires ;
• la liste des nationalités devient complète au lieu d'une courte sélection, car le SIBA n'accepte pas « Autre » — chaque boletim a besoin d'un véritable code pays.

Le pays de résidence est d'ailleurs exactement ce que demande l'enquête de l'INE : ce champ sert donc à deux obligations à la fois.

Deux éléments exigés par le boletim, mais pas par le registre belge, s'ajoutent aussi : le lieu de résidence du client et des données complètes pour les enfants accompagnés — le Portugal ne prévoit pas de régime allégé pour les mineurs, chaque voyageur étranger reçoit son propre boletim.

La déclaration elle-même est effectuée par l'intégration SIBA, que vous trouvez à côté de cette tuile. Voir SIBA — Boletins de Alojamento.