Регистрация на гости — законов регистър за настаняване

Обновено на 2026-10-01

Настройки → Интеграции → Преживяване на гостите → Регистрация на гости

Като оператор на място за настаняване сте законово задължени да вписвате гостите си в регистър за настаняване. Интеграцията Регистрация на гости прави това напълно автоматично: гостите ви попълват данните си сами през портала за гости — вие не преписвате нищо, а регистърът винаги е изряден при полицейска проверка.

Включвате интеграцията в Настройки → Интеграции → Преживяване на гостите → Регистрация на гости → Конфигурирай.

Какво трябва да регистрирате по закон?

За всеки пълнолетен гост (и всеки непридружен непълнолетен над 15 години) в деня на пристигане трябва да се впишат:

уникален пореден номер и датата на пристигане
име и фамилия
място и дата на раждане
гражданство
номер на документа за самоличност
имената на придружаваните непълнолетни деца (само имената)
датата на заминаване, най-късно 24 часа след заминаването

За гости с белгийска лична карта законът допуска и само: име + фамилия + номер в националния регистър — тогава останалите данни не са нужни.

Достатъчна е една регистрация с един пореден номер за стая или ваканционна къща, която съдържа данните на всички гости.

Как работи в BedFlow?

Включете интеграцията: отворете плочката Регистрация на гости с Конфигурирай и включете Включи регистрацията на гости. В Данни за попълване избирате кои полета попълват гостите: Място и дата на раждане, Гражданство, Номер на документа за самоличност, Белгийски номер в националния регистър като алтернатива и Имена на придружаваните непълнолетни деца. Име и фамилия се изискват винаги. С всичко включено получавате законово пълния регистър (препоръчително). Кликнете Запази.
Гостът го попълва сам. След резервацията в портала за гости (същата страница като „допълване на данни“) се появява раздел Регистрация на гости. Формулярът автоматично се съобразява с броя на резервираните пътници; основният гост вече е попълнен. На белгийските гости им стига номерът в националния регистър. За децата са достатъчни имената.
BedFlow прави останалото. Всяка регистрация автоматично получава пореден номер, датата на заминаване се вписва най-късно 24 часа след заминаването, а в резервацията виждате статуса и регистрираните пътници.

Регистрацията съзнателно става след резервацията и никога в самия модул за резервации — допълнителните полета по време на резервиране струват приходи.

Попълване от самата резервация

Не всеки гост използва портала за гости: гост без предварителна резервация, резервация по телефона, гост без смартфон. Тогава отворете резервацията и в блока Регистрация на гости кликнете Попълни регистрацията. Отваря се прозорецът Попълване на регистъра за настаняване със същия формуляр, който вижда гостът: същите полета и същите проверки. Кликнете Запази регистрацията; резултатът е пълноценна регистрация със собствен пореден номер. Ако регистрацията вече е попълнена, бутонът се казва Промени регистрацията.

Бутонът е на две места, за да го намерите там, където така или иначе се намирате: в блока Регистрация на гости на страницата с детайлите на резервацията и най-горе в Редактиране на резервация — екранът, на който попадате, когато кликнете върху резервация в Ежедневно → Наличност. Удобно е, когато гостът стои пред вас: кликвате престоя му в календара и попълвате веднага, без първо да търсите по име.

За разлика от портала за гости, който се затваря петнадесет минути след напускането, този бутон остава винаги достъпен — също и за да допълните регистрация по-късно или да поправите грешка при въвеждане. Всяко ръчно попълване се записва отделно, така че при проверка остава видно какво е попълнил гостът и какво сте въвели вие.

Кой още трябва да се регистрира?

Вече не е нужно да отваряте резервациите една по една. В Ежедневно → Наличност картите под Днес — пристигания и гости в обекта — носят етикет със състоянието на регистъра:

регистрация ok (зелено): гостът е попълнил регистъра за настаняване.
регистрация ? (жълто): още не е попълнен. Ако задържите мишката върху етикета, виждате дали гостът вече е попълнил данните на част от пътниците.

Етикетът се показва само когато интеграцията е включена. Ако гост, който стои пред вас, е с жълт етикет, попълнете регистрацията на място с Попълни регистрацията (вижте по-горе).

Полицейска проверка: показване на регистъра

В прозореца на плочката Регистрация на гости има линк Изтегли регистъра (тази година): хронологичен CSV файл с всички регистрации от тази календарна година до днес (пореден номер, гости, дати на пристигане и заминаване). Можете да покажете, отпечатате или предадете този файл.

Съхранение и поверителност

Всяка промяна в регистъра се записва (одитна следа) — при електронна регистрация това е законово изискване.
Номерата на документите за самоличност и номерата в националния регистър се съхраняват криптирани.
Регистрациите се пазят 7 години след заминаването и след това се унищожават автоматично, точно както предписва законът. Не е нужно да правите нищо.

Често задавани въпроси

Трябва ли да включа това? Само ако сте задължени да водите регистър и искате да го водите в BedFlow. Ако вече водите регистъра по друг начин, просто оставете интеграцията изключена — никой няма да забележи нищо.

Гостът ми не е попълнил формуляра — какво сега? В резервацията виждате „Още не е попълнено — гостът получава формуляра за регистрация в портала за гости.“ Можете да напомните на госта при пристигането — разделът остава в портала за гости до края на престоя — или да го попълните сами с бутона Попълни регистрацията в резервацията (вижте по-горе).

Важи ли това и за деца? Придружаваните непълнолетни се вписват с име в регистрацията на своята група — за тях не се изисква дата на раждане или номер на документ.

Свързани статии

Порталът за гости — къде гостите виждат формуляра
Поверителност — срокове на съхранение и защита на данните

Португалия: Boletim de Alojamento

Ако управлявате Alojamento Local, трябва да регистрирате всеки чуждестранен гост в SIBA (системата на AIMA, наследник на SEF) в рамките на три работни дни след пристигането му. За това са нужни три данни, които белгийският Logiesdecreet не познава: вид на документа, държава на издаване и държава на пребиваване.

За целта включете превключвателя „Португалия: вид на документа, държава на издаване и държава на пребиваване“ в данните за попълване. Тогава се променят две неща:

гостите ви виждат тези три допълнителни полета;
списъкът с гражданства става пълен вместо кратка селекция, защото SIBA не приема „Друго“ — всеки boletim изисква реален код на държава.

Държавата на пребиваване впрочем е точно това, което пита и анкетата на INE, така че полето обслужва две задължения наведнъж.

Добавят се и две неща, които boletim-ът изисква, а белгийският регистър не: местоживеенето на госта и пълни данни за придружаваните деца — Португалия няма облекчен режим за непълнолетни, всеки чуждестранен пътник получава собствен boletim.

Самото подаване се извършва от интеграцията SIBA, която ще намерите до тази плочка. Вижте SIBA — Boletins de Alojamento.