Zählerstände — Verbrauch mit der Kaution abrechnen
Aktualisiert am 2026-10-28
Einstellungen → Zähler
Berechnet Ihre Ferienwohnung Strom, Wasser, Gas oder Heizöl separat? Dann tragen Sie bei Anreise und Abreise den Zählerstand ein, und BedFlow rechnet den Verbrauch mit der Kaution ab:
Kaution − Verbrauch − Touristensteuer (falls noch offen) − andere Einbehalte = zurückzuzahlen
Zähler einrichten
Gehen Sie zu Einstellungen → Zähler und klicken Sie auf Zähler hinzufügen. Pro Zähler:
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Unterkunft | Die Unterkunft, in der der Zähler hängt |
| Art | Strom, Wasser, Gas, Heizöl oder Heizung. Die Einheit (kWh, m³, l) füllt sich von selbst aus |
| Eigener Name | Optional, z. B. Strom Tag und Strom Nacht bei einem Zweitarifzähler |
| Preis pro Einheit (inkl. MwSt.) | Bis zu vier Nachkommastellen, z. B. 0,3450 |
| MwSt.-Satz | Der Satz auf der Rechnungszeile, z. B. 21 % für Strom, 6 % für Wasser |
| Inklusive pro Nacht | Optional. Z. B. sind 10 kWh pro Nacht im Preis enthalten; nur was darüber liegt, wird berechnet |
Das Menü Zähler erscheint, sobald die Kaution eingeschaltet ist (Einstellungen → Kaution).
Fester Betrag ohne Zählerstände
Möchten Sie Wasser oder Heizöl lieber als festen Betrag abrechnen, z. B. 2 € pro Person pro Nacht? Das ist standardmäßig aus. Schalten Sie es ein unter Einstellungen → Kaution → Verbrauch als fester Betrag. Danach wählen Sie bei Zähler hinzufügen unter Abrechnung:
| Abrechnung | Berechnung |
|---|---|
| Mit Zählerständen | Wie oben (Standard) |
| Fester Betrag pro Person pro Nacht | Betrag × Personen × Nächte. Personen = Erwachsene und Kinder dieser Unterkunft in der Buchung, keine Babys |
| Fester Betrag pro Aufenthalt | Der Betrag einmal pro gebuchter Unterkunft |
Bei einem festen Betrag geben Sie nur den Betrag (inkl. MwSt.) und den MwSt.-Satz ein; Einheit und inklusive Menge entfallen, und niemand muss einen Stand eintragen. Bei der Abrechnung kommt der Betrag als Zeile auf die Rechnung und wird von der Kaution abgezogen, genau wie der Verbrauch eines Zählers. Beispiel: Heizöl: 4 Pers. × 3 Nächte × 2,00 € = 24,00 €.
Ein fester Betrag kann auch auf einer Kombi-Unterkunft (ganzes Anwesen) stehen. Bucht eine Gruppe das ganze Anwesen, zählen nur die festen Beträge dieser Kombi-Unterkunft selbst, nicht die der Häuschen darunter, damit niemand doppelt zahlt. Schalten Sie die Einstellung später wieder aus, zählen feste Beträge nicht mehr.
Stände eintragen
- In der Buchung: Klicken Sie im Block Kaution auf Zählerstände und tragen Sie den Stand bei Anreise und bei Abreise ein. Komma oder Punkt, beides geht.
- Im Reinigungskraft-Portal: Hat eine Unterkunft heute eine Abreise oder Anreise, sieht Ihre Reinigungskraft unten den Block Zählerstände. Sie trägt den Stand ein und kann ein Foto hinzufügen. Sie sieht nur die Unterkunft und den Zähler, nie den Namen oder die Daten des Gastes. Siehe Reinigungskraft-Portal.
Bucht eine Gruppe das ganze Anwesen (eine kombinierte Einheit), zählen die Zähler aller Unterkünfte darunter.
Abrechnen
Nach der Abreise steht die Kaution auf Abzurechnen. Klicken Sie auf Abrechnen und prüfen Sie die Übersicht:
| Zeile | Beispiel |
|---|---|
| Kaution | 250,00 € |
| Strom: 123,456 kWh × 0,3450 € | − 42,59 € |
| Wasser: 2,5 m³ × 5,2000 € | − 13,00 € |
| Kurtaxe (noch nicht bezahlt) | − 30,00 € |
| Glas Duschtür (Einbehalt) | − 40,00 € |
| Zurückzuzahlen | 124,41 € |
Jede Zeile wird auf den Cent gerundet. Fehlt ein Stand oder ist der Stand bei Abreise niedriger als bei Anreise, sehen Sie eine Warnung. Erst nach Bestätigen und zurückzahlen geschieht Folgendes:
- der Verbrauch kommt auf die Rechnung, als Zeile mit MwSt. Ist die Rechnung der Buchung noch offen (Proforma), kommt er darauf. Ist sie schon endgültig, erstellt BedFlow eine separate Proforma Verbrauchsabrechnung für denselben Gast, die Sie wie jede andere finalisieren;
- was die Kaution von Verbrauch und Touristensteuer deckt, erscheint auf dieser Rechnung als Zahlung mit Kaution verrechnet;
- die Touristensteuer wird nur abgezogen, wenn die Rechnung noch einen offenen Saldo hat, und nie mehr als dieser Saldo;
- der Gast bekommt die Abrechnung per Mail, mit der Berechnung;
- die Rückzahlung startet: per Karte auf dieselbe Karte, sonst per Überweisung auf die IBAN des Gastes.
Danach sind die Zählerstände festgeschrieben.
Übersicht pro Unterkunft
Unter Täglich → Zählerstände sehen Sie pro Unterkunft und pro Zähler alle Buchungen mit dem Stand bei Anreise und Abreise, dem Verbrauch und dem mit der Kaution verrechneten Betrag. Über jedem Zähler stehen der Gesamtverbrauch und der Gesamtbetrag im gewählten Zeitraum sowie der letzte bekannte Stand. Wählen Sie oben eine Unterkunft und einen Zeitraum (standardmäßig das vorige und das laufende Jahr). Ein fehlender Stand oder ein Abreisestand unter dem Anreisestand fällt sofort auf. Klicken Sie auf eine Buchung, um sie zu öffnen.
Die Seite erscheint im Menü, sobald Sie mindestens einen Zähler mit Ständen haben.
Ist der Verbrauch höher als die Kaution?
Dann geht nichts zurück und der Fehlbetrag steht als offener Saldo auf der Rechnung. Der Gast kann ihn mit dem normalen Zahlungslink bezahlen, und Sie sehen ihn in der Buchung. Einbehalte für Schäden werden zuerst gedeckt; was davon nicht gedeckt ist, berechnen Sie selbst.
Häufige Fragen
Zählt das Foto der Reinigungskraft für die Berechnung? Nein, das Foto ist ein Nachweis für Sie selbst. Die Berechnung verwendet den eingetragenen Stand.
Funktioniert die automatische Rückzahlung mit Zählern? Ja, wenn alle Stände eingetragen sind und der Gast per Karte bezahlt hat. Fehlt ein Stand, bekommen Sie eine Benachrichtigung und rechnen selbst ab.
Ist Verbrauch Umsatz? Ja. Deshalb steht er als Rechnungszeile mit MwSt. auf der Rechnung. Die Kaution selbst ist kein Umsatz.