Leituras dos contadores — acertar o consumo com a caução

Atualizado em 2026-10-28

Definições → Contadores

A sua casa de férias cobra à parte a eletricidade, a água, o gás ou o gasóleo? Então preenche a leitura do contador à chegada e à partida, e o BedFlow acerta o consumo com a caução:

caução − consumo − taxa turística (se ainda estiver em falta) − outras retenções = a devolver

Configurar os contadores

Vá a Definições → Contadores e clique em Adicionar contador. Para cada contador:

O menu Contadores aparece assim que a caução estiver ativada (Definições → Caução).

Valor fixo sem leituras

Prefere cobrar a água ou o gasóleo como valor fixo, p. ex. 2 € por pessoa por noite? Está desativado por defeito. Ative em Definições → Caução → Consumo como valor fixo. Depois, em Adicionar contador, escolha em Cobrança:

Num valor fixo indica apenas o valor (IVA incl.) e a taxa de IVA; a unidade e a quantidade incluída desaparecem, e ninguém tem de preencher uma leitura. No acerto, o valor entra como linha na fatura e é descontado da caução, tal como o consumo de um contador. Exemplo: Gasóleo: 4 pess. × 3 noites × 2,00 € = 24,00 €.

Um valor fixo também pode ser definido num alojamento combinado (domínio inteiro). Quando um grupo reserva o domínio inteiro, contam apenas os valores fixos desse alojamento combinado, não os das casas que inclui, para que ninguém pague duas vezes. Se desativar a definição mais tarde, os valores fixos deixam de contar.

Preencher as leituras

• Na reserva: no bloco Caução, clique em Leituras dos contadores e preencha a leitura à chegada e à partida. Pode usar vírgula ou ponto.
• No portal de limpeza: se um alojamento tem hoje uma partida ou chegada, a sua housekeeper vê em baixo o bloco Leituras dos contadores. Ela preenche a leitura e pode juntar uma fotografia. Só vê o alojamento e o contador, nunca o nome nem os dados do hóspede. Veja Portal do pessoal de limpeza.

Se um grupo reservar a propriedade inteira (uma unidade combinada), contam os contadores de todos os alojamentos que a compõem.

Acertar

Após a partida, a caução fica em Por acertar. Clique em Acertar e verifique o resumo:

Cada linha é arredondada ao cêntimo. Se faltar uma leitura, ou se a leitura à partida for inferior à da chegada, vê um aviso. Só depois de Confirmar e devolver acontece o seguinte:

• o consumo vai para a fatura, como linha com IVA. Se a fatura da reserva ainda estiver aberta (proforma), entra nela. Se já for definitiva, o BedFlow cria uma proforma à parte Acerto de consumo para o mesmo hóspede, que finaliza como qualquer outra;
• o que a caução cobre do consumo e da taxa turística entra nessa fatura como pagamento compensado com a caução;
• a taxa turística só é deduzida se a fatura ainda tiver saldo em aberto, e nunca mais do que esse saldo;
• o hóspede recebe o acerto por e-mail, com o cálculo;
• a devolução começa: por cartão para o mesmo cartão, caso contrário por transferência para o IBAN do hóspede.

Depois disso, as leituras ficam bloqueadas.

Resumo por alojamento

Em Diário → Leituras dos contadores vê, por alojamento e por contador, todas as reservas com a leitura à chegada e à saída, o consumo e o montante descontado da caução. Por cima de cada contador aparecem o consumo total e o montante total no período escolhido, e a última leitura conhecida. Escolha em cima um alojamento e um período (por defeito o ano anterior e o atual). Uma leitura em falta, ou uma leitura de saída inferior à de chegada, vê-se logo. Clique numa reserva para a abrir.

A página aparece no menu assim que tiver pelo menos um contador com leituras.

O consumo é superior à caução?

Então nada é devolvido e a diferença fica como saldo em aberto na fatura. O hóspede pode pagá-lo com o link de pagamento habitual, e vê-o na reserva. As retenções por danos são cobertas primeiro; o que delas não ficar coberto, cobra diretamente.

Perguntas frequentes

A fotografia da housekeeper conta para o cálculo? Não, a fotografia é uma prova para si. O cálculo usa a leitura preenchida.

A devolução automática funciona com contadores? Sim, se todas as leituras estiverem preenchidas e o hóspede tiver pago por cartão. Se faltar uma leitura, recebe um aviso e faz o acerto.

O consumo é faturação? Sim. Por isso aparece na fatura como linha com IVA. A caução em si não é faturação.

Relacionado

• Caução — cobrar, acertar e devolver
• Portal do pessoal de limpeza
• IVA e taxa turística