Handbuch / E-Mail-Automatisierungen

E-Mail-Texte bearbeiten

Aktualisiert am 2026-08-25

E-Mail-Texte bearbeiten

Jede automatische E-Mail wird aus einer Vorlage versendet, mit einem Titel, einem Betreff und einem Body-Text pro Sprache (NL / EN / FR / DE). Diese Texte verwalten Sie zentral über Verwaltung → Nachrichtenvorlagen.

Was steht auf dieser Seite?

Eine Liste aller Vorlagen, die BedFlow kennt — booking-created, booking-confirmed, booking-fully-paid, booking-pre-arrival, booking-reminder, booking-cancelled, wellness-created, …

Pro Vorlage sehen Sie:

  • Schlüssel (technische Kennung, nicht ändern)
  • Betreff pro Sprache (die Subject-Line in der Inbox)
  • Body pro Sprache (der eigentliche E-Mail-Inhalt, mit Variablen)
  • Vorschau — öffnen Sie die Test-Vorschau, um zu sehen, wie eine echte Mail aussieht

E-Mail-Vorlagen-Editor mit Sprach-Tabs

Eine Vorlage bearbeiten

  1. Öffnen Sie Verwaltung → Nachrichtenvorlagen in der Seitenleiste
  2. Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie anpassen möchten
  3. Oben befinden sich Tabs für NL · EN · FR · DE — jede Sprache hat ihren eigenen Betreff und Body
  4. Passen Sie den Text an. Variablen behalten Sie zwischen geschweiften Klammern, z. B. {guest_first_name}, {arrival_date}, {total_amount}, {guest_portal_url}, {payment_link}
  5. Klicken Sie auf Speichern — sofort aktiv, kein Restart nötig

Grußformel einstellen

Jede Gäste-E-Mail endet mit einer Grußformel und darunter einem Namen. Standardmäßig ist das der Name Ihrer Unterkunft, aber oben in Verwaltung → Nachrichtenvorlagen tragen Sie Ihre eigene Grußformel ein — z. B. "Wim & Marilda - B&B BurgemeesterHuys".

  • Gilt sofort für alle automatischen Gäste-E-Mails der Unterkunft, in jeder Sprache
  • Leer lassen = BedFlow verwendet einfach den Namen der Unterkunft
  • Klicken Sie auf Grußformel speichern — sofort aktiv, auch in der Vorschau

Bewertungsanfrage nach dem Aufenthalt

Die Vorlage booking-review-request ("Review Request") bittet den Gast nach dem Aufenthalt um eine Bewertung — mit Button und QR-Code zu Ihrer Bewertungsseite (z.B. Ihrem Google-Bewertungslink).

  1. Fügen Sie oben unter Verwaltung → Nachrichtenvorlagen Ihren Bewertungslink in das Feld Bewertungslink ein und klicken Sie auf Link speichern. Bei Google finden Sie ihn in Ihrem Google-Business-Profil ("Um Rezensionen bitten"), in der Form https://g.page/r/…/review.
  2. Erstellen Sie unter Verwaltung → Automatische Nachrichten eine Automatisierung mit dem Auslöser X Tage nach Abreise (z.B. 1 Tag) und wählen Sie die Vorlage Review Request.

Button und QR-Code in der E-Mail verweisen automatisch auf Ihren Link — Sie müssen sie nicht selbst in den Text einfügen. Solange das Feld Bewertungslink leer ist, wird diese E-Mail bewusst nicht versendet: eine Bewertungsanfrage ohne Link ist sinnlos.

Parkhinweise in der Willkommens-E-Mail

Die Vorlage booking-checkin-welcome ("Willkommen am Anreisetag") hat ein eigenes Feld parking_info: die Parkhinweise, die der Gast in der E-Mail sieht. Sie bearbeiten es pro Sprache, wie jedes andere Feld im Editor.

  • Ausgefüllt = der Text erscheint als Parkblock in der Willkommens-E-Mail
  • Leer = die E-Mail zeigt keine Parkzeile (außer es ist plattformweit ein Standardtext hinterlegt — dann gilt dieser)

Welche Variablen sind verfügbar?

| Variable | Was eingefügt wird | |---|---| | {guest_first_name} | "Jan" | | {guest_last_name} | "Jansen" | | {arrival_date} | "Freitag, 24. Mai 2026" | | {departure_date} | "Sonntag, 26. Mai 2026" | | {nights} | 2 | | {room_name} | "Die große Suite" | | {total_amount} | "€396,00" | | {deposit_amount} | "€118,80" | | {balance_amount} | "€277,20" | | {payment_link} | Stripe-Checkout-URL | | {guest_portal_url} | Magic Link zum Gastportal | | {cancellation_deadline} | "bis 7 Tage vor Anreise" | | {property_name} | "B&B Burgemeestershof" | | {property_phone} | "+32 470 00 99" |

Nicht existierende Variablen werden durch einen leeren String ersetzt — die Mail bleibt lesbar, vermeiden Sie das aber lieber.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine eigene Vorlage hinzufügen? Nein, das Set an Vorlagen ist an Trigger gekoppelt. Sie können aber eine bestehende Vorlage anpassen oder über die E-Mail-Automatisierungen eine Regel anlegen, die eine bestehende Vorlage für eine neue Situation einsetzt.

Wie teste ich eine E-Mail, bevor sie an Gäste geht? Klicken Sie oben rechts im Vorlagen-Editor auf Vorschau. BedFlow generiert eine Live-E-Mail mit Dummy-Daten. Sie können auch im Mail-Log tatsächlich versendete E-Mails einsehen.

Was, wenn ein Gast NL spricht, das OTA aber EN durchgibt? Dann wird die NL-Version versendet, denn BedFlow nimmt guest_language aus der Buchung. Channex sendet dieses Feld bei jeder OTA-Buchung mit.

Verwandt

← Zurück zur Kategorie