Alterar, mover e imprimir reservas

Atualizado em 2026-10-26

Todas as suas reservas encontram-se em Diário → Reservas, separador Reservas. Se o seu alojamento tiver wellness, ao lado aparece o separador Reservas de bem-estar (consulte Reservas de wellness).

A lista de reservas

No topo está a barra de perguntas: escolhe o que quer ver e a lista por baixo mostra logo a resposta. No canto superior direito estão Nova reserva (ver Reserva manual) e Imprimir lista.

Pesquisar

No campo de pesquisa grande escreva um nome, um e-mail, um telefone ou um número de reserva (também o número do Booking.com ou um número de fatura). Um telefone é encontrado seja qual for a forma como está escrito: 0470 12 34 56 também encontra +32470123456. A pesquisa também encontra reservas canceladas; aparecem um pouco mais claras na lista.

O que quer ver? e Quando?

Em Quando? escolha um período: Hoje, Amanhã, Esta semana, Este mês, O mês passado, Este ano, O ano passado ou Outro período (com datas de início e de fim à sua escolha). Em O que quer ver? escolha a que se refere esse período:

Com Todas as datas (a predefinição) nada é limitado. A lista mostra primeiro quem está hospedado agora e quem ainda vai chegar, o próximo em cima, e por baixo as estadias passadas, as mais recentes primeiro. Com um período, a lista segue a ordem das datas, como um registo.

Dois exemplos: quem esteve hospedado connosco este ano? é Estadias e Este ano. Quem chega amanhã? é Chegadas e Amanhã.

Estado

O estado combina-se com o período: Canceladas e O mês passado mostram os cancelamentos do mês passado. Por baixo da barra de perguntas vê quantas reservas e quantos hóspedes diferentes a lista tem. Limpar escolhas repõe tudo.

As colunas

• Hóspede: o nome, com o número de reserva e o número de pessoas por baixo.
• Estadia: chegada e partida, com o número de noites.
• Quarto: numa reserva com vários quartos, todos.
• Canal: a letra do canal como na vista de quartos (B. para Booking.com, A para Airbnb, ...) ou o ícone do site para uma reserva direta, com o nome ao lado.
• Valor: o total, com por baixo Pago, o valor em dívida, Pago através de o canal ou Ainda sem fatura.
• Estado: confirmada, por confirmar, check-in feito, check-out feito, cancelada, ...

Outras colunas, como o ID da reserva, a origem, o cliente da fatura, só a data de partida ou a data da reserva, ativam-se com o botão de colunas no canto superior direito da tabela. Com o botão de filtro ao lado filtra mais, p. ex. por cliente ou quarto. Uma combinação que usa muitas vezes pode ser guardada como vista.

Clique numa reserva para a abrir. Em cada reserva, os três pontos abrem um menu com, entre outros, Ver, Editar, Enviar e-mail e Mover para quarto.

No telemóvel, O que quer ver?, Quando? e Estado são três listas de escolha, e cada reserva aparece como um cartão: nome, datas, quarto, canal, valor e estado.

Hóspedes: quem esteve consigo

Por baixo da barra de perguntas escolha Hóspedes em vez de Reservas e vê a mesma seleção por pessoa: cada hóspede uma só vez, com e-mail, telefone, país, o número de estadias e noites e a última estadia. Um hóspede habitual com três reservas aparece uma vez, com 3 estadias. Clique num hóspede para abrir a ficha de cliente (se tiver acesso a Clientes); caso contrário, abre-se a última reserva.

Um hóspede é um cliente: a pessoa da reserva e da fatura. Um hóspede anonimizado (a pedido dele, ver Pedidos de privacidade dos hóspedes) conta, mas sem nome nem contactos.

É assim que obtém a lista de todos os que estiveram hospedados este ano: Estadias, Este ano e Hóspedes.

Exportar esta lista

Exportar esta lista dá-lhe exatamente o que vê: com o período, o estado, a pesquisa, os filtros e o atalho. Escolha reservas ou hóspedes, e Excel (.xlsx) ou CSV. Só entram as reservas do seu alojamento; se tiver acesso a vários alojamentos e não escolher nenhum, o nome do alojamento aparece numa coluna extra.

• Reservas: número de reserva, hóspede, e-mail, telefone, país, chegada, partida, noites, quarto, canal, pessoas, estado, total, pago, em dívida, pagamento e reservado em.
• Hóspedes: nome, e-mail, telefone, país, estadias, noites, primeira e última estadia.

Os contactos são para a sua própria administração. Se quiser enviar e-mails de marketing aos hóspedes, peça primeiro o consentimento deles.

Atalhos no topo da lista

Por cima da tabela há separadores com perguntas já prontas. O número em cada separador é a quantidade de reservas que contém, sempre apenas do seu alojamento.

Um separador repõe a barra de perguntas em Todas as datas e Todas. Se depois escolher um período ou um estado, sai do separador: a barra de perguntas e os separadores são duas formas de fazer uma pergunta, não se somam. As reservas canceladas não contam para chegadas, partidas e hospedados. Só vê Por reembolsar e A aguardar IBAN se puder fazer reembolsos.

Imprimir uma lista

• Imprimir lista abre, num novo separador, uma lista imprimível de todas as reservas não canceladas do seu alojamento, com Quarto, Hóspede, Chegada, Partida e Estado, ordenada por chegada. A janela de impressão abre-se automaticamente. A lista não tem em conta os seus filtros nem o termo de pesquisa.
• Se quiser apenas determinadas reservas, assinale-as na lista e escolha a ação em massa Imprimir selecionadas. Vão então para o papel exatamente essas reservas, incluindo as canceladas.
• Quer em papel exatamente a lista que vê, com o período e os filtros? Escolha Exportar esta lista e imprima o ficheiro Excel.

Ver uma reserva

Clique numa reserva ou escolha Ver. A página de detalhe mostra, entre outras coisas:

• Visão geral: estado, origem, canal, chegada, partida, noites e preço total;
• Observações do hóspede e a Nota interna;
• Pedido de chegada: uma hora de chegada pedida pelo hóspede, com o respetivo estado;
• Hóspede: nome, cliente, Faturar a, e-mail, telefone, país e idioma;
• Registo de hóspedes, se o utilizar;
• Estadia e, por quarto, a ocupação, a tarifa e a opção de tarifa;
• Financeiro: total, já pago, em aberto e depósito.

Editar uma reserva

Clique em Editar (ou, na vista geral dos quartos, em Editar reserva). Aí ajusta, entre outros:

• o Estado;
• as Observações do hóspede e a Nota interna (ver abaixo);
• o Pedido de chegada: a hora pedida e o Estado do pedido (Pendente, Aprovado, Recusado);
• o Hóspede: nome do hóspede, um Número de WhatsApp separado, país e idioma das mensagens;
• Faturar a: a quem vai a fatura (consulte Reserva manual → A quem é faturado?);
• a Estadia: número de hóspedes, preferência de cama, fumador;
• o Financeiro: entre outros, Pagamento não obrigatório (salta o prazo de pagamento, por exemplo para um cliente empresarial habitual).

Clique em Guardar alterações.

A Chegada e a Partida não podem ser alteradas diretamente aqui. Para isso serve o botão Prolongar / alterar datas.

Nota interna

Uma nota para si e para a sua equipa, por exemplo "chega tarde, chave na caixa do correio" ou "alérgico a frutos secos". O hóspede nunca a vê. Aparece como linha amarela nos mosaicos de hoje da vista geral dos quartos e no resumo do house manager.

Alterar as datas ou prolongar a estadia

1. Abra a reserva com Editar.
2. No topo, clique em Prolongar / alterar datas.
3. Na janela Alterar / prolongar datas, escolha a nova Chegada e a nova Partida.
4. Em Comparação de preços vê o preço atual e o novo preço (incluindo um eventual desconto por duração da estadia, sem taxa turística).
5. Deixe Aplicar novo preço ativado para recalcular a fatura, ou desative-o para deixar a fatura como está.
6. Clique em Aplicar.

O BedFlow verifica se o quarto está livre. Se houver outra reserva ou um bloqueio a impedir, recebe "Alteração recusada", com a indicação do que está a impedir.

Uma reserva da Booking.com ou de outro canal deve, de preferência, ser alterada através desse canal; a alteração chega depois automaticamente ao BedFlow.

Na vista geral dos quartos também pode alterar as datas de uma reserva direta arrastando a extremidade da barra. Na janela Ajustar reserva, escolha então Aplicar novo preço (…€) ou Manter preço antigo (…€).

Mover para outro quarto

Um quarto não está pronto, ou quer fazer um upgrade a um hóspede? Há quatro formas.

Numa reserva de um canal, a reserva no canal continua no quarto original. O quarto antigo volta a ficar livre no canal: bloqueie-o à parte se ainda não estiver limpo.

Enviar (ou reenviar) um e-mail

Quer enviar ou reenviar ao hóspede um e-mail automático, por exemplo a confirmação assim que tiver o endereço de e-mail dele? Escolha Enviar e-mail (na lista ou no topo, ao ver ou editar).

• Modelo: um dos e-mails automáticos do seu alojamento, com a indicação de quando é normalmente enviado.
• Para: já preenchido com o endereço de e-mail da reserva; pode alterá-lo sem que a reserva mude.
• Idioma do hóspede aparece a título informativo.

Clique em Enviar agora. O e-mail é enviado de imediato e aparece no registo de comunicações. O BedFlow não envia um lembrete de pagamento para uma reserva que já está paga. Enquanto nada tiver sido pago para a reserva, Pagamento recebido aparece a cinzento na lista, com ainda nada pago ao lado: nesse caso não pode escolher esse e-mail. Esta ação só aparece se o seu alojamento tiver mensagens automáticas ativas (consulte Visão geral do percurso do hóspede).

Criar uma proforma

Se uma reserva ainda não tiver fatura (por exemplo depois de transferir reservas de outro sistema), aparece no topo o botão Criar proforma. O BedFlow cria uma proforma com o número seguinte do seu alojamento. Para várias reservas de uma vez: assinale-as na lista e escolha a ação em massa Criar proformas. As reservas que já têm fatura e as reservas canceladas são ignoradas.

Cancelar uma reserva

• Na vista geral dos quartos: clique na reserva e escolha Cancelar a reserva por completo → Sim, cancelar. A reserva e a fatura passam a canceladas, as datas ficam livres (também nos seus canais) e o hóspede recebe um e-mail de cancelamento, mais uma mensagem de WhatsApp se tiver o WhatsApp ligado.
• Na página da reserva: abra a reserva em Diário → Reservas e clique em cima em Cancelar reserva. Aparece a mesma janela que na vista geral dos quartos, com a secção Reembolsar. Depois de cancelar, a página recarrega e o bloco do reembolso aparece logo em cima.
• Ao editar: defina o Estado como Cancelada e clique em Guardar alterações. As datas ficam livres, mas não é enviado nenhum e-mail de cancelamento ao hóspede.

Uma reserva da Booking.com ou de outro canal cancela-se através desse canal; o cancelamento chega automaticamente ao BedFlow.

Se a reserva já tinha uma fatura definitiva, o BedFlow cria uma nota de crédito pelo que o hóspede já não deve. Veja Faturação, em Notas de crédito.

Reembolsar ao cancelar

Se o hóspede já pagou alguma coisa, Confirmar o cancelamento? (na vista geral dos quartos e na página da reserva) mostra também a secção Reembolsar. Aí vê cada pagamento com o meio de pagamento, a data e o valor.

• O BedFlow propõe um valor de acordo com as suas condições de cancelamento: tudo de volta dentro do prazo de cancelamento gratuito, nada numa tarifa não reembolsável e, num cancelamento tardio, o valor pago menos a sua taxa de cancelamento. Pode alterar o valor, mas nunca acima do que foi pago.
• Através da Stripe ou da Mollie: se o hóspede pagou online pela Stripe ou pela Mollie, a secção fica ativa por defeito e o prestador de pagamento devolve o valor ao cartão ou à conta com que o hóspede pagou. Se o prestador recusar, a reserva não é cancelada, a não ser que marque Cancelar mesmo assim se o prestador recusar o reembolso. O reembolso aparece de imediato como pagamento negativo na fatura.
• Manual / transferência: para Bancontact, numerário ou transferência. Não introduz nenhum número de conta. O e-mail de cancelamento do hóspede tem um botão Indique o seu número de conta para o reembolso de … que abre uma página segura onde ele introduz o nome e o IBAN. O BedFlow verifica o IBAN (comprimento por país e dígitos de controlo), por isso um erro de escrita é detetado logo. A ligação é válida durante 60 dias; se o hóspede não preencher nada ao fim de três dias, recebe um lembrete.

Transferir: assim que o hóspede introduz o IBAN, recebe uma notificação na app e no Telegram. Essa notificação inclui um link que abre a reserva diretamente. Também encontra todos os reembolsos à sua espera no topo da lista de reservas, em Por reembolsar. Abra a reserva: em cima aparece Reembolso pronto a transferir com o beneficiário, o IBAN, o valor e a referência, cada um com um botão Copiar. Cole-os na app do banco e faça a transferência. Use exatamente essa referência: é assim que a sua contabilidade associa o reembolso ao pagamento original. Depois clique em Marcar como transferido. Só então o reembolso aparece como pagamento negativo na fatura e o valor pago desce em todo o lado: reserva, fatura, pagamentos e app. Enquanto não marcar, o hóspede ainda pode alterar os dados; se se esquecer durante três dias, recebe um lembrete. Se o dinheiro foi devolvido de outra forma, ou o hóspede não responde, escolha Retirar o pedido. O BedFlow nunca movimenta dinheiro por si.

Reembolsar mais tarde: abra a reserva cancelada em Diário → Reservas e clique em cima em Reembolsar. O botão está disponível enquanto a reserva tiver um valor pago, também se cancelou Ao editar. Se aí escolher uma transferência, o hóspede recebe logo um e-mail curto com a ligação para introduzir o número de conta.

Pode reembolsar quem pode editar reservas ou gerir a faturação. Só esses utilizadores veem o IBAN completo; as notificações mostram-no mascarado, p. ex. BE71 •••• •••• 6769.

Perguntas frequentes

Onde encontro a ligação de pagamento para um hóspede? Se a reserva pedir um pagamento, a ligação de pagamento está no e-mail de confirmação. Reenvie-o com Enviar e-mail. O hóspede também pode pagar através da sua página do hóspede.

Posso mover uma reserva composta por vários quartos? Sim, com Mudar de quarto ao editar: escolhe primeiro que quarto da reserva muda. Arrastar e Mover para o quarto só funcionam para reservas com um único quarto.

Relacionado

• A vista geral dos quartos
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