Caução — cobrar, acertar e devolver
Atualizado em 2026-10-28
Definições → Caução
Uma caução é um valor que o hóspede paga antes da estadia e recebe de volta depois, menos eventuais consumos ou danos. No BedFlow está separada do preço: não é faturação, não tem IVA, não aparece na fatura e não conta para o saldo da reserva.
Uma caução não é o mesmo que o sinal. O sinal é uma parte do preço; veja Sinal.
Configurar
- Vá a Definições → Caução e ative Pedir caução nas reservas diretas.
- Vá a Tipos de quarto, abra um alojamento, separador Preços, e preencha Caução (reembolsável), p. ex. 250 €. Vazio = sem caução para esse alojamento.
- Na página da caução, escolha:
| Definição | O que faz |
|---|---|
| Enviar pedido de pagamento … dias antes da chegada | O hóspede recebe então um e-mail com o link de pagamento. 0 = logo após a reserva. Por defeito 7 |
| Pedir número de conta | Após a partida (por defeito) ou Assim que a caução estiver paga. Nunca em pagamentos por cartão: o dinheiro volta então para o mesmo cartão |
| Avisar-me se o hóspede não indicar número de conta após … dias | Recebe um aviso (Telegram e app). O hóspede já recebeu ele próprio um lembrete após 3 dias |
| Devolver a caução automaticamente após a estadia | Desligado por defeito. Veja mais abaixo |
Tudo é guardado por propriedade. Reservas via Booking.com ou Airbnb não recebem caução automática: esses canais tratam disso. Pode, no entanto, definir uma caução em qualquer reserva com Definir caução.
Também nas reservas via Booking.com, Airbnb, …
Desativado por defeito: sem canal marcado, as reservas via canais não recebem caução. Se também quiser uma caução desses hóspedes (p. ex. por transferência para a sua conta), ative em Definições → Caução → Também nas reservas via canais:
| Definição | O que faz |
|---|---|
| Pedir também caução nas reservas via | Marque os canais (p. ex. Booking.com). Apenas reservas que chegam pela ligação ao canal; só funciona se Pedir caução nas reservas diretas estiver ativado |
| Pedido de pagamento aos hóspedes dos canais … dias antes da chegada | Prazo próprio para hóspedes dos canais, 10 por defeito. Quem reserva mais tarde recebe-o logo |
| Lembrete se ainda não pago … dias | Este número de dias após o pedido de pagamento, o hóspede recebe um lembrete e você uma notificação, enquanto a caução não estiver marcada como recebida. 3 por defeito, 0 = sem lembrete |
As próximas reservas de um canal acabado de marcar recebem logo a sua caução. O hóspede paga na mesma página de pagamento: com cartão ou por transferência. Se chegou uma transferência, clique em Marcar como recebida na reserva; caso contrário, o lembrete é enviado.
Se o canal não transmitir o e-mail do hóspede (frequente no Airbnb), recebe uma notificação: copie a ligação de pagamento na reserva e envie-a pelas mensagens do canal. O Booking.com transmite um endereço de reencaminhamento (…@guest.booking.com); os e-mails para esse endereço chegam normalmente ao hóspede. Verifique se as condições do canal permitem uma caução fora do canal e mencione-a nas regras da casa no canal.
O que o hóspede vê
- No módulo de reservas, por baixo do total: Caução (reembolsável) 250,00 €, com a explicação de que não está incluída no total.
- No e-mail de confirmação e na página do hóspede: o mesmo bloco, com um botão Pagar a caução.
- A página de pagamento da caução: pagamento por cartão (Stripe ou Mollie, o que tiver) ou por transferência para a sua conta com a referência WAARBORG OV-….
A caução na reserva
No topo da reserva está o bloco Caução com o estado:
| Estado | Significado | O que faz |
|---|---|---|
| Por cobrar | Ainda não paga | Nada, o pedido de pagamento sai sozinho. O dinheiro chegou por transferência ou em numerário: Marcar como recebida |
| Recebida | Paga | Nada até à partida |
| Por acertar | O hóspede já partiu | Acertar: verifique o resumo, acrescente se necessário uma retenção (danos, chave perdida) e confirme |
| Por devolver | Acertada | Paga por cartão: o prestador devolve. Por transferência: veja abaixo |
| Devolvida / Retida | Concluído | — |
Pode fazer o acerto a partir do dia da partida. Só depois de Confirmar o dinheiro é devolvido e o hóspede recebe o acerto por e-mail.
Devolver
- Paga por cartão (Stripe ou Mollie): o BedFlow devolve para o mesmo cartão. Não é preciso número de conta.
- Paga por transferência ou em numerário: o hóspede preenche ele próprio o nome e o IBAN através de um link seguro (o BedFlow verifica o IBAN quanto a erros de digitação). Vê o nome, o IBAN, o valor e a referência com botões de cópia, faz a transferência na sua app bancária e clica em Marcar como transferido. É o mesmo método que para reembolsar uma reserva cancelada.
As reservas à espera de si ou do hóspede estão na lista de reservas em Por reembolsar e A aguardar IBAN.
Devolver automaticamente
Se ativar Devolver a caução automaticamente após a estadia, o BedFlow faz o acerto e devolve sozinho, alguns dias após a partida (por defeito 3). Isto só acontece se o hóspede pagou por cartão (Stripe ou Mollie) e todas as leituras dos contadores estiverem preenchidas. Quer reter algo por danos? Faça então o acerto dentro desses dias.
Se não for possível automaticamente, recebe um aviso e faz o acerto. Uma transferência nunca acontece automaticamente.
A caução no saldo
Prefere cobrar a caução com o saldo em vez de à parte? Use o Plano de pagamento próprio em Definições → Sinal (desligado por defeito). A caução continua a ser caução: sem IVA, fora do volume de negócios e reembolsável como descrito acima. O hóspede não recebe um pedido à parte e, ao registar o saldo, a caução é marcada como recebida automaticamente. Veja Sinal.
Perguntas frequentes
A caução aparece na fatura? Não. Uma caução não é uma venda, mas dinheiro que guarda para o hóspede. Uma retenção por danos é uma indemnização: fora do IVA e fora da fatura. Fale com o seu contabilista sobre como a registar. O consumo (eletricidade, água, …) e a taxa turística em falta vão, sim, para a fatura; veja Leituras dos contadores.
E se o hóspede cancelar? Se a caução ainda não estava paga, caduca. Se já estava paga, fica pronta para acertar e o valor total é devolvido, a não ser que retenha algo.
O hóspede não preenche o número de conta. O hóspede recebe um lembrete após 3 dias; a si chega um aviso após o número de dias que definiu. Na reserva pode copiar o link e enviá-lo novamente.
Posso alterar o valor numa única reserva? Sim, com Definir caução na reserva, enquanto o hóspede ainda não tiver pago.