Kaution — einziehen, abrechnen und zurückzahlen

Aktualisiert am 2026-10-28

Einstellungen → Kaution

Eine Kaution ist ein Betrag, den der Gast vor seinem Aufenthalt zahlt und danach zurückbekommt, abzüglich eventuellem Verbrauch oder Schaden. In BedFlow steht sie getrennt vom Preis: Sie ist kein Umsatz, es fällt keine MwSt. an, sie steht nicht auf der Rechnung und zählt nicht zum Saldo der Buchung.

Eine Kaution ist etwas anderes als die Anzahlung. Die Anzahlung ist ein Teil des Preises; siehe Anzahlung.

Einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Kaution und schalten Sie Kaution bei Direktbuchungen verlangen ein.
Gehen Sie zu Zimmertypen, öffnen Sie eine Unterkunft, Reiter Preise, und tragen Sie Kaution (erstattbar) ein, z. B. 250 €. Leer = keine Kaution für diese Unterkunft.
Wählen Sie auf der Kautionsseite:

Einstellung	Was sie bewirkt
Zahlungsanforderung … Tage vor Anreise senden	Dann bekommt der Gast eine Mail mit dem Zahlungslink. 0 = direkt nach der Buchung. Standard 7
Kontonummer anfragen	Nach der Abreise (Standard) oder Sobald die Kaution bezahlt ist. Nie bei Kartenzahlung: Dann geht das Geld auf dieselbe Karte zurück
Benachrichtigung, wenn der Gast nach … Tagen noch keine Kontonummer angegeben hat	Sie bekommen eine Benachrichtigung (Telegram und App). Der Gast hat nach 3 Tagen schon selbst eine Erinnerung bekommen
Kaution nach dem Aufenthalt automatisch zurückzahlen	Standardmäßig aus. Siehe unten

Alles wird pro Unterkunft gespeichert. Buchungen über Booking.com oder Airbnb bekommen keine automatische Kaution: Diese Kanäle regeln das selbst. Auf jeder Buchung können Sie aber selbst eine Kaution mit Kaution festlegen setzen.

Auch bei Buchungen über Booking.com, Airbnb, …

Standardmäßig aus: Ohne angehakten Kanal bekommen Buchungen über Kanäle keine Kaution. Wenn Sie auch von diesen Gästen eine Kaution möchten (z. B. per Überweisung auf Ihr Konto), schalten Sie es ein unter Einstellungen → Kaution → Auch bei Buchungen über Kanäle:

Einstellung	Was sie bewirkt
Kaution auch verlangen bei Buchungen über	Haken Sie die Kanäle an (z. B. Booking.com). Nur Buchungen, die über die Kanalanbindung hereinkommen; funktioniert nur, wenn Kaution bei Direktbuchungen verlangen eingeschaltet ist
Zahlungsaufforderung an Kanalgäste … Tage vor Anreise	Eigene Frist für Kanalgäste, standardmäßig 10. Wer später bucht, erhält sie sofort
Erinnerung, wenn noch nicht bezahlt … Tage	So viele Tage nach der Zahlungsaufforderung erhält der Gast eine Erinnerung und Sie eine Meldung, solange die Kaution nicht als erhalten markiert ist. Standardmäßig 3, 0 = keine Erinnerung

Kommende Buchungen aus einem neu angehakten Kanal bekommen sofort ihre Kaution. Der Gast zahlt auf derselben Zahlungsseite: per Karte oder Überweisung. Ist eine Überweisung eingegangen, klicken Sie auf der Buchung auf Als erhalten markieren, sonst geht die Erinnerung raus.

Gibt der Kanal keine E-Mail-Adresse des Gastes weiter (oft bei Airbnb), erhalten Sie eine Meldung: Kopieren Sie den Zahlungslink auf der Buchung und senden Sie ihn über die Nachrichten des Kanals. Booking.com gibt eine Weiterleitungsadresse weiter (…@guest.booking.com); Mails dorthin erreichen den Gast ganz normal. Prüfen Sie, ob die Bedingungen des Kanals eine Kaution außerhalb des Kanals erlauben, und erwähnen Sie sie in Ihrer Hausordnung auf dem Kanal.

Was der Gast sieht

Im Buchungsmodul, unter dem Gesamtbetrag: Kaution (erstattbar) 250,00 €, mit dem Hinweis, dass sie nicht im Gesamtbetrag enthalten ist.
In der Bestätigungsmail und auf der Gästeseite: derselbe Block, mit einer Schaltfläche Kaution bezahlen.
Die Zahlungsseite der Kaution: Zahlung per Karte (Stripe oder Mollie, je nachdem, was Sie haben) oder per Überweisung auf Ihr Konto mit dem Verwendungszweck WAARBORG OV-….

Die Kaution auf der Buchung

Oben in der Buchung steht der Block Kaution mit dem Stand:

Stand	Bedeutung	Was Sie tun
Einzuziehen	Noch nicht bezahlt	Nichts, die Zahlungsanforderung geht von selbst raus. Kam das Geld per Überweisung oder bar: Als erhalten markieren
Erhalten	Bezahlt	Nichts bis zur Abreise
Abzurechnen	Der Gast ist abgereist	Abrechnen: Übersicht prüfen, eventuell einen Einbehalt hinzufügen (Schaden, Schlüssel verloren) und bestätigen
Zurückzuzahlen	Abgerechnet	Per Karte bezahlt: Der Anbieter zahlt zurück. Per Überweisung: siehe unten
Zurückgezahlt / Einbehalten	Erledigt	—

Abrechnen ist ab dem Abreisetag möglich. Erst nach Bestätigen wird die Kaution erstattet und bekommt der Gast die Abrechnung per Mail.

Zurückzahlen

Per Karte bezahlt (Stripe oder Mollie): BedFlow zahlt auf dieselbe Karte zurück. Keine Kontonummer nötig.
Per Überweisung oder bar bezahlt: Der Gast trägt seinen Namen und seine IBAN selbst über einen sicheren Link ein (BedFlow prüft die IBAN auf Tippfehler). Sie sehen Name, IBAN, Betrag und Verwendungszweck mit Kopierschaltflächen, überweisen in Ihrer Banking-App und klicken auf Als überwiesen markieren. Dieselbe Vorgehensweise wie beim Erstatten einer stornierten Buchung.

Die Buchungen, die auf Sie oder den Gast warten, finden Sie in der Buchungsliste unter Zu erstatten und Wartet auf IBAN.

Automatisch zurückzahlen

Schalten Sie Kaution nach dem Aufenthalt automatisch zurückzahlen ein, rechnet BedFlow selbst ab und zahlt zurück, einige Tage nach der Abreise (Standard 3). Das geschieht nur, wenn der Gast per Karte bezahlt hat (Stripe oder Mollie) und alle Zählerstände eingetragen sind. Möchten Sie etwas für Schäden einbehalten, rechnen Sie innerhalb dieser Tage selbst ab.

Geht es nicht automatisch, bekommen Sie eine Benachrichtigung und rechnen selbst ab. Eine Überweisung erfolgt nie automatisch.

Die Kaution im Restbetrag

Sie möchten die Kaution lieber mit dem Restbetrag als separat einziehen? Nutzen Sie den Eigenen Zahlungsplan unter Einstellungen → Anzahlung (standardmäßig aus). Die Kaution bleibt eine Kaution: ohne MwSt., kein Umsatz und erstattbar wie oben beschrieben. Der Gast erhält keine separate Anforderung, und wenn Sie den Restbetrag erfassen, wird die Kaution automatisch als erhalten markiert. Siehe Anzahlung.

Häufige Fragen

Steht die Kaution auf der Rechnung? Nein. Eine Kaution ist kein Verkauf, sondern Geld, das Sie für den Gast verwahren. Ein Einbehalt für Schäden ist Schadenersatz: ohne MwSt. und nicht auf der Rechnung. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Sie ihn verbuchen. Verbrauch (Strom, Wasser, …) und offene Touristensteuer kommen dagegen auf die Rechnung; siehe Zählerstände.

Was, wenn der Gast storniert? War die Kaution noch nicht bezahlt, entfällt sie. War sie schon bezahlt, steht sie zur Abrechnung bereit und der volle Betrag geht zurück, außer Sie behalten etwas ein.

Der Gast trägt seine Kontonummer nicht ein. Er bekommt nach 3 Tagen eine Erinnerung, Sie nach der eingestellten Anzahl Tage eine Benachrichtigung. In der Buchung können Sie den Link kopieren und ihm selbst noch einmal schicken.

Kann ich den Betrag für eine einzelne Buchung ändern? Ja, mit Kaution festlegen in der Buchung, solange der Gast noch nicht bezahlt hat.