Автоматични съобщения — пътят на госта
Обновено на 2026-10-01
Управление → Съобщения → Автоматични съобщения
На тази страница виждате на една времева линия кои съобщения получават гостите ви автоматично: от момента, в който резервират, до след заминаването им. Имейлите и WhatsApp съобщенията са събрани заедно за всеки момент. Веднага виждате къде се изпраща съобщение и къде не се случва нищо.
Самите текстове редактирате в съседния раздел, Шаблони за съобщения. Вижте Шаблони за съобщения: текстовете на имейлите ви.
Как да четете времевата линия
Всяка спирка на времевата линия е момент от престоя. Вдясно от заглавието е посочено колко съобщения се изпращат в този момент.
| Момент | Кога |
|---|---|
| Гостът резервира | Веднага след създаването на резервацията |
| Получено плащане | След първото плащане (капаро или цялата сума наведнъж) |
| Изцяло платено | Когато постъпи остатъкът след капаро |
| X дни преди пристигане | В 09:00, избрания брой дни преди пристигането. 2 дни преди пристигане и Ден на пристигане са винаги налице |
| X часа преди крайния срок за плащане | Избрания брой часове преди неплатена резервация да изтече |
| Резервацията изтича | Когато крайният срок за плащане изтече без плащане |
| Резервацията е анулирана | След анулиране от вас или от госта |
| X дни след заминаване | В 09:00, избрания брой дни след деня на заминаване |
Под всеки момент има карти:
- Карта за имейл (бяла, с плик): името на автоматизацията, ключът на шаблона (напр.
booking-created) и за кои резервации важи, напр. "Само: direct, website" или "Всички освен: booking.com, airbnb". Зелена точка означава активна. Сива точка и етикетът неактивна означават на пауза. Етикетът без линк за плащане се показва, ако имейлът не съдържа бутон за плащане. - Карта за WhatsApp (зелена, с етикет WhatsApp): вградено WhatsApp съобщение. Етикетът променен означава, че сте редактирали текста сами.
Ако в даден момент няма нищо, виждате Няма настроено съобщение за този момент. Натиснете карта за имейл, за да редактирате автоматизацията, или карта за WhatsApp, за да промените текста.
Под времевата линия има още три блока:
- Пътят на уелнес госта: само ако обектът ви предлага уелнес. Отделните уелнес гости получават свои WhatsApp съобщения (резервирано с линк за плащане, платено, добавено към престоя, изтекло, напомняне за остатъка след процедурата).
- Бързи бутони в графика: готовите текстове зад бутоните в прозореца за WhatsApp на резервацията (Стаята е готова, Напускане, Закуска и, при уелнес, Уелнес). Те никога не се изпращат сами.
- Съобщения до екипа: WhatsApp до екипа по почистване (дневният преглед и личният линк). Не е комуникация с гости.
С какво започвате: стандартният набор
Всеки нов обект веднага получава осем автоматични имейла. Можете да ги редактирате, да ги поставите на пауза или да добавите още.
| Карта | Момент | За кои резервации |
|---|---|---|
| Потвърждение на резервацията (директна) | Гостът резервира | Директни резервации: през уебсайта ви и резервациите, които въвеждате сами |
| Потвърждение Booking.com / OTA | Гостът резервира | Резервации през Booking.com, Airbnb, Expedia (вижте по-долу) |
| Получено плащане | Получено плащане | Всички, освен резервациите през тези канали |
| Напомняне за плащане | 7 дни преди пристигане | Всички, освен резервациите през тези канали |
| Напомняне за плащане (24 ч. преди крайния срок) | 24 часа преди крайния срок за плащане | Всички, освен резервациите през тези канали |
| Информация преди пристигане | 2 дни преди пристигане | Всички |
| Изтекла резервация (неплатена) | Резервацията изтича | Всички |
| Потвърждение на анулиране | Резервацията е анулирана | Всички |
Липсва ли ви някоя от тези карти, например Напомняне за плащане (24 ч. преди крайния срок) в по-стар акаунт? Добавете я сами с Нова автоматизация (вижте по-долу): тригер X часа преди крайния срок за плащане, Брой часове 24, шаблон Payment Reminder.
Резервации през Booking.com, Airbnb и други канали
Картата Потвърждение Booking.com / OTA е включена по подразбиране, но в момента се изпраща само в един случай: при канал, за който сте избрали Задължително онлайн предплащане (вижте Обработка на плащанията по канал). Тогава това е имейлът с линка за плащане.
При други резервации през канал BedFlow не изпраща собствено потвърждение при резервирането: каналът сам потвърждава резервацията. Тогава гостът ви чува за първи път от вас чрез Информация преди пристигане (имейл) и WhatsApp съобщението преди пристигане, два дни преди пристигането. Ако все пак искате да изпратите на госта веднага потвърждение от вас, използвайте Изпрати имейл в резервацията (вижте по-долу).
Извън стандартния набор
Две съобщения включвате сами, ако ги искате:
- Имейл за добре дошли в деня на пристигане: тригер X дни преди пристигане, Брой дни 0, шаблон Check-in Welcome. Имейлът се изпраща в 09:00 с часовете за настаняване, указанията ви за паркиране, wifi и линка към страницата за гости.
- Покана за отзив след престоя: тригер X дни след заминаване (напр. 1), шаблон Review Request. Първо попълнете Линк за отзиви в Шаблони за съобщения, иначе този имейл не се изпраща. Вижте Покана за отзив след престоя.
WhatsApp на времевата линия
WhatsApp съобщенията са вградени: не ги създавате сами и не ги включвате или изключвате поотделно. Можете обаче да промените текста им чрез Шаблони за съобщения. Вижте Редактиране на WhatsApp шаблони.
| WhatsApp съобщение | Кога |
|---|---|
| Получено плащане (изцяло) / Получено капаро | След плащане, с оставащия остатък при капаро |
| Преди пристигане | В 10:00, два дни преди пристигането, с часовете за настаняване и линка към страницата за гости |
| Добре дошли в деня на пристигане | В 09:05 в деня на пристигане, веднага след имейла за добре дошли |
| Добре дошли на рецепцията | Когато сами натиснете Настаняване |
| Изтекла резервация | Когато неплатена резервация изтече |
| Анулирана резервация | След ръчно анулиране в графика |
Добре е да знаете:
- WhatsApp се изпраща само ако обектът ви има връзка с WhatsApp и гостът има мобилен номер. Вижте WhatsApp чрез TextMeFlow.
- Добре дошли в деня на пристигане следва имейла ви за добре дошли: ако в деня на пристигане няма активна автоматизация с шаблон Check-in Welcome, това WhatsApp съобщение също не се изпраща в 09:05. При настаняването гостът все пак получава Добре дошли на рецепцията.
- Ако даден номер няма WhatsApp, BedFlow запомня това и не опитва отново всеки ден. На плочката за пристигане в Ежедневно → Наличност тогава виждате няма WhatsApp, а при настаняването можете да въведете друг номер.
Добавяне на нова автоматизация
- Натиснете горе вдясно Нова автоматизация.
- 1 Кога? Изберете Тригер. При "X дни" попълнете Брой дни (0 = самият ден на пристигане или заминаване), при "X часа преди крайния срок за плащане" – Брой часове.
- 2 За кои резервации? Оставете двете полета празни, за да обхванете всички резервации. Или ограничете с Само за тези канали или С изключение на тези канали. Въведете канал и натиснете Enter; BedFlow предлага каналите, напр.
direct,website,phone,booking.com,airbnb,expedia. - 3 Кой имейл? Изберете Шаблон за имейл и въведете Име (само за вътрешна употреба). Гостът не вижда това име.
- 4 Опции Включете Активна (включено по подразбиране). Скриване на линка за плащане и Скриване на крайния срок за плащане използвате за резервации, които вече са платени в канала. Поредност определя коя карта е първа при един и същ момент.
- 5 Обобщение показва в едно изречение какво ще се случи, например "X дни след заминаване → изпращане на Review Request".
- Натиснете Създай.
Тригерите във формуляра:
| Тригер | Момент на времевата линия |
|---|---|
| При създаване на резервация | Гостът резервира |
| При получено (първо) плащане | Получено плащане |
| При пълно плащане (остатък) | Изцяло платено |
| X дни преди пристигане | X дни преди пристигане / Ден на пристигане |
| X часа преди крайния срок за плащане | X часа преди крайния срок за плащане |
| При изтекла резервация (неплатена) | Резервацията изтича |
| При анулиране | Резервацията е анулирана |
| X дни след заминаване | X дни след заминаване |
Не можете да създадете собствен шаблон: винаги избирате съществуващ шаблон и променяте текста му в Шаблони за съобщения.
Пауза, промяна или изтриване
- Пауза: отворете картата, изключете Активна и натиснете Запази промените. Неактивната автоматизация не изпраща нищо.
- Промяна: отворете картата, направете промените и натиснете Запази промените.
- Изтриване: отворете картата и натиснете горе вдясно Изтрий.
Правила, които BedFlow следи сам
- Всеки имейл по веднъж. Една и съща автоматизация се изпраща само веднъж на резервация.
- Резервации в последния момент. Ако някой резервира едва след момента на съобщение "X дни преди пристигане" (напр. пристигане вдругиден, съобщение 7 дни предварително), BedFlow наваксва съобщението, щом резервацията стане окончателна: при създаването, ако е потвърдена, иначе при първото плащане. Така и гост в последния момент получава информацията преди пристигане.
- Без закъсняло напомняне за плащане. Напомняне за плащане никога не се наваксва: гостът току-що е получил линка за плащане в потвърждението си. Ако искате напомняне точно преди крайния срок, използвайте X часа преди крайния срок за плащане.
- Без напомняне за плащане, когато няма какво да се плаща. Ако резервацията вече е платена или каналът събира плащането (вижте Обработка на плащанията по канал), не се изпраща напомняне. Щом настъпи денят на пристигане, вече не се изпраща и напомняне за крайния срок.
- Без потвърждение след заминаването. Ако регистрирате плащане в деня на заминаване или след него, гостът вече не получава имейл "получено плащане". Ръчно регистрирано плащане преди заминаването изпраща този имейл.
- Нищо "преди пристигане" след настаняването. Ако гостът вече е настанен, не се изпраща наваксан имейл преди пристигане.
- Анулирана = без съобщения. Анулираната резервация вече не получава автоматични съобщения (освен потвърждението на анулирането).
- Без имейл адрес. Ако гостът няма имейл адрес, не се изпраща нищо. В Дневник на комуникацията тогава виждате ред Неуспешно с причината.
Ръчно (повторно) изпращане на един имейл
Гостът не е получил имейл или сте получили имейл адреса му едва по-късно? Отворете резервацията и изберете Изпрати имейл. Ще намерите това действие в детайлите на резервацията, в екрана за редактиране и в менюто на реда в Ежедневно → Резервации.
- В Шаблон изберете една от автоматизациите на обекта си.
- Проверете адреса в До. Можете да го промените; самата резервация не се променя.
- Натиснете Изпрати сега.
Имейлът се изпраща веднага, на езика на госта, дори ако вече е бил изпратен. Напомняне за плащане за платена резервация BedFlow все пак спира.
Често задавани въпроси
Защо гостът ми от Booking.com не получи потвърждение от BedFlow? Защото каналът сам потвърждава резервацията. BedFlow изпраща имейл при резервирането само ако каналът е на Задължително онлайн предплащане. Вижте частта "Резервации през Booking.com, Airbnb и други канали" по-горе.
Гостът ми не получи WhatsApp съобщението за добре дошли в 09:05. Проверете дали в деня на пристигане има активна автоматизация с Check-in Welcome. Без този имейл не се изпраща и WhatsApp съобщението. Проверете също дали гостът има мобилен номер и дали WhatsApp е свързан.
Къде виждам кои имейли наистина са изпратени? В Управление → Анализи → Дневник на комуникацията, раздел Имейл. Вижте Намиране на изпратени имейли.