Създаване на оферта
Обновено на 2026-10-01
С Ежедневно → Създаване на оферта правите ценово предложение за запитване, което не се вписва в обикновена резервация: фирма, която търси стаи за служителите си, дълъг престой с договорена цена, група, която иска да запази два уикенда, или пакет. Ако клиентът приеме офертата, BedFlow автоматично създава резервации от нея.
Офертите са включени в плана Starter и по-високите планове. При Seizoen и Micro елементът от менюто е там със значката Upgrade.
Създаване на оферта
Гост
Потърсете съществуващ клиент с Търсене на съществуващ клиент (име, имейл или име на фирма) или попълнете данните: Име, Фамилия и Имейл са задължителни. Изберете и Език: на този език клиентът получава офертата и имейла. За фирма включете Фирмена резервация и попълнете Име на фирмата и ДДС номер.
Престой
- Валидност на офертата (дни): по подразбиране 7, максимум 30. След този срок офертата е „Изтекла".
- За всеки престой избирате Пристигане и Заминаване. С Добавяне на престой добавяте втори период; при приемане всеки престой става отделна резервация.
- За всеки престой с Добавяне на стая добавяте от една до шест стаи, с Възрастни и Деца. До стаята виждате зелена точка (Свободна) или червена (Заета) за този период.
- Цена/нощувка (по желание): празно = автоматичната тарифа, с дневни, уикенд и сезонни цени и цени според заетостта, както при обикновена резервация. Ако въведете сума, напр. 120 € за фирмено споразумение, важи тази сума.
Обща допълнителна отстъпка
Искате да дадете отстъпка над обичайната цена? Отворете блока Обща допълнителна отстъпка и при Допълнителна отстъпка въведете процент, напр. 15.
- Отстъпката важи за всички нощувки заедно, над евентуална отстъпка за продължителност на престоя.
- Тя стои най-долу в офертата като отделен ред, напр. „Обща допълнителна отстъпка (15%)", със същата ставка на ДДС като нощувките.
- Туристическият данък и екстрите не се засягат.
Екстри и забележка
- Екстри: с Добавяне на продукт добавяте продукти, с Количество и по желание собствено Описание (по желание).
- Забележка: Вътрешна забележка (клиентът не я вижда) и Бележка под линия в офертата (най-долу в PDF файла).
Запазване
Кликнете върху Създаване на оферта. BedFlow създава офертата със собствен номер и публична страница. В съобщението има два бутона: Преглед на офертата и Копиране на линка. Поставете линка в имейл или WhatsApp, или изпратете офертата от BedFlow (вижте по-долу). Нищо не се изпраща автоматично.
Капарото не го попълвате: BedFlow го изчислява според Настройки → Капаро (вижте Капаро).
Отстъпка за продължителност на престоя: прилага се автоматично
Ако имате отстъпка за продължителност на престоя (напр. −10% от 7 нощувки), офертата я прилага автоматично към автоматичните тарифи, точно както при резервация. Стаята е на пълна тарифа, а под нея стои отделен ред „Отстъпка за продължителност на престоя −X%", на езика на клиента, на уеб страницата и в PDF файла.
Ако сами въведете цена на нощувка, тя остава точно такава, каквато сте я въвели, без допълнителна отстъпка.
Изпращане и проследяване
Вдясно на страницата е Последни оферти: последните ви 20 оферти с клиент, номер, сума и статус Отворена, Приета или Изтекла. Под тях виждате до кога е валидна офертата, кога е изпратена и колко пъти клиентът я е разгледал.
| Бутон | Какво |
|---|---|
| Молив | Редактиране (само при отворена оферта). |
| Хартиено самолетче | Изпращане или повторно изпращане на имейл адреса на клиента. BedFlow първо иска потвърждение. |
| Око | Преглед като клиент. |
| Верига | Копиране на линка към офертата. |
Клиентът получава имейл на своя език с бутон към офертата. Текста на този имейл променяте в Управление → Съобщения → Шаблони за съобщения, шаблон Quote Sent.
Щом клиентът отвори офертата за първи път, получавате известие в Telegram: моментът да се свържете с него. Вашите собствени посещения не се броят.
Офертите ви са и сред документите в Ежедневно → Фактури. Там иконата с графика показва колко пъти и кога клиентът ги е разгледал.
Промяна на оферта
Докато офертата не е приета, можете да я променяте: кликнете върху молива в Последни оферти или върху офертата в Ежедневно → Фактури. Попадате във формуляра; след промените кликнете върху Обновяване на офертата. Приета оферта вече не можете да редактирате: към нея вече има резервации.
Какво вижда клиентът?
Публична страница на офертата, удобна и на телефон, с:
- за всеки престой — датите, стаите (със „Свободна" или „Не е свободна") и сумата;
- редовете с отстъпки, общата сума с ДДС и капарото;
- до кога е валидна офертата;
- Изтегляне на PDF и Промяна на данните;
- бутона Приемане на офертата и резервиране, с отбелязване, че е съгласен с общите ви условия и политиката за анулиране (линковете от Юридически линкове, вижте Booking widget).
Ако междувременно някоя стая вече не е свободна, клиентът не може да приеме офертата.
Какво се случва при приемане?
- BedFlow създава за всеки престой резервация с проформа, на цените от офертата.
- Клиентът веднага попада на страницата за плащане с вече попълнено капаро (може да плати и цялата сума). При няколко престоя той плаща едно капаро за цялата оферта.
- Изпраща се обичайният имейл за потвърждение на резервация.
Клиентът приема по имейл или телефон? Тогава отворете сами офертата (иконата с око или Преглед на офертата) и кликнете върху Приемане на офертата и резервиране. BedFlow създава резервациите и автоматично изпраща на клиента по имейл линка за плащане на капарото (или на цялата сума, ако няма капаро).
Често задавани въпроси
Мога ли да включа няколко периода в една оферта? Да. Кликнете върху Добавяне на престой. Всеки престой получава собствени дати и стаи и при приемане става отделна резервация. Клиентът плаща едно капаро за всичко.
Защо не виждам отстъпка за продължителност на престоя в офертата си? Отстъпката важи само за автоматичните тарифи. Ако сами сте въвели цена на нощувка, BedFlow я зачита като ваше споразумение. Ако все пак искате да дадете отстъпка, използвайте Обща допълнителна отстъпка.
Работи ли Копиране на линка навсякъде? Да, линкът отива в клипборда. Същия линк ще намерите чрез Преглед на офертата и с веригата в Последни оферти.