Управление на клиенти (длъжници)
Обновено на 2026-10-01
Управление → Клиенти
Тук са всичките ви клиенти (длъжници): гостите и фирмите, на чието име са резервациите и фактурите ви. Тук ще намерите данните им за контакт, данните за фактуриране и историята им при вас.
Как клиентът попада в списъка?
Не е нужно сами да създавате клиенти. BedFlow създава картон на клиента, щом някой резервира или купи нещо:
- при резервация през уебсайта ви, през канал или при ръчна резервация;
- при оферта;
- при уелнес резервация;
- в касата, ако в На името на въведете име или ДДС номер;
- при QR за бара: всички продажби в бара са на един постоянен клиент Продажби в бара (QR).
Ако искате фактурата за дадена резервация да е на името на фирма, попълнете в резервацията раздела Фактура до. Тези данни се записват в картона на клиента. Вижте Ръчна резервация.
Списъкът
| Колона | Какво виждате |
|---|---|
| Име | Името или името на фирмата, с имейл адреса отдолу |
| Град и Държава | От адреса |
| Имейл и Телефон | Данните за контакт |
С бутона за колони включвате допълнителни колони, като Postpaid, Мобилен или Банкова сметка. Най-новите клиенти са най-горе.
Търсене
Полето за търсене търси във всички полета едновременно: име, име на фирма, адрес, имейл, телефон, мобилен номер, ДДС номер и номер в KBO и банкова сметка. Напишете „Vannerom“ и ще намерите фамилията, напишете „+32470“ и ще намерите мобилния номер, напишете „BE0123“ и ще намерите ДДС номера.
Картонът на клиента
Кликнете върху клиент, за да отворите картона му:
| Блок | Какво виждате |
|---|---|
| Преглед | Име, вид (Фирма или Физическо лице), имейл, телефон, мобилен, брой фактури и общи приходи |
| Фирма | Име на фирмата, Данъчен номер (ДДС / NIF) и номер в KBO |
| Бележка | Вашата вътрешна бележка |
| Контакт | Адресът |
| Последни фактури | Последните 5 фактури с номер, дата, вид, обща сума и статус |
| Последни резервации | Последните 5 резервации с период, стая (стаи), канал, статус и обща сума. Кликнете върху номера на резервацията, за да отидете към нея |
Удобно при завръщащи се гости: веднага виждате кога са били при вас и какво са платили.
Редактиране на клиент
Кликнете в картона Редактиране. Формулярът има следните раздели:
| Раздел | Полета |
|---|---|
| Лице | Име, Фамилия, Имейл, Телефон, Мобилен |
| Фактуриране | Данъчен номер (ДДС / NIF): ДДС номерът на фирма или личният NIF на португалски гост, който иска фактура на свое име. И отметката Плаща с банков превод по фактура (postpaid) (вижте по-долу) |
| Фирма | Име на фирмата и Номер в KBO. Попълвайте само ако клиентът е фирма |
| Бележка | Вътрешна бележка |
| Контакт | Адрес, Пощенски код, Град, Държава |
| Мета данни и връзки | Между другото Банкова сметка |
Кликнете Запази промените.
Ако въведете ДДС номер, докато пощенският код или градът са още празни, BedFlow търси адреса на фирмата в европейската база данни за ДДС (VIES) и го попълва.
Данните на клиента на едно място
Ако промените имейл адреса, мобилния или телефонния номер или името на клиент, BedFlow ги променя и в неговите текущи и предстоящи резервации. Така имейлът с фактурата при напускане и съобщенията веднага отиват на правилния адрес.
- Резервация, в която умишлено сте въвели друг адрес или номер, остава непроменена.
- Ако изпразните поле в картона на клиента, стойността в резервациите остава.
- Резервациите с приключен престой и анулираните резервации не се променят.
Същото става, ако промените данните чрез името на госта на карта за пристигане в Ежедневно → Наличност.
Postpaid: плащане с банков превод по фактура
Имате ли уговорка с клиент, че ще плаща след престоя по фактура (напр. фирма със собствен код за отстъпка)? Тогава в картона му, в раздела Фактуриране, включете отметката Плаща с банков превод по фактура (postpaid). Оттук нататък:
- Ако този клиент резервира през уебсайта ви с имейл адреса от картона си, резервацията се свързва с този картон; не се създава дублиран клиент. Резервация с друг имейл адрес следва обичайния процес на плащане, дори и със същия ДДС номер: ДДС номерът е публичен и никога не бива да отключва престой без предплащане.
- Резервациите му нямат бутон за онлайн плащане и краен срок за плащане: без напомняне, без автоматично анулиране.
- Имейлът му за потвърждение казва, че плаща с банков превод след получаване на фактурата. Ако все пак отвори страницата за плащане, вижда данните за банков превод на обекта ви (ако сте ги попълнили) или съобщение, че плаща с банков превод. Вижте Плащане с банков превод.
- При напускане Регистрирай неплатената сума като платена по подразбиране е изключено. Регистрирайте плащането едва когато парите са постъпили по сметката ви.
Изтриване на клиент
Изберете клиента в списъка и изберете Изтрий избраните или кликнете Изтрий на страницата за редактиране. Тогава картонът на клиента изчезва окончателно. Резервациите и фактурите остават, но без връзка с този клиент.
Ако искате да изтриете гост по съображения за поверителност, използвайте страницата за поверителност по-долу: тя отчита законовото задължение за съхранение на фактурите.
Искания на гости за поверителност (GDPR)
Клиенти и приходи → Клиенти → GDPR / Поверителност
Гост пита какви данни пазите за него или ви моли да ги изтриете? На тази страница (със заглавие GDPR — искания от субекти на данни) обработвате това. Имате достъп като собственик на акаунта с права за запис в настройките.
- В Търсене на субект на данни (гост) въведете Имейл и/или Телефон на госта и кликнете Търси.
- В Резултати виждате колко картона на клиенти, резервации, имейли и съобщения е намерил BedFlow.
- Изберете какво да направите:
| Бутон | Какво прави |
|---|---|
| Експорт (ZIP) | ZIP файл с всички данни на този гост, който да му предоставите |
| Анонимизирай | Заменя личните данни с анонимни стойности. Датите и сумите на резервациите остават, за да са точни числата ви. Не може да се отмени |
| Изтрий | Изтрива всичко окончателно. Това не е възможно, докато има фактура, по-нова от 7 години (законово задължение за съхранение); тогава изберете Анонимизирай |
Собствените си данни като потребител на BedFlow експортирате в Настройки → Поверителност.