A vista geral dos quartos — o seu ecrã inicial de todos os dias

Atualizado em 2026-10-27

Vídeo em neerlandês.

A vista geral dos quartos é o ecrã que vê logo depois de iniciar sessão. Na barra lateral chama-se Diário → Disponibilidade; no topo da página aparece Vista geral dos quartos. Vê num relance que quartos estão ocupados, livres ou bloqueados, e é aqui que trata do seu dia: fazer o check-in e o check-out dos hóspedes, acertar contas e enviar mensagens.

Duas vistas: Linha temporal e Mês

No canto superior esquerdo escolhe a vista:

• Linha temporal: os quartos uns por baixo dos outros, os dias lado a lado. Prática a partir de alguns quartos.
• Mês: um calendário mensal com as semanas umas por baixo das outras. Prático para uma ou duas casas.
• Todos os alojamentos: só se gerir vários alojamentos. Todas as unidades de todos os seus alojamentos numa só vista, ver mais abaixo.

Se o seu alojamento tiver dois quartos ativos ou menos, a vista geral dos quartos abre por defeito em Mês; caso contrário, em Linha temporal. O BedFlow memoriza a sua escolha por utilizador.

Os mosaicos de Hoje (chegadas, partidas, check-in, check-out) só aparecem na Linha temporal. Se trabalhar na vista mensal, mude para a Linha temporal para tratar do seu dia.

A barra de ferramentas da linha temporal

O BedFlow memoriza por utilizador os preços e a largura dos dias.

Ao lado do título do mês vê a distribuição por canal: por canal, uma pequena etiqueta com a percentagem das reservas desse mês. Passe o rato por cima para ver o número de reservas e uma estimativa da comissão.

Ler a grelha

Quartos e dias

• À esquerda aparece, para cada quarto, o nome, a ocupação do mês apresentado em percentagem e, se existir, a ocupação do mesmo mês do ano anterior.
• No cabeçalho das datas, o dia de hoje tem uma moldura e o fim de semana aparece a âmbar. Uma cama com estrelinhas e um número indica quantos quartos têm de ser preparados nesse dia (quartos com uma partida).
• Se tiver o módulo de limpeza ativado, um pequeno triângulo verde no canto superior direito do cabeçalho da data mostra as iniciais de quem vem limpar nesse dia.

Dias livres, bloqueados e reservados

A barra da reserva

• A cor da barra é o canal através do qual a reserva chegou: verde para uma reserva direta, azul-escuro para a Booking.com, rosa-avermelhado para a Airbnb, e assim por diante.
• Um cadeado na barra significa: reserva de um canal. Muda-a através da extranet desse canal, não arrastando-a.
• O triângulo no canto superior esquerdo mostra o pagamento: verde = totalmente pago (também quando o hóspede já pagou ao canal), âmbar = depósito pago, vermelho = ainda nada pago.
• O triângulo no canto superior direito mostra o estado: verde = faz o check-in hoje, azul = check-in feito, laranja = check-out feito.
• Passe o rato por cima de uma barra para ver um resumo: hóspede, canal, estado e pagamento.
• Uma linha preta com um elo de corrente liga os quartos de uma reserva de grupo.
• Os pontos coloridos antes do nome são etiquetas: p. ex. laranja para Aniversário, vermelho para um hóspede com Atenção. Passe o rato para ver os nomes.

Se utilizar Agrupar tipos de quarto no widget, cada tipo de quarto com vários quartos recebe uma linha de grupo cinzenta com o número de quartos livres por dia. Consulte Tipos de quarto com vários quartos. Se o seu alojamento tiver wellness, aparece em baixo uma linha de wellness com a ocupação das sessões por dia.

Distintivos de canal

Nos mosaicos de hoje e na distribuição por canal, o canal aparece como uma letra num quadrado colorido. Passe o rato por cima para ver "Reservado através de …".

Clicar, clicar com o botão direito e arrastar

Mais sobre bloquear: Bloquear quartos. Introduzir uma reserva telefónica: Reserva manual. Mover e alterar datas: Alterar, mover e imprimir reservas. Um preço para um só dia: Gestão de tarifas.

A janela da reserva

Clique numa barra de reserva (na linha temporal ou na vista mensal) e vê tudo sobre essa reserva numa única janela.

• No topo: o nome do hóspede com o código do país, o canal, o quarto (clique para abrir a reserva) e o número da fatura (clique para abrir a fatura).
• Chegada, com a hora de chegada prevista se for conhecida, Partida, o número de noites e de hóspedes.
• Contacto: o número de telefone, o botão verde do WhatsApp (Enviar mensagem de WhatsApp) e o endereço de e-mail.
• Estado: "Check-in feito" com data e hora, ou "Ainda sem check-in", e o pagamento: Pago, Pago através de {canal} (o hóspede já pagou à Booking.com ou a outro canal) ou Em aberto: …€.
• Decomposição do preço: as linhas da fatura, o total, o que já está pago e o que ainda está em aberto.
• A referência no canal e a observação do hóspede.
• Hóspede não contactável através do canal: aparece quando o canal não abriu um chat para este hóspede. Nesse caso, telefone ou envie uma mensagem de WhatsApp ao hóspede.
• Uma reserva — {n} quartos: numa reserva de vários quartos. A proforma e o depósito aplicam-se à reserva inteira.
• Etiquetas: as etiquetas desta estadia e deste hóspede. Clique numa etiqueta para a adicionar ou remover (ver Etiquetas).

Em baixo há dois botões:

• Editar reserva: abre a reserva. Aí ajusta, entre outras coisas, a nota interna, as datas e os dados de faturação.
• Cancelar a reserva por completo: pede primeiro Confirmar o cancelamento?. Com Sim, cancelar, a reserva passa a cancelada, as datas ficam livres (também nos seus canais) e o hóspede recebe um e-mail de cancelamento (e uma mensagem de WhatsApp, se tiver o WhatsApp ligado). Uma reserva de um canal deve, de preferência, ser cancelada através desse canal. Se o hóspede já pagou, pode reembolsar na mesma janela através da secção Reembolsar: pela Stripe ou pela Mollie, ou por transferência: o hóspede introduz então o seu IBAN através de uma ligação no e-mail de cancelamento (veja Alterar, mover e imprimir reservas).

Etiquetas

As etiquetas mostram num relance que uma reserva ou um hóspede tem algo de especial. São estritamente internas: o hóspede nunca as vê, nem nos e-mails nem na sua página de hóspede.

Desligado por defeito. Ative as etiquetas em Definições → O meu alojamento → Funções adicionais → Etiquetas para reservas e hóspedes. Enquanto esse interruptor estiver desligado, não aparece nenhuma etiqueta.

Há dois tipos:

Pôr ou tirar uma etiqueta: clique numa barra de reserva e depois na etiqueta do bloco Etiquetas. Outro clique remove-a. As etiquetas de hóspede também se põem na ficha de cliente (ver Gerir clientes).

Atenção (vermelho) é para hóspedes com quem teve uma má experiência. Tem de escrever um motivo interno curto. Só o vê quem pode ver dados de hóspedes (permissões Reservas ou Faturas), não quem só vê o planeamento da limpeza. Escreva factos, não juízos: um hóspede pode pedir os seus dados e o motivo vai nessa exportação. Quando um hóspede com Atenção volta a reservar, recebe um aviso na app e no seu canal de Telegram: Atenção: reserva de um hóspede assinalado. O motivo fica, de propósito, fora desse aviso.

Onde vê as etiquetas?

• como ponto na barra da reserva, com os nomes ao passar o rato;
• na janela da reserva;
• nos mosaicos de hoje, com o motivo de Atenção numa linha vermelha;
• em Diário → Reservas: a coluna Etiquetas e um filtro Etiquetas.

Etiquetas próprias e a limpeza: em Diário → Reservas → Etiquetas adiciona as suas próprias etiquetas (nome, cor, ícone), muda o nome ou a cor das predefinidas ou desativa alguma. Por defeito, a limpeza não vê etiquetas. Ative Mostrar à limpeza numa etiqueta e escreva uma instrução, p. ex. «preparar balões»: «Aniversário: preparar balões» aparece então no cartão desse quarto no planeamento da limpeza. As etiquetas de hóspede nunca vão para a limpeza.

Enviar uma mensagem de WhatsApp

O botão verde do WhatsApp está na janela da reserva e nos mosaicos de hoje, junto a cada hóspede com um número de telefone. Para enviar de facto, o WhatsApp tem de estar ligado (consulte WhatsApp através do TextMeFlow).

A janela mostra o número (pode alterá-lo) e Mensagens rápidas no idioma do hóspede:

• Quarto pronto, Check-out, Pequeno-almoço e, num alojamento com wellness, Wellness: preenchem um texto pronto a usar, que ainda pode ajustar.
• Boas-vindas: pergunta se quer fazer o check-in do hóspede e enviar de imediato a mensagem de boas-vindas completa, com a ligação para a página do hóspede. Depois de confirmar, acontecem as duas coisas.

Escreva ou ajuste o texto e clique em Enviar. O BedFlow memoriza um número alterado assim que a mensagem é enviada.

Por baixo dos botões aparece Mensagens anteriores, com o número entre parênteses: a conversa de WhatsApp com este hóspede neste alojamento, tanto as mensagens do hóspede como as suas (também as enviadas a partir de Mensagens e as mensagens automáticas). Clique em Mostrar para a abrir. A mensagem mais recente fica em cima, e em cada mensagem vê a hora, se foi enviada, entregue ou se falhou, e que mensagem rápida utilizou. Mostrar mensagens mais antigas, em baixo, carrega mais trinta de cada vez. Se a conversa estiver aberta quando envia, a janela continua aberta e a sua mensagem aparece de imediato em cima. A conversa completa está em Diário → Mensagens; este bloco aparece com o mesmo plano e as mesmas permissões.

Hoje

Por baixo da grelha (apenas na linha temporal) encontra o bloco Hoje — {dia e data}, com um mosaico por hóspede que chega hoje, que está hospedado ou que parte hoje. A cor indica o que há a fazer:

Se os hóspedes escolherem uma hora de pequeno-almoço, aparecem no topo Pequeno-almoço hoje e Pequeno-almoço amanhã, com a hora mais cedo. "Pequeno-almoço hoje" desaparece depois das 11:30.

O mosaico de chegada

Na metade de chegada de um mosaico de troca podem ainda aparecer dois avisos: sem WhatsApp (dd/mm) (uma mensagem de WhatsApp a este hóspede não foi entregue) e sem chat OTA (o canal não abriu um chat com este hóspede). Nesse caso, telefone ou envie uma mensagem de WhatsApp ao hóspede.

O mosaico "Hospedado"

• Clique no número da proforma para abrir a janela Editar linhas da fatura. Vê, por linha, a Descrição, a Quantidade, o Preço unitário c/ IVA e a % de IVA. Acrescente uma linha com + Adicionar linha, ou escolha um produto da sua lista com + Produto da lista…, e clique em Guardar. O BedFlow volta a calcular os totais e atualiza o PDF.
• Se servir pequeno-almoço, escolhe aqui, por hóspede, a hora do pequeno-almoço para hoje e amanhã. A lista começa às 06:00, mesmo que o seu alojamento abra mais tarde: se combinar uma hora mais cedo com um hóspede habitual, define-a aqui. Na página do hóspede essa hora aparece então como Combinado — ele vê-a, mas não a pode alterar, e os seus outros hóspedes continuam a não poder escolher mais cedo.
• O montante em aberto e os botões para acertar contas também aparecem aqui.

O mosaico de partida

Mostra quando o hóspede fez o check-in, o montante em aberto e o botão laranja Check-out. Consulte Check-in, check-out e acerto de contas.

Wellness hoje

Se o seu alojamento tiver wellness e houver sessões hoje, aparece um bloco Wellness hoje com, por sessão, a hora, o número de pessoas, o estado do pagamento e o botão + Extra (roupão, cava, …). O acerto de contas faz-se diretamente no mosaico; consulte Check-in, check-out e acerto de contas.

A vista mensal

• Navegue com ‹, Hoje e ›. Se tiver mais de dois quartos, escolhe o quarto numa lista; com um ou dois quartos, aparece um calendário por quarto.
• Um dia livre mostra o preço, um dia bloqueado "Bloqueado".
• Cada reserva é uma faixa na cor do canal, com o nome do hóspede. Se houver espaço suficiente (três dias ou mais nessa semana), vê também o número de noites e de hóspedes, os extras e o estado do pagamento: pago, depósito ou o montante em aberto.
• Clicar e clicar com o botão direito funcionam como na linha temporal. Clique numa faixa para abrir a janela da reserva.

Todos os alojamentos numa só vista

Se gerir vários alojamentos, ao lado de Linha temporal e Mês aparece um terceiro separador: Todos os alojamentos. Aí vê as unidades de todos os seus alojamentos umas por baixo das outras, agrupadas por alojamento, com a indicação para cada dia de se estão livres. Prático quando alguém liga a perguntar o que ainda está livre.

Desligado por defeito. Ative-o em Definições → O meu alojamento → Funções adicionais → Visão de todos os alojamentos em Disponibilidade; basta que um alojamento da sua conta o ative.

• Cada alojamento tem um cabeçalho com o nome e, por baixo, as unidades pela mesma ordem da vista geral dos quartos.
• Verde-claro é livre, vermelho-claro bloqueado, cinzento ocupado por uma ligação de calendário. Tracejado significa: não reservável porque uma combinação ou parte dela está ocupada. Se a Mia estiver reservada, a combinação Mia + Marcel fica tracejada nesses dias; se a combinação estiver reservada, a Mia e o Marcel ficam tracejados.
• Uma reserva é uma barra na cor do canal, com o nome do hóspede. Clique nela: o BedFlow muda para esse alojamento e abre a reserva.
• Clique no nome de um alojamento para abrir a vista geral dos quartos desse alojamento.
• Navegue com ‹, Hoje e ›, e escolha 14 dias, 21 dias ou 31 dias no ecrã. Os preços não aparecem aqui: o que conta é o que está livre.
• Livre de … a …: indique uma chegada e uma partida. Cada unidade livre em todas as noites recebe um ponto verde, e vê quantas unidades estão livres. Marque Só unidades livres para esconder as restantes. Limpar retira o filtro.
• Este filtro não verifica a estadia mínima nem os dias de chegada. Confirme-os antes de confirmar a reserva.
• No telemóvel, deslize a vista para o lado; os nomes das unidades ficam à esquerda.

Só vê os alojamentos a que tem acesso e onde pode usar o módulo Reservas. O separador aparece a partir de dois alojamentos, num plano com várias localizações (a partir do Pro).

Convém saber

• A vista geral dos quartos mostra sempre um único alojamento. Se gerir vários alojamentos, mude através do seletor de alojamento no topo da barra lateral, ou veja o separador Todos os alojamentos.
• Se a sua conta tiver apenas permissões de leitura, vê tudo, mas recebe a mensagem "Acesso apenas de leitura" em cada alteração. Consulte Utilizadores adicionais e permissões.
• No telemóvel, faz o mesmo na app BedFlow.

Relacionado

• Check-in, check-out e acerto de contas
• Alterar, mover e imprimir reservas
• Bloquear quartos