Промяна, преместване и отпечатване на резервации

Обновено на 2026-10-26

Всичките ви резервации са в Ежедневно → Резервации, раздел Резервации. Ако обектът ви има wellness, до него има и раздел Wellness резервации (вижте Wellness резервации).

Списъкът с резервации

Най-горе е лентата с въпроси: избирате какво искате да видите, а списъкът отдолу веднага показва отговора. Горе вдясно са Нова резервация (вижте Ръчна резервация) и Отпечатване на списък.

Търсене

В голямото поле за търсене въведете име, имейл адрес, телефонен номер или номер на резервация (също номера от Booking.com или номер на фактура). Телефонният номер се намира, както и да е записан: 0470 12 34 56 намира и +32470123456. Търсенето намира и анулирани резервации; те се показват малко по-бледо в списъка.

Какво искате да видите? и Кога?

Под Кога? изберете период: Днес, Утре, Тази седмица, Този месец, Миналия месец, Тази година, Миналата година или Друг период (със собствена начална и крайна дата). Под Какво искате да видите? изберете за какво се отнася периодът:

С Всички дати (по подразбиране) нищо не се ограничава. Тогава списъкът показва първо кой е настанен сега и кой още предстои, следващият най-горе, а под тях миналите престои, най-новите първи. С период списъкът е подреден по дата, като регистър.

Два примера: кой е бил при нас тази година? е Престои и Тази година. Кой пристига утре? е Пристигания и Утре.

Статус

Статусът се комбинира с периода: Анулирани и Миналия месец показват анулациите от миналия месец. Под лентата с въпроси виждате колко резервации и колко различни гости има в списъка. Изчисти избора връща всичко в началото.

Колоните

• Гост: името, с номера на резервацията и броя на лицата отдолу.
• Престой: пристигане и заминаване, с броя на нощувките.
• Стая: при резервация с няколко стаи – всички.
• Канал: буквата на канала както в прегледа на стаите (B. за Booking.com, A за Airbnb, ...) или иконата на уебсайт за директна резервация, с името до нея.
• Сума: общата сума, с отдолу Платено, сумата, която още е дължима, Платено чрез канала или Още няма фактура.
• Статус: потвърдена, за потвърждение, настанен, напуснал, анулирана, ...

Други колони, като ID на резервацията, източника, клиента по фактурата, само датата на заминаване или датата на резервиране, включвате с бутона за колони горе вдясно над таблицата. С бутона за филтри до него филтрирате допълнително, напр. по клиент или стая. Комбинация, която използвате често, запазвате като изглед.

Щракнете върху резервация, за да я отворите. За всяка резервация трите точки отварят меню с, наред с другото, Преглед, Редактиране, Изпращане на имейл и Преместване в стая.

На телефона Какво искате да видите?, Кога? и Статус са три падащи списъка, а всяка резервация се показва като карта: име, дати, стая, канал, сума и статус.

Гости: кой е отсядал при вас

Под лентата с въпроси изберете Гости вместо Резервации и ще видите същия избор по лица: всеки гост по веднъж, с имейл, телефон, държава, броя на престоите и нощувките и последния престой. Редовен гост с три резервации се показва веднъж, с 3 престоя. Щракнете върху гост, за да отворите клиентската карта (ако имате достъп до Клиенти); иначе се отваря последната му резервация.

Един гост е един клиент: лицето по резервацията и фактурата. Анонимизиран гост (по негово искане, вижте Искания за поверителност от гости) се брои, но без име и данни за контакт.

Така получавате списъка на всички, които са отсядали тази година: Престои, Тази година и Гости.

Експортирай този списък

Експортирай този списък ви дава точно това, което виждате: с периода, статуса, търсенето, филтрите и бързата връзка. Изберете резервации или гости, и Excel (.xlsx) или CSV. Включват се само резервациите на вашия обект; ако имате достъп до няколко обекта и не изберете нито един, името на обекта е в допълнителна колона.

• Резервации: номер на резервация, гост, имейл, телефон, държава, пристигане, заминаване, нощувки, стая, канал, лица, статус, общо, платено, дължимо, плащане и резервирано на.
• Гости: име, имейл, телефон, държава, престои, нощувки, първи и последен престой.

Данните за контакт са за вашата собствена администрация. Ако искате да изпращате маркетингови имейли на гости, първо поискайте съгласието им.

Бързи връзки над списъка

Над таблицата има раздели с готови въпроси. Числото на всеки раздел е броят на резервациите в него, винаги само за вашия обект.

Разделът връща лентата с въпроси на Всички дати и Всички. Ако след това изберете период или статус, излизате от раздела: лентата с въпроси и разделите са два начина да зададете въпрос, те не се натрупват. Анулираните резервации не се броят при пристигащи, заминаващи и настанени. Разделите За възстановяване и Чака IBAN виждате само ако имате право да възстановявате плащания.

Отпечатване на списък

• Отпечатване на списък отваря в нов раздел списък за печат с всички неанулирани резервации на обекта ви, с Стая, Гост, Пристигане, Заминаване и Статус, подредени по пристигане. Прозорецът за печат се отваря автоматично. Списъкът не взема предвид филтрите и търсенето ви.
• Ако искате само определени резервации, отметнете ги в списъка и изберете груповото действие Отпечатване на избраните. Тогава на хартия излизат точно тези резервации, включително анулирани.
• Искате точно списъка, който виждате, с периода и филтрите, на хартия? Изберете Експортирай този списък и отпечатайте файла Excel.

Преглед на резервация

Кликнете върху резервация или изберете Преглед. Страницата с детайли показва между другото:

• Обзор: статус, източник, канал, пристигане, заминаване, нощувки и обща цена;
• Забележки на госта и Вътрешната бележка;
• Заявка за пристигане: час на пристигане, поискан от госта, със статуса;
• Гост: име, клиент, Фактуриране на, имейл, телефон, държава и език;
• Регистрация на гостите (регистър за настаняване), ако я използвате;
• Престой и за всяка стая заетостта, тарифата и тарифната опция;
• Финанси: обща сума, вече платено, неплатено и капаро.

Редактиране на резервация

Кликнете върху Редактиране (или в прегледа на стаите върху Редактиране на резервацията). Там променяте между другото:

• Статус;
• Забележки на госта и Вътрешна бележка (вижте по-долу);
• Заявка за пристигане: поискания час и Статус на заявката (Изчакваща, Одобрена, Отказана);
• Гост: име на госта, отделен WhatsApp номер, държава и език на съобщенията;
• Фактуриране на: на кого отива фактурата (вижте Ръчна резервация → На кого се издава фактурата?);
• Престой: брой гости, предпочитание за легло, пушене;
• Финанси: между другото Плащането не е задължително (пропуска крайния срок за плащане, напр. за постоянен фирмен клиент).

Кликнете върху Запазване на промените.

Пристигане и Заминаване не можете да промените тук директно. За това служи бутонът Удължаване / промяна на датите.

Вътрешна бележка

Бележка за вас и екипа ви, напр. „идва късно, ключът е в пощенската кутия" или „алергичен към ядки". Гостът никога не я вижда. Тя стои като жълт ред в плочките за днес в прегледа на стаите и в house-manager digest.

Промяна на датите или удължаване на престоя

1. Отворете резервацията с Редактиране.
2. Кликнете горе върху Удължаване / промяна на датите.
3. В прозореца Промяна на датите / удължаване изберете новите Пристигане и Заминаване.
4. В Сравнение на цените виждате текущата и новата цена (включително евентуална отстъпка за продължителност на престоя, без туристически данък).
5. Оставете Прилагане на новата цена включено, за да се преизчисли фактурата, или го изключете, за да остане фактурата непроменена.
6. Кликнете върху Прилагане.

BedFlow проверява дали стаята е свободна. Ако друга резервация или блокиране пречи, получавате „Промяната е отказана" с информация какво пречи.

Резервация от Booking.com или друг канал е за предпочитане да се промени през този канал; тогава промяната автоматично пристига в BedFlow.

В прегледа на стаите можете да промените датите на директна резервация и като плъзнете ръба на лентата. В прозореца Промяна на резервацията тогава избирате Прилагане на новата цена (…€) или Запазване на старата цена (…€).

Преместване в друга стая

Стаята не е готова или искате да дадете на госта по-добра стая? Има четири начина.

При резервация от канал резервацията при канала остава в първоначалната стая. Старата стая се освобождава в канала: блокирайте я отделно, ако още не е почистена.

Изпращане (или повторно изпращане) на един имейл

Искате да изпратите или да изпратите отново на госта автоматичен имейл, напр. потвърждението, щом получите имейл адреса му? Изберете Изпращане на имейл (в списъка или горе при преглед или редактиране).

• Шаблон: един от автоматичните имейли на обекта ви, с информация кога обикновено се изпраща.
• До: вече е попълнен с имейл адреса на резервацията; можете да го промените, без резервацията да се промени.
• Езикът на госта е показан за информация.

Кликнете върху Изпращане сега. Имейлът се изпраща веднага и се появява в дневника на комуникацията. Напомняне за плащане за резервация, която вече е платена, BedFlow не изпраща. Докато за резервацията нищо не е платено, Получено плащане е в сиво в списъка, с бележка все още нищо не е платено: тогава не можете да изберете този имейл. Това действие се появява само ако обектът ви има активни автоматични съобщения (вижте Пътят на госта — преглед).

Създаване на проформа

Ако резервация още няма фактура (напр. след прехвърляне на резервации от друга система), горе има бутон Създаване на проформа. BedFlow създава проформа със следващия номер на обекта ви. За няколко резервации наведнъж: отметнете ги в списъка и изберете груповото действие Създаване на проформи. Резервациите, които вече имат фактура, и анулираните резервации се пропускат.

Анулиране на резервация

• В прегледа на стаите: кликнете върху резервацията и изберете Пълно анулиране на резервацията → Да, анулирай. Резервацията и фактурата стават анулирани, датите се освобождават (включително в каналите ви) и гостът получава имейл за анулиране, плюс WhatsApp, ако сте свързали WhatsApp.
• На страницата на резервацията: отворете резервацията през Ежедневно → Резервации и натиснете горе Анулиране на резервацията. Получавате същия прозорец като в прегледа на стаите, с раздела Възстановяване. След анулирането страницата се презарежда и блокът за възстановяването веднага се появява горе.
• При редактиране: задайте Статус Анулирана и кликнете върху Запазване на промените. Датите се освобождават, но до госта не се изпраща имейл за анулиране.

Резервация от Booking.com или друг канал анулирате през този канал; анулирането автоматично пристига в BedFlow.

Ако резервацията вече е имала окончателна фактура, BedFlow създава кредитно известие за сумата, която гостът вече не дължи. Вижте Фактуриране, в раздел Кредитни известия.

Възстановяване на сума при анулиране

Ако гостът вече е платил нещо, в Потвърждавате ли анулирането? (в прегледа на стаите и на страницата на резервацията) се показва и разделът Възстановяване. Там виждате всяко плащане с начина на плащане, датата и сумата.

• BedFlow предлага сума според условията ви за анулиране: всичко се връща в рамките на безплатния срок за анулиране, нищо при невъзстановима тарифа, а при късно анулиране — платеното минус таксата ви за анулиране. Можете да промените сумата, но никога над платеното.
• Чрез Stripe или Mollie: ако гостът е платил онлайн чрез Stripe или Mollie, разделът е включен по подразбиране и доставчикът на плащания връща сумата по картата или сметката, с която гостът е платил. Ако доставчикът откаже, резервацията не се анулира, освен ако не отметнете Анулирай въпреки това, ако доставчикът откаже възстановяването. Възстановяването веднага се появява като отрицателно плащане във фактурата.
• Ръчно / банков превод: за Bancontact, в брой или банков превод. Вие не въвеждате номер на сметка. В имейла за анулиране гостът получава бутон Въведете номера на сметката си за възстановяване на …, който отваря защитена страница, където той въвежда името си и IBAN. BedFlow проверява IBAN (дължина за всяка държава и контролни цифри), така че печатна грешка се забелязва веднага. Връзката е валидна 60 дни; ако гостът не е попълнил нищо след три дни, получава едно напомняне.

Превеждане: щом гостът въведе IBAN, получавате известие в приложението и в Telegram. В това известие има линк, който отваря резервацията директно. Всички възстановявания, които ви чакат, намирате и най-горе в списъка с резервации, в раздела За възстановяване. Отворете резервацията: горе стои Възстановяване, готово за превод с получателя, IBAN, сумата и основанието, всяко с бутон Копиране. Поставете ги в банковото си приложение и направете превода. Използвайте точно това основание: така счетоводството ви свързва възстановяването с първоначалното плащане. След това натиснете Маркирай като преведено. Едва тогава възстановяването се появява като отрицателно плащане във фактурата, а платената сума намалява навсякъде: резервация, фактура, плащания и приложение. Докато не маркирате, гостът може да промени данните си; ако забравите за три дни, получавате едно напомняне. Ако парите са върнати по друг начин или гостът не отговаря, изберете Оттегляне на заявката. BedFlow никога сам не прехвърля пари.

Възстановяване по-късно: отворете анулираната резервация през Ежедневно → Резервации и натиснете горе Възстановяване. Бутонът е там, докато по резервацията има платена сума, също и ако сте анулирали При редактиране. Ако там изберете банков превод, гостът веднага получава кратък имейл с връзката за въвеждане на номера на сметката.

Възстановяване могат да правят всички, които могат да променят резервации или да управляват фактурирането. Само тези потребители виждат пълния IBAN; в известията той е скрит, напр. BE71 •••• •••• 6769.

Често задавани въпроси

Къде да намеря линка за плащане за гост? Ако резервацията изисква плащане, линкът за плащане е в имейла за потвърждение. Изпратете го отново с Изпращане на имейл. Гостът може да плати и чрез своята страница за гости.

Мога ли да преместя резервация, която се състои от няколко стаи? Да, с Промяна на стаята при редактиране: първо избирате коя стая от резервацията се мести. Плъзгането и Преместване в стая работят само за резервации с една стая.

Свързани статии

• Прегледът на стаите
• Настаняване, напускане и разплащане
• Ръчна резервация