Die Zimmerübersicht — Ihr Startbildschirm für jeden Tag

Aktualisiert am 2026-10-27

Video auf Niederländisch.

Die Zimmerübersicht ist der Bildschirm, den Sie nach der Anmeldung sofort sehen. In der Seitenleiste heißt sie Täglich → Verfügbarkeit; oben auf der Seite steht Zimmerübersicht. Sie sehen auf einen Blick, welche Zimmer belegt, frei oder gesperrt sind, und Sie erledigen hier Ihren Tag: Gäste einchecken, auschecken, abrechnen und Nachrichten senden.

Zwei Ansichten: Zeitleiste und Monat

Oben links wählen Sie die Ansicht:

• Zeitleiste: die Zimmer untereinander, die Tage nebeneinander. Praktisch ab einigen Zimmern.
• Monat: ein Monatskalender mit den Wochen untereinander. Praktisch für ein oder zwei Häuser.
• Alle Unterkünfte: nur wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten. Alle Einheiten aller Unterkünfte in einer Übersicht, siehe unten.

Hat Ihre Unterkunft zwei aktive Zimmer oder weniger, öffnet die Zimmerübersicht standardmäßig in Monat, sonst in Zeitleiste. BedFlow merkt sich Ihre Wahl pro Benutzer.

Die Kacheln von Heute (Anreisen, Abreisen, Einchecken, Auschecken) stehen nur in der Zeitleiste. Arbeiten Sie in der Monatsansicht, wechseln Sie zur Zeitleiste, um Ihren Tag zu erledigen.

Die Werkzeugleiste der Zeitleiste

Preise und Tagesbreite merkt sich BedFlow pro Benutzer.

Neben dem Monatstitel sehen Sie den Kanalmix: pro Kanal ein kleiner Chip mit dem Anteil der Buchungen dieses Monats. Fahren Sie mit der Maus darüber, um die Anzahl der Buchungen und eine Schätzung der Provision zu sehen.

Den Belegungsplan lesen

Zimmer und Tage

• Links stehen pro Zimmer der Name, die Belegung des angezeigten Monats in Prozent und, falls vorhanden, die Belegung desselben Monats im Vorjahr.
• Im Datumskopf ist heute umrahmt und das Wochenende bernsteinfarben. Ein Bett mit Sternchen und einer Zahl zeigt, wie viele Zimmer an diesem Tag hergerichtet werden müssen (Zimmer mit einer Abreise).
• Haben Sie das Housekeeping-Modul aktiviert, zeigt ein grünes Dreieck oben rechts im Datumskopf die Initialen der Person, die an diesem Tag reinigt.

Freie, gesperrte und gebuchte Tage

Der Buchungsbalken

• Die Farbe des Balkens ist der Kanal, über den die Buchung hereinkam: grün für eine Direktbuchung, dunkelblau für Booking.com, rosarot für Airbnb und so weiter.
• Ein Vorhängeschloss auf dem Balken bedeutet: Buchung von einem Kanal. Sie verschieben sie über das Extranet dieses Kanals, nicht durch Ziehen.
• Das Dreieck oben links zeigt die Zahlung: grün = vollständig bezahlt (auch wenn der Gast bereits beim Kanal bezahlt hat), bernsteinfarben = Anzahlung bezahlt, rot = noch nichts bezahlt.
• Das Dreieck oben rechts zeigt den Status: grün = checkt heute ein, blau = eingecheckt, orange = ausgecheckt.
• Fahren Sie mit der Maus über einen Balken, sehen Sie eine Zusammenfassung: Gast, Kanal, Status und Zahlung.
• Eine schwarze Linie mit einem Kettenglied verbindet die Zimmer einer Gruppenbuchung.
• Farbige Punkte vor dem Namen sind Labels: z. B. Orange für Geburtstag, Rot für einen Gast mit Achtung. Fahren Sie darüber, um die Namen zu sehen.

Verwenden Sie Zimmertypen im Widget gruppieren, erhält jeder Zimmertyp mit mehreren Zimmern eine graue Gruppenzeile mit der Anzahl freier Zimmer pro Tag. Siehe Zimmertypen mit mehreren Zimmern. Hat Ihre Unterkunft Wellness, steht unten eine Wellness-Zeile mit der Belegung der Sitzungen pro Tag.

Kanal-Badges

Auf den Kacheln von heute und im Kanalmix steht der Kanal als Buchstabe in einem farbigen Quadrat. Fahren Sie mit der Maus darüber für „Gebucht über …“.

Klicken, Rechtsklick und Ziehen

Mehr zum Sperren: Zimmer sperren. Eine telefonische Buchung erfassen: Manuelle Buchung. Verschieben und Daten ändern: Buchungen ändern, verschieben und drucken. Ein Preis für einen einzelnen Tag: Tarifverwaltung.

Das Buchungsfenster

Klicken Sie auf einen Buchungsbalken (in der Zeitleiste oder in der Monatsansicht), und Sie erhalten alles zu dieser Buchung in einem Fenster.

• Oben: der Name des Gastes mit seinem Ländercode, der Kanal, das Zimmer (klicken, um die Buchung zu öffnen) und die Rechnungsnummer (klicken, um die Rechnung zu öffnen).
• Anreise mit der erwarteten Ankunftszeit, falls bekannt, Abreise, die Anzahl Nächte und Gäste.
• Kontakt: die Telefonnummer, der grüne WhatsApp-Button (WhatsApp-Nachricht senden) und die E-Mail-Adresse.
• Status: „Eingecheckt“ mit Datum und Uhrzeit, oder „Noch nicht eingecheckt“, und die Zahlung: Bezahlt, Bezahlt über {Kanal} (der Gast hat bereits an Booking.com oder einen anderen Kanal bezahlt) oder Offen: ….
• Preisaufstellung: die Rechnungszeilen, die Summe, was bereits bezahlt ist und was noch offen ist.
• Die Referenz beim Kanal und die Anmerkung des Gastes.
• Gast über den Kanal nicht erreichbar: erscheint, wenn der Kanal keinen Chat für diesen Gast eröffnet hat. Rufen Sie den Gast dann selbst an oder schreiben Sie ihm per WhatsApp.
• Eine Buchung — {n} Zimmer: bei einer Buchung mehrerer Zimmer. Proformarechnung und Anzahlung gelten für die ganze Buchung.
• Labels: die Labels dieses Aufenthalts und dieses Gastes. Klicken Sie auf ein Label, um es hinzuzufügen oder zu entfernen (siehe Labels).

Unten stehen zwei Buttons:

• Buchung bearbeiten: öffnet die Buchung. Dort passen Sie u. a. die interne Notiz, die Daten und die Rechnungsdaten an.
• Buchung vollständig stornieren: fragt zuerst Stornierung bestätigen?. Mit Ja, stornieren wird die Buchung storniert, die Daten werden frei (auch auf Ihren Kanälen), und der Gast erhält eine Stornierungs-E-Mail (und eine WhatsApp-Nachricht, wenn Sie WhatsApp verknüpft haben). Eine Buchung von einem Kanal stornieren Sie am besten über diesen Kanal. Hat der Gast schon bezahlt, können Sie im selben Fenster über den Abschnitt Erstatten sofort erstatten: über Stripe oder Mollie oder per Überweisung: Der Gast gibt seine IBAN dann selbst über einen Link in der Stornierungsmail ein (siehe Buchungen ändern, verschieben und drucken).

Labels

Labels zeigen auf einen Blick, dass bei einer Buchung oder einem Gast etwas Besonderes ist. Sie sind streng intern: Der Gast sieht sie nie, weder in E-Mails noch auf seiner Gastseite.

Standardmäßig aus. Labels schalten Sie unter Einstellungen → Meine Unterkunft → Zusätzliche Funktionen → Labels für Buchungen und Gäste ein. Solange dieser Schalter aus ist, sind nirgends Labels zu sehen.

Es gibt zwei Arten:

Ein Label setzen oder entfernen: Klicken Sie auf einen Buchungsbalken und im Block Labels auf das Label. Ein weiterer Klick entfernt es. Gastlabels setzen Sie auch auf der Kundenkarte (siehe Kunden verwalten).

Achtung (rot) ist für Gäste, mit denen Sie schlechte Erfahrungen gemacht haben. Sie müssen einen kurzen internen Grund angeben. Diesen Grund sehen nur Nutzer, die Gastdaten sehen dürfen (Rechte Buchungen oder Rechnungen), nicht Nutzer, die nur den Reinigungsplan sehen. Schreiben Sie Fakten, kein Urteil: Ein Gast darf seine Daten anfordern, und der Grund ist in diesem Export enthalten. Bucht ein Gast mit Achtung erneut, erhalten Sie eine Meldung in der App und in Ihrem Telegram-Kanal: Achtung: Buchung eines markierten Gastes. Der Grund steht bewusst nicht in dieser Meldung.

Wo sehen Sie Labels?

• als Punkt auf dem Buchungsbalken, mit den Namen beim Darüberfahren;
• im Buchungsfenster;
• auf den Kacheln von heute, mit dem Grund von Achtung als rote Zeile;
• unter Täglich → Buchungen: Spalte Labels und Filter Labels.

Eigene Labels und die Reinigung: Unter Täglich → Buchungen → Labels fügen Sie eigene Labels hinzu (Name, Farbe, Symbol), benennen oder färben die Standardlabels um oder schalten eines aus. Standardmäßig sieht die Reinigung keine Labels. Aktivieren Sie bei einem Label Der Reinigung zeigen und geben Sie einen Hinweis ein, z. B. „Luftballons bereitlegen": Dann steht „Geburtstag: Luftballons bereitlegen" auf der Karte dieses Zimmers im Reinigungsplan. Gastlabels gehen nie an die Reinigung.

Eine WhatsApp-Nachricht senden

Der grüne WhatsApp-Button steht im Buchungsfenster und auf den Kacheln von heute, bei jedem Gast mit einer Telefonnummer. Um wirklich zu senden, muss WhatsApp verknüpft sein (siehe WhatsApp über TextMeFlow).

Das Fenster zeigt die Nummer (Sie können sie anpassen) und Schnellnachrichten in der Sprache des Gastes:

• Zimmer bereit, Checkout, Frühstück und, bei einer Unterkunft mit Wellness, Wellness: füllen einen fertigen Text ein, den Sie noch anpassen können.
• Willkommen: fragt, ob Sie den Gast einchecken und gleich die vollständige Willkommensnachricht mit dem Link zu seiner Gästeseite senden möchten. Nach der Bestätigung geschieht beides.

Tippen oder passen Sie den Text an und klicken Sie auf Senden. Eine angepasste Nummer merkt sich BedFlow, sobald die Nachricht verschickt ist.

Unter den Buttons steht Frühere Nachrichten mit der Anzahl in Klammern: das WhatsApp-Gespräch mit diesem Gast in dieser Unterkunft, sowohl was der Gast geschickt hat als auch was Sie geschickt haben (auch aus Nachrichten und die automatischen Nachrichten). Klicken Sie auf Anzeigen, um es aufzuklappen. Die neueste Nachricht steht oben, und bei jeder Nachricht sehen Sie die Uhrzeit, ob sie gesendet, zugestellt oder fehlgeschlagen ist, und welche Schnellnachricht Sie verwendet haben. Ältere Nachrichten anzeigen ganz unten lädt jedes Mal dreißig weitere. Ist das Gespräch beim Senden geöffnet, bleibt das Fenster offen und Ihre Nachricht erscheint sofort oben. Das vollständige Gespräch finden Sie unter Täglich → Nachrichten; diesen Block sehen Sie mit demselben Paket und denselben Rechten.

Heute

Unter dem Belegungsplan (nur in der Zeitleiste) steht der Block Heute — {Tag und Datum} mit einer Kachel pro Gast, der heute anreist, im Haus ist oder abreist. Die Farbe sagt, was zu tun ist:

Wählen Gäste eine Frühstückszeit, stehen oben Frühstück heute und Frühstück morgen mit der frühesten Uhrzeit. „Frühstück heute“ verschwindet nach 11:30.

Die Anreisekachel

Auf der Anreisehälfte einer Wechselkachel können noch zwei Warnungen stehen: kein WhatsApp (TT/MM) (eine WhatsApp-Nachricht an diesen Gast kam nicht an) und kein OTA-Chat (der Kanal hat keinen Chat mit diesem Gast eröffnet). Rufen Sie den Gast dann selbst an oder schreiben Sie ihm per WhatsApp.

Die Kachel „Im Haus“

• Klicken Sie auf die Proformanummer, um das Fenster Rechnungszeilen bearbeiten zu öffnen. Sie sehen pro Zeile Beschreibung, Anzahl, Stückpreis inkl. und MwSt. %. Fügen Sie eine Zeile mit + Zeile hinzufügen hinzu oder wählen Sie ein Produkt aus Ihrer Liste mit + Produkt aus Liste…, und klicken Sie auf Speichern. BedFlow berechnet die Summen neu und erneuert das PDF.
• Servieren Sie Frühstück, wählen Sie hier pro Gast die Frühstückszeit für heute und morgen. Die Liste beginnt um 06:00, auch wenn Ihr Haus später öffnet: Vereinbaren Sie mit einem Stammgast eine frühere Zeit, dann setzen Sie sie hier. Auf seiner Gästeseite steht diese Zeit dann als Vereinbart — er sieht sie, kann sie aber nicht ändern, und Ihre anderen Gäste können weiterhin nicht früher wählen.
• Der offene Betrag und die Buttons zum Abrechnen stehen ebenfalls dort.

Die Abreisekachel

Zeigt, wann der Gast eingecheckt hat, den offenen Betrag und den orangefarbenen Button Auschecken. Siehe Einchecken, Auschecken und Abrechnen.

Wellness heute

Hat Ihre Unterkunft Wellness und gibt es heute Sitzungen, steht dort ein Block Wellness heute mit pro Sitzung der Uhrzeit, der Personenzahl, dem Zahlungsstatus und dem Button + Extra (Bademantel, Cava …). Abrechnen geht direkt auf der Kachel, siehe Einchecken, Auschecken und Abrechnen.

Die Monatsansicht

• Blättern Sie mit ‹, Heute und ›. Haben Sie mehr als zwei Zimmer, wählen Sie das Zimmer in einer Auswahlliste; bei einem oder zwei Zimmern steht pro Zimmer ein Kalender.
• Ein freier Tag zeigt den Preis, ein gesperrter Tag „Gesperrt“.
• Jede Buchung ist ein Band in der Farbe des Kanals mit dem Namen des Gastes. Ist genug Platz (drei Tage oder mehr in dieser Woche), sehen Sie auch die Anzahl Nächte und Gäste, die Extras und den Zahlungsstatus: bezahlt, Anzahlung oder den offenen Betrag.
• Klicken und Rechtsklick funktionieren wie in der Zeitleiste. Klicken Sie auf ein Band für das Buchungsfenster.

Alle Unterkünfte in einer Übersicht

Verwalten Sie mehrere Unterkünfte, steht neben Zeitleiste und Monat ein dritter Tab: Alle Unterkünfte. Dort sehen Sie die Einheiten aller Ihrer Unterkünfte untereinander, pro Unterkunft gruppiert, mit der Angabe für jeden Tag, ob sie frei sind. Praktisch, wenn jemand anruft und fragt, was noch frei ist.

Standardmäßig aus. Schalten Sie es unter Einstellungen → Meine Unterkunft → Zusätzliche Funktionen → Übersicht aller Unterkünfte in Verfügbarkeit ein; es genügt, wenn eine Unterkunft Ihres Kontos es einschaltet.

• Jede Unterkunft hat eine Kopfzeile mit ihrem Namen, darunter die Einheiten in derselben Reihenfolge wie in der Zimmerübersicht.
• Hellgrün ist frei, hellrot gesperrt, grau belegt über eine Kalenderverknüpfung. Schraffiert heißt: nicht buchbar, weil eine Kombination oder ein Teil davon belegt ist. Ist Mia gebucht, ist die Kombination Mia + Marcel an diesen Tagen schraffiert; ist die Kombination gebucht, sind Mia und Marcel schraffiert.
• Eine Buchung ist ein Balken in der Farbe ihres Kanals, mit dem Namen des Gastes. Klicken Sie darauf: BedFlow wechselt zu dieser Unterkunft und öffnet die Buchung.
• Klicken Sie auf den Namen einer Unterkunft, um deren Zimmerübersicht zu öffnen.
• Blättern Sie mit ‹, Heute und ›, und wählen Sie 14 Tage, 21 Tage oder 31 Tage im Bild. Preise stehen hier nicht: Es geht darum, was frei ist.
• Frei vom … bis …: Geben Sie eine Anreise und eine Abreise ein. Jede Einheit, die alle Nächte frei ist, bekommt einen grünen Punkt, und Sie sehen, wie viele Einheiten frei sind. Haken Sie Nur freie Einheiten an, um den Rest auszublenden. Löschen entfernt den Filter.
• Mindestaufenthalt und Anreisetage prüft dieser Filter nicht. Prüfen Sie diese, bevor Sie die Buchung bestätigen.
• Auf dem Telefon schieben Sie die Übersicht seitwärts; die Namen der Einheiten bleiben links stehen.

Sie sehen nur die Unterkünfte, auf die Sie Zugriff haben und in denen Sie das Modul Buchungen nutzen dürfen. Der Tab erscheint ab zwei Unterkünften, mit einem Plan für mehrere Standorte (ab Pro).

Gut zu wissen

• Die Zimmerübersicht zeigt immer eine Unterkunft. Verwalten Sie mehrere Unterkünfte, wechseln Sie über die Unterkunftsauswahl oben in der Seitenleiste, oder schauen Sie in den Tab Alle Unterkünfte.
• Hat Ihr Konto nur Leserechte, sehen Sie alles, erhalten aber bei jeder Änderung die Meldung „Nur-Lese-Zugriff“. Siehe Zusätzliche Benutzer und Rechte.
• Auf Ihrem Telefon tun Sie dasselbe in der BedFlow-App.

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• Einchecken, Auschecken und Abrechnen
• Buchungen ändern, verschieben und drucken
• Zimmer sperren