Gestire i clienti (debitori)
Aggiornato il 2026-10-01
Gestione → Clienti
Qui trovi l'elenco di tutti i tuoi clienti (debitori): gli ospiti e le aziende a nome dei quali vengono intestate le tue prenotazioni e fatture. Trovi i loro dati di contatto, i dati di fatturazione e la loro storia con te.
Come finisce un cliente nell'elenco?
Non devi creare tu i clienti. BedFlow crea una scheda cliente non appena qualcuno prenota o acquista:
- con una prenotazione tramite il tuo sito, un canale o una prenotazione manuale;
- con un preventivo;
- con una prenotazione wellness;
- nella cassa (POS), se compili un nome o una partita IVA sotto Intestato a;
- con il QR del bar: tutte le vendite del bar vengono registrate su un unico cliente fisso, Vendita bar (QR).
Se vuoi intestare la fattura di una prenotazione a un'azienda, compila la sezione Fatturazione a nella prenotazione. Questi dati vengono salvati nella scheda cliente. Vedi Prenotazione manuale.
L'elenco
| Colonna | Cosa vedi |
|---|---|
| Nome | Il nome o la ragione sociale, con sotto l'indirizzo e-mail |
| Città e Paese | Dall'indirizzo |
| E-mail e Telefono | I dati di contatto |
Con il pulsante delle colonne puoi attivare colonne aggiuntive come Su fattura, Cellulare o Conto bancario. I clienti più recenti sono in alto.
Cercare
La barra di ricerca cerca in tutti i campi contemporaneamente: nome, ragione sociale, indirizzo, e-mail, telefono, cellulare, numero di partita IVA e KBO e conto bancario. Digita "Vannerom" e trovi il cognome, digita "+32470" e trovi il numero di cellulare, digita "BE0123" e trovi la partita IVA.
La scheda cliente
Clicca su un cliente per aprirne la scheda:
| Blocco | Cosa vedi |
|---|---|
| Panoramica | Nome, tipo (Azienda o Privato), e-mail, telefono, cellulare, numero di fatture e ricavi totali |
| Azienda | Ragione sociale, Codice fiscale (P. IVA / NIF) e numero KBO |
| Nota | La tua nota interna |
| Contatto | L'indirizzo |
| Fatture recenti | Le ultime 5 fatture con numero, data, tipo, totale e stato |
| Prenotazioni recenti | Le ultime 5 prenotazioni con periodo, camera/e, canale, stato e totale. Clicca sul numero della prenotazione per aprirla |
Comodo per gli ospiti che ritornano: vedi subito quando hanno soggiornato e quanto hanno pagato.
Modificare un cliente
Nella scheda, clicca su Modifica. Il modulo ha queste sezioni:
| Sezione | Campi |
|---|---|
| Persona | Nome, Cognome, E-mail, Telefono, Cellulare |
| Fatturazione | Codice fiscale (P. IVA / NIF): la partita IVA di un'azienda, oppure il NIF personale di un ospite portoghese che desidera una fattura a proprio nome. E la casella Paga con bonifico su fattura (postpagato) (vedi sotto) |
| Azienda | Ragione sociale e numero KBO. Compila solo se il cliente è un'azienda |
| Nota | Una nota interna |
| Contatto | Indirizzo, CAP, Città, Paese |
| Meta e integrazione | Tra cui Conto bancario |
Clicca su Salva modifiche.
Se inserisci una partita IVA mentre il CAP o la città sono ancora vuoti, BedFlow cerca l'indirizzo dell'azienda nella banca dati europea dell'IVA (VIES) e lo compila.
I dati del cliente in un unico punto
Se modifichi l'indirizzo e-mail, il cellulare, il telefono o il nome di un cliente, BedFlow li aggiorna anche nelle sue prenotazioni in corso e future. Così l'e-mail con la fattura al check-out e i messaggi arrivano subito all'indirizzo giusto.
- Una prenotazione in cui hai inserito di proposito un altro indirizzo o numero non viene toccata.
- Se svuoti un campo nella scheda cliente, il valore resta nelle prenotazioni.
- Le prenotazioni con check-out già effettuato e quelle cancellate non cambiano.
Lo stesso accade se modifichi i dati tramite il nome dell'ospite su una scheda di arrivo in Giornaliero → Disponibilità.
Su fattura: pagare con bonifico dopo la fattura
Hai un accordo con un cliente che paga dopo, su fattura (ad es. un'azienda con un proprio codice sconto)? Allora spunta Paga con bonifico su fattura (postpagato) nella sezione Fatturazione della sua scheda. Da quel momento:
- Se quel cliente prenota tramite il tuo sito con l'indirizzo e-mail presente nella sua scheda, la prenotazione viene collegata a quella scheda; non viene creato nessun cliente duplicato. Una prenotazione con un altro indirizzo e-mail segue il normale flusso di pagamento, anche con la stessa partita IVA: una partita IVA è pubblica e non deve mai sbloccare un soggiorno senza pagamento anticipato.
- Le sue prenotazioni non hanno il pulsante di pagamento online né una scadenza di pagamento: nessun promemoria, nessuna cancellazione automatica.
- L'e-mail di conferma indica che paga con bonifico dopo aver ricevuto la fattura. Se apre comunque la pagina di pagamento, vede i dati per il bonifico della tua struttura (se li hai compilati) oppure un messaggio che indica che paga con bonifico. Vedi Pagare con bonifico.
- Al check-out, Registra l'importo residuo come pagato è disattivato per impostazione predefinita. Registra il pagamento solo quando il denaro è sul tuo conto.
Eliminare un cliente
Seleziona il cliente nell'elenco e scegli Elimina selezionati, oppure clicca su Elimina nella pagina di modifica. La scheda cliente viene quindi eliminata definitivamente. Prenotazioni e fatture restano, ma senza collegamento a quel cliente.
Se vuoi far rimuovere un ospite per motivi di privacy, usa la pagina privacy qui sotto: tiene conto del periodo legale di conservazione delle fatture.
Richieste di privacy degli ospiti (GDPR)
Clienti e ricavi → Clienti → GDPR / Privacy
Un ospite chiede quali dati conservi su di lui, oppure chiede di cancellarli? Lo gestisci in questa pagina (intitolata GDPR — Richieste degli interessati). Hai accesso come titolare dell'account con permessi di scrittura sulle impostazioni.
- Sotto Cerca interessato (ospite), compila l'E-mail e/o il numero di Telefono dell'ospite e clicca su Cerca.
- Sotto Risultati, vedi quante schede cliente, prenotazioni, e-mail e messaggi ha trovato BedFlow.
- Scegli cosa fare:
| Pulsante | Cosa fa |
|---|---|
| Esporta (ZIP) | Un file ZIP con tutti i dati di quell'ospite, da inviargli |
| Anonimizza | Sostituisce i dati personali con valori anonimi. Date e importi delle prenotazioni restano, così le tue cifre rimangono corrette. Non si può annullare |
| Elimina | Cancella tutto in modo definitivo. Non è possibile finché esiste una fattura di meno di 7 anni (obbligo legale di conservazione); in quel caso scegli Anonimizza |
I tuoi dati come utente BedFlow li esporti in Impostazioni → Privacy.