Creare un preventivo
Aggiornato il 2026-10-01
Con Giornaliero → Crea preventivo prepari una proposta di prezzo per una richiesta che non rientra in una normale prenotazione: un'azienda che cerca camere per i suoi dipendenti, un soggiorno lungo a un prezzo concordato, un gruppo che vuole prenotare due weekend o un pacchetto. Quando il cliente accetta il preventivo, BedFlow lo trasforma automaticamente in prenotazioni.
I preventivi sono inclusi nel piano Starter e in quelli superiori. Con Seizoen e Micro la voce di menu c'è, con il badge Upgrade.
Creare un preventivo
Ospite
Cerca un cliente esistente con Cerca un cliente esistente (nome, e-mail o ragione sociale), oppure compila i dati: Nome, Cognome ed E-mail sono obbligatori. Scegli anche la Lingua: il cliente riceve il preventivo e l'e-mail in quella lingua. Per un'azienda attiva Prenotazione aziendale e compila Ragione sociale e Partita IVA.
Soggiorno
- Preventivo valido (giorni): 7 per impostazione predefinita, 30 al massimo. Dopo quel periodo il preventivo viene contrassegnato come "Scaduto".
- Per ogni soggiorno scegli Arrivo e Partenza. Con Aggiungi soggiorno aggiungi un secondo periodo; all'accettazione, ogni soggiorno diventa una prenotazione separata.
- Per ogni soggiorno usa Aggiungi camera per aggiungere da una a sei camere, con Adulti e Bambini. Accanto alla camera vedi un punto verde (Disponibile) o rosso (Occupata) per quel periodo.
- Prezzo/notte (facoltativo): vuoto = la tariffa automatica, con prezzi giornalieri, del weekend e stagionali e prezzi per occupazione, come per una normale prenotazione. Se digiti un importo, ad es. 120 € per un accordo aziendale, vale quell'importo.
Sconto extra globale
Vuoi concedere uno sconto oltre al prezzo normale? Apri il blocco Sconto extra globale e inserisci una percentuale in Sconto extra, ad es. 15.
- Lo sconto si applica a tutti i pernottamenti insieme, in aggiunta a un eventuale sconto per durata del soggiorno.
- Compare in fondo al preventivo come riga separata, ad es. "Sconto extra (15%)", con la stessa aliquota IVA dei pernottamenti.
- La tassa di soggiorno e gli extra non sono toccati.
Extra e note
- Extra: con Aggiungi prodotto aggiungi prodotti, con una Quantità e facoltativamente una tua Descrizione (facoltativa).
- Nota: una Nota interna (il cliente non la vede) e una Nota a piè di pagina del preventivo (in fondo al PDF).
Salvare
Clicca su Crea preventivo. BedFlow crea il preventivo con un proprio numero e una pagina pubblica. La notifica contiene due pulsanti: Visualizza preventivo e Copia link. Incolla il link in un'e-mail o in un messaggio WhatsApp, oppure invia il preventivo da BedFlow (vedi sotto). Non viene inviato nulla automaticamente.
L'acconto non lo compili: BedFlow lo calcola secondo Impostazioni → Acconto (vedi Acconto).
Sconto per durata del soggiorno: applicato automaticamente
Se hai uno sconto per durata del soggiorno (ad es. −10% da 7 notti), il preventivo lo applica automaticamente alle tariffe automatiche, proprio come per una prenotazione. La camera è mostrata alla tariffa piena, con una riga separata sotto: "Sconto per durata del soggiorno −X%", nella lingua del cliente, sulla pagina web e nel PDF.
Se digiti tu un prezzo per notte, resta esattamente come l'hai digitato, senza alcuno sconto aggiuntivo.
Inviare e fare il follow-up
A destra della pagina trovi Preventivi recenti: i tuoi ultimi 20 preventivi con cliente, numero, importo e stato Aperto, Accettato o Scaduto. Sotto vedi fino a quando il preventivo è valido, quando è stato inviato e quante volte il cliente lo ha visualizzato.
| Pulsante | Cosa |
|---|---|
| Matita | Modifica (solo per un preventivo aperto). |
| Aeroplano di carta | Invia, o reinvia, all'indirizzo e-mail del cliente. BedFlow chiede prima conferma. |
| Occhio | Visualizza come cliente. |
| Anello di catena | Copia il link del preventivo. |
Il cliente riceve un'e-mail nella sua lingua con un pulsante verso il preventivo. Puoi modificare il testo di quell'e-mail in Gestione → Messaggi → Modelli di messaggio, modello Preventivo inviato.
Non appena il cliente apre il preventivo per la prima volta, ricevi una notifica su Telegram: il momento di fare il follow-up. Le tue visite non contano.
I tuoi preventivi compaiono anche tra i tuoi documenti in Giornaliero → Fatture. Lì l'icona del grafico mostra quante volte e quando il cliente li ha visualizzati.
Modificare un preventivo
Finché il preventivo non è stato accettato, puoi modificarlo: clicca sulla matita sotto Preventivi recenti, oppure clicca sul preventivo in Giornaliero → Fatture. Arrivi nel modulo; dopo aver fatto le tue modifiche, clicca su Aggiorna preventivo. Un preventivo accettato non si può più modificare: gli sono già collegate delle prenotazioni.
Cosa vede il cliente?
Una pagina pubblica del preventivo, che funziona bene anche sul telefono, con:
- per ogni soggiorno, le date, le camere (con "Disponibile" o "Non disponibile") e l'importo;
- le righe di sconto, il totale IVA inclusa e l'acconto;
- fino a quando il preventivo è valido;
- Scarica PDF e Modifica i dati;
- il pulsante Accetta il preventivo e prenota, con la dichiarazione che accetta i tuoi termini e condizioni e la tua politica di cancellazione (i link da Link legali, vedi Il widget di prenotazione).
Se nel frattempo una camera non è più disponibile, il cliente non può accettare il preventivo.
Cosa succede all'accettazione?
- Per ogni soggiorno BedFlow crea una prenotazione con una proforma, ai prezzi del preventivo.
- Il cliente va direttamente alla pagina di pagamento, con l'acconto già compilato (può anche pagare l'intero importo). Con più soggiorni paga un solo acconto per l'intero preventivo.
- Parte la normale e-mail di conferma della prenotazione.
Il cliente accetta per e-mail o per telefono? Allora apri tu il preventivo (icona dell'occhio o Visualizza preventivo) e clicca su Accetta il preventivo e prenota. BedFlow crea le prenotazioni e invia automaticamente al cliente via e-mail il link di pagamento per l'acconto (o per l'intero importo se non c'è acconto).
Domande frequenti
Posso mettere più periodi in un solo preventivo? Sì. Clicca su Aggiungi soggiorno. Ogni soggiorno ha le proprie date e camere e all'accettazione diventa una prenotazione separata. Il cliente paga un solo acconto per l'insieme.
Perché non vedo uno sconto per durata del soggiorno sul mio preventivo? Lo sconto vale solo per le tariffe automatiche. Se hai digitato tu un prezzo per notte, BedFlow lo rispetta come tuo accordo. Se vuoi comunque concedere uno sconto, usa Sconto extra globale.
Copia link funziona ovunque? Sì, il link va negli appunti. Lo stesso link lo trovi tramite Visualizza preventivo e con l'anello di catena sotto Preventivi recenti.