Conferma automatica del pagamento
Aggiornato il 2026-10-01
Giornaliero → Pagamenti
Quando un ospite paga online il suo acconto o l'intero importo tramite Stripe, Mollie o Bancontact, BedFlow mette in moto da solo tutto il resto: aggiorna la fattura, conferma la prenotazione, invia un'e-mail all'ospite e ti avvisa. Tutto ciò che arriva è mostrato in Giornaliero → Pagamenti.
Per ogni struttura scegli Stripe oppure Mollie come fornitore di carte, mai entrambi. Bancontact / WERO può essere usato insieme a uno dei due. Vedi Configurare Mollie e Configurare Stripe.
Cosa succede quando un ospite paga online?
Per le prenotazioni dal tuo sito web o inserite da te:
- Stripe, Mollie o Bancontact comunicano il pagamento a BedFlow immediatamente e automaticamente.
- La fattura viene aggiornata: il pagamento viene aggiunto, il saldo residuo viene ricalcolato e lo stato passa a parzialmente pagata (acconto) o pagata (per intero).
- La prenotazione passa da in attesa a confermata, e viene creato il link alla pagina ospiti.
- L'ospite riceve un'e-mail: il messaggio automatico Pagamento ricevuto (vedi sotto).
- Ricevi una notifica: nel canale Telegram della tua struttura e come notifica push nell'app BedFlow.
- Al primo pagamento l'ospite riceve anche un messaggio WhatsApp, se la tua struttura ha WhatsApp collegato.
Un pagamento non rende definitiva la fattura. Questo avviene dopo la partenza, vedi Fatturazione.
Quale e-mail riceve l'ospite?
| Momento | Messaggio automatico | Predefinito |
|---|---|---|
| Primo pagamento (acconto o tutto in una volta) | Pagamento ricevuto | attivo, non per le prenotazioni tramite Booking.com, Airbnb e altri canali |
| Pagamento del saldo residuo | un messaggio con il trigger Al pagamento completo (saldo residuo) e il modello Prenotazione interamente pagata | non presente per impostazione predefinita: aggiungilo tu se lo vuoi |
Gestisci quei messaggi in Gestione → Messaggi → Messaggi automatici. Vedi Panoramica del percorso dell'ospite.
Da sapere:
- Dopo il soggiorno (check-out effettuato o giorno di partenza passato) non viene più inviata nessuna e-mail di pagamento.
- Se un ospite paga una fattura che era già interamente pagata, non riceve un secondo messaggio. Tu ricevi invece la notifica.
E se registri tu il pagamento?
Se l'ospite ha pagato in contanti, con il terminale per carte o con bonifico bancario, lo registri tu con Registra pagamento: in Giornaliero → Fatture, al check-out, sul riquadro del wellness o nell'app. Succede quasi la stessa cosa:
- la fattura e il saldo vengono aggiornati;
- se tutto è pagato, una prenotazione in attesa passa a confermata;
- l'ospite riceve la stessa e-mail di pagamento, secondo le stesse regole;
- ricevi la notifica.
In quel caso non viene inviato nessun messaggio WhatsApp all'ospite.
La tua notifica
La notifica Pagamento ricevuto mostra la struttura, il riferimento, l'ospite, il metodo di pagamento, l'importo e il totale della fattura, e sotto "Pagato per intero" oppure ciò che è ancora in sospeso. Se il pagamento appartiene a una sessione wellness, viene mostrato anche questo.
La notifica Telegram va solo al canale proprio della tua struttura. Se non hai un canale proprio, ricevi la notifica solo come notifica push nell'app. Vedi Notifiche Telegram per struttura.
Cosa vede l'ospite con Bancontact sul telefono?
Se l'ospite sceglie Paga con Bancontact nella pagina di pagamento sul telefono, resta nella pagina di pagamento:
- con il pulsante Apri l'app e conferma, che apre l'app Bancontact o Payconiq;
- con un QR code, da scansionare con l'app su un altro dispositivo;
- con il link Paga sulla pagina web di Bancontact;
- con un conto alla rovescia: un link di pagamento Bancontact è valido solo per poco tempo. Se è scaduto, l'ospite ne richiede uno nuovo con Nuovo link di pagamento.
Non appena il pagamento è confermato, la pagina passa da sola alla conferma. L'ospite non deve ricaricare nulla.
La pagina Pagamenti
Giornaliero → Pagamenti è una panoramica per anno (scegli l'anno in alto):
| Blocco | Cosa vedi |
|---|---|
| Cifre chiave | Fatturato (con la variazione rispetto all'anno scorso), Ricevuto, In sospeso (fatture definitive), Atteso (proforma), Pagato e Scaduto (più vecchio di 30 giorni) |
| Fatturato e ricevuto per mese | Grafico per mese |
| Metodi di pagamento | Quanto è arrivato per metodo: carta di credito, Bancontact, bonifico bancario, contanti, Stripe, Mollie, buono regalo, accredito OTA, … |
| Pagamenti recenti | Gli ultimi pagamenti |
| Fatture | Tutte le fatture con data, cliente, totale, pagato, aperto, Metodo (ad es. "Stripe + Bonifico bancario"), stato e un Link di pagamento se qualcosa è ancora in sospeso. Filtra su Tutte, Pagate, Aperte o Scadute |
Clicca sul numero di una fattura per aprire la fattura in BedFlow. La pagina conta sia i pagamenti online sia quelli registrati manualmente.
Esempio: Jan prenota 3 notti
| Momento | Jan | Tu |
|---|---|---|
| Prenota dal tuo sito web | Riceve la conferma con un link di pagamento | Notifica di una nuova prenotazione |
| Paga un acconto di 96 € tramite Stripe | Riceve l'e-mail "Pagamento ricevuto" (e un messaggio WhatsApp) | Notifica "Pagamento ricevuto", con "Ancora aperto: 231 €" |
| Paga il saldo residuo più tardi | Riceve un'e-mail solo se hai aggiunto un messaggio per il saldo residuo | Notifica "Pagamento ricevuto", con "Pagato per intero" |