Registrazione ospiti — registro legale delle presenze

Aggiornato il 2026-10-22

Impostazioni → Integrazioni → Esperienza ospite → Registrazione ospiti

Come gestore di una struttura ricettiva sei tenuto per legge a registrare i tuoi ospiti in un registro delle presenze. L'integrazione Registrazione ospiti lo fa in modo completamente automatico: i tuoi ospiti compilano i propri dati da soli tramite il portale ospiti — non devi ridigitare nulla e il registro è sempre in ordine per un controllo di polizia.

Attivi l'integrazione in Impostazioni → Integrazioni → Esperienza ospite → Registrazione ospiti → Configura.

Cosa sei tenuto per legge a registrare?

Per ogni ospite adulto (e ogni minore non accompagnato di età superiore ai 15 anni) devono essere registrati il giorno dell'arrivo:

un numero progressivo univoco e la data di arrivo
cognome e nome
luogo e data di nascita
nazionalità
numero del documento d'identità
i nomi dei figli minori accompagnatori (solo i nomi)
la data di partenza, al più tardi 24 ore dopo la partenza

Per gli ospiti con una carta d'identità belga la legge accetta anche: cognome + nome + numero di registro nazionale — gli altri dati non servono allora.

Basta una registrazione con un numero progressivo per camera o casa vacanza, contenente i dati di tutti gli ospiti.

Come funziona in BedFlow?

Attiva l'integrazione: apri il riquadro Registrazione ospiti con Configura e attiva Attiva la registrazione degli ospiti. In Dati da richiedere scegli quali campi compilano i tuoi ospiti: Luogo e data di nascita, Nazionalità, Numero del documento d'identità, Numero di registro nazionale belga come alternativa e Nomi dei figli minori accompagnatori. Cognome e nome vengono sempre richiesti. Con tutto attivato ottieni il registro legalmente completo (consigliato). Clicca su Salva.
L'ospite lo compila da solo. Dopo la prenotazione nel portale ospiti compare una sezione Registrazione ospiti (la stessa pagina di "completa i tuoi dati"). Il modulo si adatta automaticamente al numero di viaggiatori prenotati; l'ospite principale è già precompilato. Gli ospiti belgi possono usare semplicemente il loro numero di registro nazionale. Per i bambini bastano i nomi.
BedFlow fa il resto. Ogni registrazione riceve automaticamente un numero progressivo, la data di partenza viene apposta al più tardi 24 ore dopo la partenza e nella prenotazione vedi lo stato e i viaggiatori registrati.

La registrazione avviene volutamente dopo la prenotazione e mai nel modulo di prenotazione stesso — i campi aggiuntivi durante la prenotazione fanno perdere fatturato.

Compilarla tu stesso dalla prenotazione

Non tutti gli ospiti usano il portale ospiti: un cliente senza prenotazione, una prenotazione telefonica, un ospite senza smartphone. In quel caso apri la prenotazione e clicca su Compila registrazione nel blocco Registrazione ospiti. Si apre la finestra Compila il registro delle presenze, con lo stesso modulo che vede l'ospite: gli stessi campi e gli stessi controlli. Clicca su Salva registrazione; il risultato è una registrazione completa con un proprio numero progressivo. Se la registrazione è già stata compilata, il pulsante si chiama Modifica registrazione.

Il pulsante si trova in due punti, così lo trovi ovunque tu sia già: nel blocco Registrazione ospiti nella pagina di dettaglio della prenotazione e in cima a Modifica prenotazione — la schermata in cui arrivi cliccando su una prenotazione in Giornaliero → Disponibilità. Comodo quando l'ospite è davanti a te: clicchi sul suo soggiorno nel calendario e lo compili subito, senza prima cercare per nome.

A differenza del portale ospiti, che si chiude quindici minuti dopo il check-out, questo pulsante è sempre disponibile — anche per completare una registrazione in un secondo momento o correggere un errore di battitura. Ogni inserimento manuale viene registrato separatamente, così che durante un controllo resti visibile cosa ha compilato l'ospite e cosa hai inserito tu.

Chi deve ancora registrarsi?

Non devi più aprire le prenotazioni una per una. In Giornaliero → Disponibilità le schede sotto Oggi — arrivi e ospiti presenti — hanno un chip che mostra lo stato del registro:

registrazione ok (verde): l'ospite ha compilato il registro delle presenze.
registrazione ? (ambra): non ancora compilata. Passa il mouse sopra per vedere se l'ospite ha già completato una parte dei viaggiatori.

Il chip compare solo quando l'integrazione è attiva. Se c'è un chip ambra accanto a un ospite che hai davanti, compilalo subito con Compila registrazione (vedi sopra).

Controllo di polizia: mostrare il registro

Nella finestra del riquadro Registrazione ospiti trovi il link Scarica il registro (quest'anno): un file CSV cronologico con tutte le registrazioni di quest'anno solare fino a oggi (numero progressivo, ospiti, date di arrivo e di partenza). Puoi mostrare, stampare o consegnare quel file.

Conservazione e privacy

Ogni modifica al registro viene registrata (audit trail) — è un obbligo di legge per la registrazione elettronica.
I numeri dei documenti d'identità e del registro nazionale vengono salvati in forma cifrata.
Le registrazioni vengono conservate per 7 anni dopo la partenza e poi distrutte automaticamente, esattamente come richiede la legge. Non devi fare nulla in proposito.

Domande frequenti

Devo attivarlo? Solo se sei soggetto all'obbligo di registrazione e vuoi tenere il registro in BedFlow. Se tieni già il registro in un altro modo, lascia semplicemente l'integrazione disattivata — nessuno si accorgerà di nulla.

Il mio ospite non ha compilato il modulo: e adesso? Nella prenotazione vedrai "Non ancora completata — l'ospite vede il modulo di registrazione nel portale ospiti." Puoi segnalarlo all'ospite all'arrivo — la sezione resta nel portale ospiti fino alla fine del soggiorno — oppure compilarlo tu stesso con il pulsante Compila registrazione nella prenotazione (vedi sopra).

Vale anche per i bambini? I minori accompagnatori vengono registrati per nome nell'ambito della registrazione del loro gruppo — per loro non sono richiesti data di nascita né numero di documento.

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Portogallo: il Boletim de Alojamento

Se gestisci un Alojamento Local, devi comunicare ogni ospite straniero a SIBA (il sistema dell'AIMA, successore dello SEF) entro tre giorni lavorativi dall'arrivo. Per farlo servono tre dati che il decreto belga sugli alloggi non richiede: tipo di documento, paese di rilascio e paese di residenza.

Per farlo attiva l'interruttore "Portogallo: tipo di documento, paese di rilascio e paese di residenza" tra i dati da richiedere. Cambiano allora due cose:

i tuoi ospiti vedono quei tre campi aggiuntivi;
l'elenco delle nazionalità diventa completo invece di una breve selezione, perché SIBA non accetta "Altro" — ogni boletim richiede un vero codice paese.

Il paese di residenza è, tra l'altro, esattamente ciò che chiede anche l'indagine INE, quindi quel campo copre due obblighi in una volta.

Si aggiungono altre due cose che il boletim richiede e il registro belga no: il luogo di residenza dell'ospite e i dati completi per i bambini accompagnatori — il Portogallo non prevede una disciplina più leggera per i minori; ogni viaggiatore straniero riceve il proprio boletim.

La comunicazione vera e propria è svolta dall'integrazione SIBA, che trovi accanto a questo riquadro. Vedi SIBA — Boletins de Alojamento.

Italia: la schedina di Alloggiati Web

In Italia devi comunicare alla Questura ogni ospite entro 24 ore dall'arrivo, anche gli italiani e i bambini (entro 6 ore per una notte). Servono dati che il registro belga non chiede: sesso, stato di nascita, il comune di nascita per chi è nato in Italia e, per il primo viaggiatore, il documento con il luogo di rilascio.

Per una struttura in Italia l'opzione "Italia: sesso, stato e comune di nascita, e il documento del capofamiglia o capogruppo" è attiva di default; per una struttura fuori dall'Italia non la vedi. Quando è attiva:

il modulo chiede a ogni viaggiatore, anche ai bambini, sesso, data e stato di nascita e cittadinanza, con l'elenco completo dei paesi;
chi è nato in Italia sceglie il comune dall'elenco della Polizia di Stato e non deve più scrivere il luogo di nascita a mano;
solo il primo viaggiatore indica un documento e, con più viaggiatori, l'ospite sceglie se viaggiano come famiglia o come gruppo.

L'invio vero e proprio è svolto dall'integrazione Alloggiati Web nel gruppo Italia. Vedi Alloggiati Web (Italia).