InvoiceXpress (Portogallo — fatturazione certificata)

Aggiornato il 2026-10-06

Impostazioni → Integrazioni → Contabilità → InvoiceXpress

InvoiceXpress è l'integrazione che BedFlow usa per emettere fatture portoghesi legalmente valide per il tuo Alojamento Local (AL). Il Portogallo consente di fatturare solo tramite il Portal das Finanças o tramite software certificato dall'Autoridade Tributária (AT). BedFlow comanda quindi InvoiceXpress (certificato AT nº 192): tu non devi fare nulla e l'ospite riceve automaticamente una fatura-recibo corretta con codice ATCUD e codice QR.

Cosa fa l'integrazione

• Una fatura-recibo per soggiorno, automaticamente al pagamento completo o al check-out (configurabile) — anche per le prenotazioni OTA in cui Booking.com o Airbnb incassa il pagamento.
• ATCUD + codice QR su ogni documento, come richiesto dalla legge.
• Comunicazione automatica all'AT (e-Fatura) — InvoiceXpress inoltra ogni documento, tu non devi inviare nulla.
• Nota di credito in caso di cancellazione o rimborso di un soggiorno già fatturato, con riferimento all'originale.
• Esportazione SAF-T per il tuo commercialista, direttamente da InvoiceXpress.
• PDF all'ospite: tramite l'email BedFlow all'ospite (con la tua grafica) oppure tramite InvoiceXpress stesso.
• Monitoraggio della quota: BedFlow conta i tuoi documenti al mese e ti avvisa prima dell'inizio del mese se il tuo piano sta diventando troppo piccolo per i check-out previsti.

Importante: la fattura è sempre intestata all'ospite, mai a Booking.com o Airbnb — anche se è la piattaforma a pagarti. È la regola portoghese. L'importo della fattura è l'intero importo pagato dall'ospite; le commissioni delle OTA non vengono detratte.

Cosa ti serve

1. Il tuo account InvoiceXpress personale — l'emittente delle fatture è il tuo NIF, quindi ogni attività di affitto ha il proprio account.
2. Il tuo numero di registrazione AL (ad es. 12345/AL) e l'indirizzo fiscale della struttura.
3. L'accesso al Portal das Finanças (o un commercialista che se ne occupa per te) per il collegamento con l'AT.

Passaggio 1 — Crea un account InvoiceXpress

1. Vai su invoicexpress.com e scegli un piano (vedi i prezzi qui sotto — il piano gratuito basta per iniziare).
2. Registrati con il tuo indirizzo email e compila i dati della tua azienda con il tuo NIF come emittente.
3. Scegli un nome account: diventa il tuo sottodominio, ad es. myaccount in https://myaccount.app.invoicexpress.com. Ti servirà più avanti in BedFlow.

Prezzi (luglio 2026, IVA esclusa, al mese)

• Anche le note di credito contano per la quota mensile.
• Tutti i piani includono accesso API, ATCUD, codici QR, SAF-T e comunicazione con l'AT.
• Ciclo di fatturazione a scelta (mensile/semestrale/annuale), senza vincoli. I passaggi a un piano superiore hanno effetto immediato, quelli a un piano inferiore solo alla fine del ciclo — quindi scegli un ciclo mensile se i tuoi affitti sono stagionali.
• Consiglio stagionale: affitti soprattutto a luglio-agosto? Fuori stagione usa Grátis e prima della stagione attiva un piano mensile X3 o X10. BedFlow ti avvisa automaticamente quando i check-out previsti superano il limite del tuo piano.

Nota: un account nel suo periodo di prova non può ancora comunicare con l'AT. Scegli quindi prima un piano (conta anche quello gratuito) prima di registrare la série.

Passaggio 2 — Ottieni la tua chiave API

In InvoiceXpress: Conta → Integrações → API (direttamente: app.invoicexpress.com/users/api). Lì vedi il tuo nome account e la tua chiave API. Non condividere quella chiave con nessun altro — BedFlow la salva in forma cifrata.

Passaggio 3 — Collega in BedFlow

Vai su Impostazioni → Integrazioni → Contabilità → InvoiceXpress → Configura. La procedura guidata ti accompagna in ogni passaggio:

1. Account: nome account + chiave API. BedFlow testa subito la connessione in tempo reale.
2. Dati fiscali: il tuo NIF, il numero AL, l'indirizzo fiscale e il regime IVA.
3. Série e AT: vedi i passaggi 4 e 5 qui sotto.
4. Impostazioni di emissione: quando fatturare (al pagamento completo o al check-out — scegli il check-out se è un'OTA a incassare il pagamento) e come il PDF arriva all'ospite.
5. Piano: indica quale piano InvoiceXpress hai, in modo che il monitoraggio della quota sia preciso.

Quale regime IVA?

• IVA 6% — l'aliquota ridotta per gli alloggi nel Portogallo continentale (5% a Madeira, 4% alle Azzorre).
• Esenzione art. 57 CIVA (M10, 0%) — solo per le piccole imprese nel regime di isenção. Attenzione: dal 1° luglio 2025 i non residenti non possono più usare questa esenzione — se non vivi in Portogallo, fatturi al 6%. Non sei sicuro? Chiedilo al tuo commercialista.

Passaggio 4 — Crea un sottoutente AT (una tantum)

InvoiceXpress può registrare le série e inoltrare le fatture solo se ha il permesso di parlare con l'AT per tuo conto. Per farlo crea un sottoutente (subutilizador) nel Portal das Finanças:

1. Accedi a portaldasfinancas.gov.pt con il tuo NIF.
2. Cerca "Gestão de Utilizadores" → crea un nuovo subutilizador.
3. Assegnagli queste due autorizzazioni:
   • WSE — Comunicação e gestão de séries por webservice
   • WFA — Comunicação de dados de faturas
4. Annota il nome utente (il tuo NIF + / + numero progressivo) e la password.
5. Inseriscili in InvoiceXpress in Configurações → Comunicação AT.

Preferisci farlo fare al tuo commercialista? Di solito gli bastano circa 10 minuti.

Passaggio 5 — Registra una série

Ogni documento portoghese appartiene a una série (serie di documenti) che deve essere registrata in anticipo presso l'AT — è ciò che produce il codice ATCUD. Nella procedura guidata di BedFlow crei una série e la registri presso l'AT con un solo pulsante. Senza una série registrata, BedFlow blocca volutamente l'attivazione: un documento con ATCUD "N/D" non è legalmente valido.

Passaggio 6 — Attiva

Imposta l'integrazione su attiva. Da quel momento tutto procede automaticamente:

• Raggiunto il trigger (pagamento o check-out) → BedFlow crea il documento in InvoiceXpress, lo finalizza (numero + ATCUD + QR), recupera il PDF e lo consegna all'ospite.
• NIF dell'ospite: si trova nella scheda cliente, campo Codice fiscale (P. IVA / NIF). Sotto i 1.000 € il documento può essere emesso senza NIF (bastano nome + paese); da 1.000 € l'identificazione è obbligatoria — BedFlow trattiene allora il documento finché non è disponibile un NIF o un numero di passaporto. Vedi Identificazione da 1.000 € più sotto.
• L'ospite fattura a un'azienda? Compila allora anche il nome dell'azienda nella scheda ospite — la fatura viene intestata all'azienda (un NIF aziendale inizia con 5).
• Cancellazione/rimborso di un soggiorno fatturato → nota di credito automatica con riferimento all'originale.
• Quota esaurita o un errore? Il documento viene trattenuto in coda e ricevi una notifica con il motivo (ad es. "limite del piano raggiunto — passa a un piano superiore e clicca su riprova"). Una fattura non sparisce mai in silenzio.

Identificazione da 1.000 €

Una fatura-recibo di 1.000 € o più non può essere emessa senza il NIF o il numero di passaporto dell'ospite, e canali come Booking.com non li trasmettono. BedFlow li chiede quindi direttamente all'ospite:

• Nella pagina dell'ospite compare un passaggio aggiuntivo nel check-in online, in cui l'ospite inserisce il proprio NIF o numero di passaporto con il paese. Quel passaggio compare solo quando serve: una struttura con fatturazione portoghese attiva, una fattura di 1.000 € o più e nessun numero ancora noto.
• Via email: il template di messaggio Identificazione PT invia all'ospite un link personale (valido 30 giorni) allo stesso modulo. Quel messaggio viene inviato solo se lo colleghi a un messaggio automatico in Gestione → Messaggi → Messaggi automatici, e anche allora solo quando l'identificazione è davvero necessaria.

Non appena l'ospite lo compila, il numero viene salvato nella scheda cliente e il documento trattenuto viene emesso comunque. Puoi anche inserire tu stesso il numero nella scheda cliente.

Rendere definitiva una fattura per una struttura portoghese

In Giornaliero → Fatture di solito rendi definitiva una proforma con Rendi definitiva. Per una struttura che fattura tramite InvoiceXpress quel pulsante è bloccato: ricevi il messaggio "Questa struttura fattura tramite InvoiceXpress (Portogallo)". Lì la fatura-recibo viene emessa automaticamente nel momento che hai scelto nella procedura guidata (pagamento completo o check-out).

Domande frequenti

Devo ancora inviare qualcosa all'AT? No. InvoiceXpress comunica automaticamente ogni documento (e-Fatura). Il SAF-T per il tuo commercialista lo esporti da InvoiceXpress.

Posso modificare una fattura già emessa? No — i documenti definitivi sono legalmente immodificabili. Le correzioni passano sempre da una nota di credito + un nuovo documento. BedFlow lo fa automaticamente per le cancellazioni.

E la tassa di soggiorno? La tassa di soggiorno compare sempre come riga separata nella fattura, senza IVA — non è soggetta a IVA. Per un host che fattura al 6%, il documento riporta per quella riga il codice di esenzione M99 (non soggetta); per un host esente vale M10 per l'intero documento. In precedenza, per gli host al 6% il tributo era incluso nell'importo dell'alloggio, il che significava pagare su di esso un'IVA non dovuta.

Vale anche per la mia struttura belga? No — questa integrazione compare solo per le strutture in Portogallo. Per il Belgio usa Yuki, Billit, Octopus o ClearFacts, vedi Collegare il tuo software di contabilità.

E la registrazione degli ospiti stranieri (SIBA)? È separata dalla fatturazione. Vedi SIBA — Boletins de Alojamento.