WhatsApp tramite TextMeFlow (gratis dallo Starter)
Aggiornato il 2026-10-21
Impostazioni → Integrazioni → Comunicazione → WhatsApp
Con WhatsApp, BedFlow invia ai tuoi ospiti i messaggi che leggono davvero: informazioni pratiche prima dell'arrivo, il messaggio di benvenuto con il link per aprire la camera, le conferme di pagamento. Tutto parte dal tuo numero WhatsApp, e le risposte dei tuoi ospiti arrivano in Giornaliero → Messaggi.
BedFlow invia i messaggi WhatsApp tramite TextMeFlow, un servizio WhatsApp degli stessi creatori di BedFlow. Dal piano Starter, TextMeFlow Starter è incluso gratuitamente: 500 messaggi WhatsApp al mese dal tuo numero, su server nell'UE. Colleghi il tuo numero interamente in BedFlow, con la scansione di un codice QR.
Collegare il tuo WhatsApp
- Vai su Impostazioni → Integrazioni, trova il riquadro WhatsApp nella categoria Comunicazione e clicca Configura.
- In Provider, scegli TextMeFlow (self-hosted).
- Se hai il piano Starter o superiore, vedi una conferma verde: il tuo piano include TextMeFlow e BedFlow compila da solo tutti i dati non appena salvi. Non devi copiare alcuna chiave.
- Clicca Salva. Poi riapri il riquadro.
- In Collega il tuo WhatsApp, clicca Collega il tuo WhatsApp. Compare un codice QR.
- Sul tuo telefono: apri WhatsApp, vai su Impostazioni → Dispositivi collegati → Collega un dispositivo e scansiona il codice, come con WhatsApp Web.
- BedFlow rileva da solo il collegamento e mostra Il tuo WhatsApp è collegato. Da quel momento i messaggi agli ospiti partono dal tuo numero.
Il codice QR è scaduto prima che tu potessi scansionarlo? Clicca Nuovo codice QR e scansiona di nuovo.
In Stato del tuo collegamento puoi sempre vedere a che punto sei:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Collegato | Tutto funziona |
| Disconnesso | Il collegamento è caduto, con indicato da quanto tempo. Scansiona di nuovo il codice QR |
| Collegamento non ancora confermato | Hai scelto TextMeFlow, ma la scansione del QR non è ancora avvenuta o non è stata confermata |
Nella pagina Integrazioni il riquadro mostra anche attraverso quale servizio passano i tuoi messaggi, ad es. "Messaggi WhatsApp agli ospiti tramite TextMeFlow."
Quali messaggi partono tramite WhatsApp?
| Messaggio | Quando |
|---|---|
| Pre-arrivo | Alle 10:00, due giorni prima dell'arrivo, con gli orari di check-in e il link alla pagina ospiti |
| Benvenuto il giorno di arrivo | Alle 09:05 del giorno di arrivo, se hai attivato l'e-mail di benvenuto del giorno di arrivo |
| Benvenuto alla reception | Quando clicchi Check-in, con la pagina ospiti e i pulsanti per aprire la porta |
| Pagamento ricevuto / Acconto ricevuto | Dopo un pagamento |
| Prenotazione scaduta / Prenotazione annullata | Quando una prenotazione non pagata scade, o dopo una cancellazione manuale |
| Wellness | Prenotato, pagato, scaduto, sollecito del saldo (solo se offri il wellness) |
| Pulsanti rapidi | Quando li scegli: Camera pronta, Check-out, Colazione, Wellness |
I testi li modifichi in Gestione → Messaggi → Modelli di messaggio. Vedi Modificare i modelli WhatsApp. Quando parte ogni messaggio lo vedi nella timeline in Messaggi automatici.
Ogni ospite riceve i messaggi nella propria lingua: olandese, francese, inglese, tedesco, portoghese o italiano (altrimenti inglese; se BedFlow non sa nulla dell'ospite, in una struttura portoghese o italiana riceve la lingua della struttura). I pulsanti nei messaggi (pagina ospiti, portone, camera) sono link brevi bedflow.eu/s/…: ordinati in WhatsApp e facili da toccare.
Ospiti per camera, con il loro WhatsApp e la loro lingua
Qualcuno prenota più camere per altri, ad esempio una famiglia o un gruppo? Allora puoi registrare chi dorme in ogni camera.
- Vai su Giornaliero → Disponibilità e trova il riquadro della prenotazione tra le schede di oggi (ad es. gli arrivi).
- Clicca l'etichetta blu con il numero di camere (ad es. 3 camere) oppure la parola ospite. Si apre la finestra Ospiti per camera.
- Per ogni camera compila il Nome e il Numero WhatsApp. Facoltativamente scegli la Lingua; per impostazione predefinita è su automatico (in base al numero).
- Clicca Salva.
Da quel momento:
- ogni ospite di una camera riceve i messaggi WhatsApp automatici (pre-arrivo, benvenuto) nella propria lingua, con solo il link e i pulsanti della porta per la propria camera;
- chi ha prenotato riceve solo i messaggi per le camere senza un ospite proprio. Se ogni camera ha il proprio ospite, chi ha prenotato non riceve più questi messaggi.
Collegamento perso? BedFlow ti avvisa
Un collegamento WhatsApp può cadere, ad esempio se rimuovi il dispositivo collegato in WhatsApp. Non devi tenerlo d'occhio tu:
- In alto in ogni schermata di BedFlow compare una barra arancione: "Il tuo collegamento WhatsApp per [struttura] è andato perso. Ricollega per continuare a far ricevere ai tuoi ospiti i messaggi WhatsApp.", con il pulsante Ricollega.
- Nel riquadro WhatsApp lo stato passa a Disconnesso.
- Clicca Ricollega, scansiona il codice QR e la barra scompare.
Conviene inviare di nuovo gli eventuali messaggi che avrebbero dovuto partire durante l'interruzione.
Gestire il tuo abbonamento TextMeFlow
Sotto le impostazioni di WhatsApp c'è il link Apri TextMeFlow — gestisci il tuo abbonamento o fai l'upgrade. Apre TextMeFlow in una nuova scheda, già con l'accesso effettuato. Lì vedi il tuo utilizzo e puoi fare l'upgrade.
Puoi attivare il pacchetto gratuito anche tramite Il mio abbonamento e le fatture (in alto nella barra laterale), ma il percorso qui sopra è più breve.
Il pacchetto gratuito
| Starter (gratis con BedFlow) | Pro (15 €/mese, a parte) | Business (29 €/mese, a parte) | |
|---|---|---|---|
| Messaggi al mese | 500 | 5.000 | 25.000 |
| Dispositivi WhatsApp | 1 | 1 | 3 |
Per un tipico B&B 500 messaggi al mese sono più che sufficienti. Se raggiungi comunque il limite, fai l'upgrade tramite Apri TextMeFlow.
Se torni al piano Micro, TextMeFlow ricade nel pacchetto base gratuito di TextMeFlow (50 messaggi al mese). Il tuo numero resta collegato. Se ne vuoi di più, sottoscrivi un pacchetto a pagamento in TextMeFlow stesso, separato dal tuo abbonamento BedFlow.
Ospiti senza WhatsApp o senza numero di cellulare
Il numero non ha WhatsApp
Se il messaggio di benvenuto non può essere recapitato perché il numero non ha WhatsApp:
- il riquadro dell'arrivo in Giornaliero → Disponibilità mostra l'etichetta nessun WhatsApp con la data;
- al check-in si apre una finestra in cui inserisci un altro numero (l'ospite ha spesso un cellulare privato con WhatsApp). Clicca Invia di nuovo e il messaggio parte subito.
BedFlow ricorda che un numero non ha WhatsApp e non riprova ogni giorno.
Ospiti di Booking.com senza numero di cellulare
Dal 28 settembre 2026 Booking.com non trasmette più ai channel manager il numero di cellulare dell'ospite. Lo trovi comunque nell'Extranet, nella prenotazione sotto Show phone number. Senza un numero BedFlow non può inviare messaggi WhatsApp. Per questo:
- BedFlow chiede il numero nella chat. Poco dopo la prenotazione, durante il giorno, BedFlow pubblica un messaggio nella chat di Booking.com nella lingua dell'ospite, chiedendogli di rispondere con il proprio numero di cellulare o di lasciarlo nella pagina ospiti. Se non l'ha inviato entro il giorno prima dell'arrivo, segue un sollecito. Quando l'ospite risponde con un numero, BedFlow lo recepisce automaticamente, ringrazia l'ospite nella chat e i messaggi successivi partono tramite WhatsApp. Non devi copiare nulla.
- L'ospite lascia da sé il proprio numero. Le e-mail di conferma e di pre-arrivo lo chiedono, con un pulsante verso la pagina ospiti. Quelle e-mail compaiono anche nella chat di Booking.com. In alto nella pagina ospiti c'è il riquadro Il tuo numero di cellulare per WhatsApp. Se l'ospite lo compila, i messaggi successivi partono di nuovo tramite WhatsApp.
- Il messaggio di benvenuto passa dalla chat. Se fai il check-in di un ospite il cui numero non è noto, BedFlow pubblica il messaggio di benvenuto con i link alla pagina ospiti e alla camera nella chat di Booking.com. Lo vedi nella notifica dopo il check-in.
- BedFlow chiede il numero al check-in, se nemmeno la chat funziona. Clicca Salva e invia: il numero viene salvato sull'ospite e il messaggio di benvenuto parte tramite WhatsApp.
Booking.com consiglia di attivare nell'Extranet l'AllowList per i link nei messaggi. Se lo fai, aggiungi bedflow.eu all'elenco, così i link alla pagina ospiti e alla camera continuano a funzionare. La chat con gli ospiti di Booking.com la gestisci in Messaggi degli ospiti.
Continuare a usare TextMeBot
Lavori già con un abbonamento TextMeBot a pagamento e non vuoi ancora cambiare? Allora scegli TextMeBot (SaaS) in Provider e compila la tua Chiave API di TextMeBot (la trovi su api.textmebot.com in Account). I messaggi passano allora da TextMeBot. Le foto e le tue risposte da WhatsApp compaiono nell'inbox solo con TextMeFlow.
La tua installazione di TextMeFlow
Gestisci una tua installazione di TextMeFlow, oppure non hai (ancora) diritto al pacchetto gratuito? Allora il riquadro WhatsApp mostra i campi URL di base di TextMeFlow, Chiave API di TextMeFlow e Segreto del webhook di TextMeFlow (signing secret). In Messaggi in arrivo c'è l'URL del webhook per il tuo provider: incollalo in TextMeFlow, così le risposte dei tuoi ospiti arrivano in BedFlow.
Domande frequenti
Il mio numero WhatsApp attuale funziona, o devo comprare un numero nuovo? Funziona il tuo numero. Il collegamento funziona come WhatsApp Web: il tuo numero resta tuo. Non inviare messaggi di massa né pubblicità senza consenso, e il tuo numero resta al sicuro.
Devo ancora copiare una chiave da qualche parte? No. Scegli TextMeFlow, salva e scansiona il codice QR. Solo con una tua installazione i campi vanno compilati a mano.
Posso collegare più strutture? Sì. Imposti WhatsApp per struttura. Se ogni struttura ha il proprio numero, colleghi un dispositivo diverso per struttura.
Dove scelgo il provider? In Impostazioni → Integrazioni → Comunicazione → WhatsApp, nel campo Provider. Se c'è scritto — Nessun WhatsApp —, non parte alcun messaggio WhatsApp.