Relevés des compteurs — décompter la consommation avec la caution
Mis à jour le 2026-10-28
Paramètres → Compteurs
Votre maison de vacances facture-t-elle à part l'électricité, l'eau, le gaz ou le mazout ? Vous remplissez alors le relevé du compteur à l'arrivée et au départ, et BedFlow décompte la consommation avec la caution :
caution − consommation − taxe de séjour (si encore due) − autres retenues = à rembourser
Configurer les compteurs
Allez dans Paramètres → Compteurs et cliquez sur Ajouter un compteur. Pour chaque compteur :
| Champ | Explication |
|---|---|
| Logement | Le logement où se trouve le compteur |
| Type | Électricité, eau, gaz, mazout ou chauffage. L'unité (kWh, m³, l) se remplit d'elle-même |
| Nom propre | Facultatif, par exemple Électricité jour et Électricité nuit pour un compteur bihoraire |
| Prix par unité (TVA comprise) | Jusqu'à quatre décimales, par exemple 0,3450 |
| Taux de TVA | Le taux sur la ligne de facture, par exemple 21 % pour l'électricité, 6 % pour l'eau |
| Inclus par nuit | Facultatif. Par exemple 10 kWh par nuit sont compris dans le prix ; seul ce qui dépasse est facturé |
Le menu Compteurs apparaît dès que la caution est activée (Paramètres → Caution).
Montant fixe sans relevés
Vous préférez facturer l'eau ou le mazout en montant fixe, p. ex. 2 € par personne par nuit ? C'est désactivé par défaut. Activez-le dans Paramètres → Caution → Consommation en montant fixe. Ensuite, dans Ajouter un compteur, choisissez sous Facturation :
| Facturation | Calcul |
|---|---|
| Avec relevés de compteur | Comme ci-dessus (par défaut) |
| Montant fixe par personne par nuit | Montant × personnes × nuits. Personnes = adultes et enfants de ce logement dans la réservation, pas les bébés |
| Montant fixe par séjour | Le montant une fois par logement réservé |
Pour un montant fixe, vous indiquez seulement le montant (TVA incl.) et le taux de TVA ; l'unité et la quantité incluse disparaissent, et personne ne doit saisir de relevé. Au décompte, le montant figure comme ligne sur la facture et est déduit de la caution, comme la consommation d'un compteur. Exemple : Mazout : 4 pers. × 3 nuits × 2,00 € = 24,00 €.
Un montant fixe peut aussi se mettre sur un logement combiné (domaine entier). Quand un groupe réserve le domaine entier, seuls les montants fixes de ce logement combiné comptent, pas ceux des maisonnettes en dessous, pour que personne ne paie deux fois. Si vous désactivez le paramètre plus tard, les montants fixes ne comptent plus.
Remplir les relevés
- Sur la réservation : dans le bloc Caution, cliquez sur Relevés des compteurs et remplissez le relevé à l'arrivée et au départ. Virgule ou point, les deux fonctionnent.
- Dans le portail housekeeper : si un logement a un départ ou une arrivée aujourd'hui, votre aide-ménagère voit en bas le bloc Relevés des compteurs. Elle remplit le relevé et peut ajouter une photo. Elle ne voit que le logement et le compteur, jamais le nom ni les données du client. Voir Portail housekeeper.
Si un groupe réserve tout le domaine (une unité combinée), les compteurs de tous les logements qui en font partie comptent.
Décompter
Après le départ, la caution passe à À décompter. Cliquez sur Décompter et vérifiez le récapitulatif :
| Ligne | Exemple |
|---|---|
| Caution | 250,00 € |
| Électricité : 123,456 kWh × 0,3450 € | − 42,59 € |
| Eau : 2,5 m³ × 5,2000 € | − 13,00 € |
| Taxe de séjour (pas encore payée) | − 30,00 € |
| Vitre de la porte de douche (retenue) | − 40,00 € |
| À rembourser | 124,41 € |
Chaque ligne est arrondie au centime. S'il manque un relevé, ou si le relevé au départ est inférieur à celui de l'arrivée, vous voyez un avertissement. Ce n'est qu'après Confirmer et rembourser que :
- la consommation arrive sur la facture, comme ligne avec TVA. Si la facture de la réservation est encore ouverte (proforma), elle s'y ajoute. Si elle est déjà définitive, BedFlow crée une proforma séparée Décompte consommation pour le même client, que vous finalisez comme toute autre ;
- ce que la caution couvre de la consommation et de la taxe de séjour apparaît sur cette facture comme paiement imputé sur la caution ;
- la taxe de séjour n'est déduite que si la facture a encore un solde ouvert, et jamais plus que ce solde ;
- le client reçoit le décompte par e-mail, avec le calcul ;
- le remboursement démarre : par carte sur la même carte, sinon par virement vers l'IBAN du client.
Ensuite, les relevés sont verrouillés.
Aperçu par logement
Dans Quotidien → Relevés de compteurs, vous voyez par logement et par compteur toutes les réservations avec le relevé à l'arrivée et au départ, la consommation et le montant déduit de la caution. Au-dessus de chaque compteur figurent la consommation totale et le montant total sur la période choisie, ainsi que le dernier relevé connu. Choisissez en haut un logement et une période (par défaut l'année précédente et l'année en cours). Un relevé manquant, ou un relevé de départ inférieur à celui d'arrivée, se voit tout de suite. Cliquez sur une réservation pour l'ouvrir.
La page apparaît dans le menu dès que vous avez au moins un compteur avec relevés.
La consommation dépasse la caution ?
Dans ce cas, rien n'est rendu et le manque figure comme solde ouvert sur la facture. Le client peut le payer avec le lien de paiement habituel, et vous le voyez sur la réservation. Les retenues pour dégâts sont couvertes en premier ; ce qui n'en est pas couvert, vous le facturez vous-même.
Questions fréquentes
La photo de l'aide-ménagère compte-t-elle dans le calcul ? Non, la photo est une preuve pour vous. Le calcul utilise le relevé saisi.
Le remboursement automatique fonctionne-t-il avec des compteurs ? Oui, si tous les relevés sont remplis et que le client a payé par carte. S'il manque un relevé, vous recevez une notification et décomptez vous-même.
La consommation est-elle du chiffre d'affaires ? Oui. C'est pourquoi elle figure sur la facture comme ligne avec TVA. La caution elle-même n'est pas du chiffre d'affaires.