La vue des chambres — votre écran d'accueil au quotidien

Mis à jour le 2026-10-27

Vidéo en néerlandais.

La vue des chambres est l'écran que vous voyez juste après la connexion. Dans la barre latérale, elle s'appelle Quotidien → Disponibilité ; en haut de la page figure Vue des chambres. Vous y voyez d'un coup d'œil quelles chambres sont occupées, libres ou bloquées, et vous y gérez votre journée : check-in et check-out des clients, encaissement et envoi de messages.

Deux vues : Chronologie et Mois

En haut à gauche, vous choisissez la vue :

• Chronologie : les chambres les unes sous les autres, les jours côte à côte. Pratique dès que vous avez quelques chambres.
• Mois : un calendrier mensuel avec les semaines les unes sous les autres. Pratique pour un ou deux logements.
• Tous les établissements : seulement si vous gérez plusieurs établissements. Tous les logements de tous vos établissements en un seul aperçu, voir plus bas.

Si votre établissement compte deux chambres actives ou moins, la vue des chambres s'ouvre par défaut en Mois, sinon en Chronologie. BedFlow mémorise votre choix pour chaque utilisateur.

Les tuiles d'Aujourd'hui (arrivées, départs, check-in, check-out) ne figurent que dans la Chronologie. Si vous travaillez dans la vue mensuelle, passez à la Chronologie pour gérer votre journée.

La barre d'outils de la chronologie

BedFlow mémorise les prix et la largeur des jours pour chaque utilisateur.

À côté du titre du mois, vous voyez la répartition par canal : une pastille par canal avec la part des réservations de ce mois. Survolez pour voir le nombre de réservations et une estimation de la commission.

Lire le planning

Chambres et jours

• À gauche figurent pour chaque chambre son nom, son taux d'occupation du mois affiché en pourcentage et, s'il existe, celui du même mois l'année précédente.
• Dans l'en-tête des dates, aujourd'hui est encadré et le week-end est ambré. Un lit avec des étoiles et un chiffre indique combien de chambres doivent être rafraîchies ce jour-là (chambres avec un départ).
• Si le module housekeeping est activé, un petit triangle vert en haut à droite de l'en-tête de date affiche les initiales de la personne qui vient faire le ménage ce jour-là.

Jours libres, bloqués et réservés

La barre de réservation

• La couleur de la barre correspond au canal par lequel la réservation est arrivée : vert pour une réservation directe, bleu foncé pour Booking.com, rose-rouge pour Airbnb, etc.
• Un cadenas sur la barre signifie : réservation d'un canal. Vous la déplacez via l'extranet de ce canal, pas en la faisant glisser.
• Le petit triangle en haut à gauche indique le paiement : vert = entièrement payé (y compris si le client a déjà payé auprès du canal), ambre = acompte payé, rouge = rien de payé.
• Le petit triangle en haut à droite indique le statut : vert = check-in aujourd'hui, bleu = arrivée enregistrée, orange = départ enregistré.
• Survolez une barre pour un résumé : client, canal, statut et paiement.
• Une ligne noire avec un maillon de chaîne relie les chambres d'une réservation de groupe.
• Des points de couleur devant le nom sont des étiquettes : p. ex. orange pour Anniversaire, rouge pour un client marqué Attention. Survolez pour voir les noms.

Si vous utilisez Regrouper les types de chambre dans le widget, chaque type de chambre comptant plusieurs chambres reçoit une ligne de groupe grise avec, pour chaque jour, le nombre de chambres libres. Voir Types de chambres à plusieurs chambres. Si votre établissement propose du wellness, une ligne wellness figure en bas avec l'occupation des séances pour chaque jour.

Badges de canal

Sur les tuiles du jour et dans la répartition par canal, le canal apparaît sous forme de lettre dans un petit carré coloré. Survolez pour voir « Réservé via … ».

Cliquer, clic droit et glisser

Plus d'informations sur le blocage : Bloquer des chambres. Saisir une réservation par téléphone : Réservation manuelle. Déplacer et modifier les dates : Modifier, déplacer et imprimer des réservations. Un prix pour un seul jour : Gestion tarifaire.

La fenêtre de réservation

Cliquez sur une barre de réservation (dans la chronologie ou dans la vue mensuelle) et vous obtenez toutes les informations de cette réservation dans une seule fenêtre.

• En haut : le nom du client avec son code pays, le canal, la chambre (cliquez pour ouvrir la réservation) et le numéro de facture (cliquez pour ouvrir la facture).
• Arrivée avec l'heure d'arrivée prévue si elle est connue, Départ, le nombre de nuits et de clients.
• Contact : le numéro de téléphone, le bouton WhatsApp vert (Envoyer un message WhatsApp) et l'adresse e-mail.
• Statut : « Arrivée enregistrée » avec la date et l'heure, ou « Pas encore enregistré », et le paiement : Payé, Payé via {canal} (le client a déjà payé Booking.com ou un autre canal) ou Reste dû : …€.
• Détail des prix : les lignes de facture, le total, ce qui est déjà payé et ce qui reste dû.
• La référence auprès du canal et la remarque du client.
• Client injoignable via le canal : s'affiche si le canal n'a ouvert aucune conversation pour ce client. Appelez-le ou contactez-le vous-même par WhatsApp.
• Une réservation — {n} chambres : pour une réservation de plusieurs chambres. La proforma et l'acompte valent pour l'ensemble de la réservation.
• Étiquettes : les étiquettes de ce séjour et de ce client. Cliquez sur une étiquette pour l'ajouter ou la retirer (voir Étiquettes).

En bas se trouvent deux boutons :

• Modifier la réservation : ouvre la réservation. Vous y modifiez notamment la note interne, les dates et les données de facturation.
• Annuler entièrement la réservation : demande d'abord Confirmer l'annulation ?. Avec Oui, annuler, la réservation passe au statut annulé, les dates se libèrent (y compris sur vos canaux) et le client reçoit un e-mail d'annulation (et un message WhatsApp si vous avez connecté WhatsApp). Une réservation d'un canal s'annule de préférence via ce canal. Si le client a déjà payé, vous pouvez rembourser dans la même fenêtre via la section Rembourser : via Stripe ou Mollie, ou par virement : le client saisit alors lui-même son IBAN via un lien dans son e-mail d'annulation (voir Modifier, déplacer et imprimer des réservations).

Étiquettes

Les étiquettes montrent d'un coup d'œil qu'une réservation ou un client demande une attention particulière. Elles sont strictement internes : le client ne les voit jamais, ni dans les e-mails, ni sur sa page client.

Désactivé par défaut. Activez les étiquettes dans Paramètres → Ma propriété → Fonctions supplémentaires → Étiquettes pour réservations et clients. Tant que ce bouton est désactivé, aucune étiquette n'apparaît.

Il y en a deux sortes :

Ajouter ou retirer une étiquette : cliquez sur une barre de réservation, puis sur l'étiquette dans le bloc Étiquettes. Un nouveau clic la retire. Les étiquettes client se posent aussi sur la fiche client (voir Gérer les clients).

Attention (rouge) sert pour les clients avec qui vous avez eu une mauvaise expérience. Vous devez y ajouter une courte raison interne. Seuls les utilisateurs qui peuvent voir les données des clients (droits Réservations ou Factures) voient cette raison, pas ceux qui ne voient que le planning du ménage. Écrivez des faits, pas un jugement : un client peut demander ses données, et la raison figure dans cet export. Quand un client marqué Attention réserve à nouveau, vous recevez une notification dans l'app et sur votre canal Telegram : Attention : réservation d'un client signalé. La raison n'y figure volontairement pas.

Où voyez-vous les étiquettes ?

• en point sur la barre de réservation, avec les noms au survol ;
• dans la fenêtre de réservation ;
• sur les tuiles du jour, avec la raison d'Attention sur une ligne rouge ;
• dans Quotidien → Réservations : la colonne Étiquettes et un filtre Étiquettes.

Vos propres étiquettes et le ménage : dans Quotidien → Réservations → Étiquettes, vous ajoutez vos propres étiquettes (nom, couleur, icône), renommez ou recolorez les étiquettes par défaut, ou en désactivez une. Par défaut, le service de ménage ne voit aucune étiquette. Activez Afficher au service de ménage sur une étiquette et ajoutez une consigne, p. ex. « préparer des ballons » : « Anniversaire : préparer des ballons » apparaît alors sur la carte de cette chambre dans le planning du ménage. Les étiquettes client ne vont jamais au ménage.

Envoyer un message WhatsApp

Le bouton WhatsApp vert figure dans la fenêtre de réservation et sur les tuiles du jour, pour chaque client ayant un numéro de téléphone. Pour envoyer réellement le message, WhatsApp doit être connecté (voir WhatsApp via TextMeFlow).

La fenêtre affiche le numéro (vous pouvez le modifier) et des Messages rapides dans la langue du client :

• Chambre prête, Check-out, Petit-déjeuner et, pour un établissement avec wellness, Wellness : remplissent un texte tout prêt, que vous pouvez encore adapter.
• Bienvenue : vous demande si vous voulez enregistrer l'arrivée du client et lui envoyer immédiatement le message de bienvenue complet avec le lien vers sa page invité. Après confirmation, les deux se font.

Tapez ou adaptez le texte et cliquez sur Envoyer. BedFlow mémorise un numéro modifié dès que le message est parti.

Sous les boutons figure Messages précédents, avec le nombre entre parenthèses : la conversation WhatsApp avec ce client dans cet établissement, aussi bien ce que le client a envoyé que ce que vous avez envoyé (y compris depuis Messages et les messages automatiques). Cliquez sur Afficher pour la déplier. Le message le plus récent est en haut, et chaque message indique l'heure, s'il a été envoyé, distribué ou s'il a échoué, et quel message rapide vous avez utilisé. Afficher les messages plus anciens, en bas, en charge trente de plus à chaque fois. Si la conversation est ouverte quand vous envoyez, la fenêtre reste ouverte et votre message apparaît aussitôt en haut. La conversation complète se trouve dans Quotidien → Messages ; vous voyez ce bloc avec la même formule et les mêmes droits.

Aujourd'hui

Sous le planning (uniquement dans la chronologie) figure le bloc Aujourd'hui — {jour et date} avec une tuile par client qui arrive aujourd'hui, séjourne chez vous ou part. La couleur indique ce qu'il y a à faire :

Si des clients choisissent une heure de petit-déjeuner, Petit-déjeuner aujourd'hui et Petit-déjeuner demain apparaissent en haut avec l'heure la plus matinale. « Petit-déjeuner aujourd'hui » disparaît après 11:30.

La tuile d'arrivée

Sur la moitié « arrivée » d'une tuile de rotation, deux avertissements peuvent encore apparaître : pas de WhatsApp (jj/mm) (un message WhatsApp envoyé à ce client n'est pas arrivé) et pas de chat OTA (le canal n'a ouvert aucune conversation avec ce client). Appelez alors le client ou contactez-le vous-même par WhatsApp.

La tuile « Sur place »

• Cliquez sur le numéro de proforma pour ouvrir la fenêtre Modifier les lignes de facture. Pour chaque ligne, vous voyez Description, Quantité, Prix unitaire TTC et TVA %. Ajoutez une ligne avec + Ajouter une ligne, ou choisissez un produit de votre liste avec + Produit de la liste…, puis cliquez sur Enregistrer. BedFlow recalcule les totaux et régénère le PDF.
• Si vous servez le petit-déjeuner, vous choisissez ici pour chaque client l'heure du petit-déjeuner pour aujourd'hui et demain. La liste commence à 06:00, même si votre établissement ouvre plus tard : si vous convenez d'une heure plus matinale avec un client régulier, vous l'indiquez ici. Sur sa page client, cette heure apparaît alors comme Convenu — il la voit, mais ne peut pas la modifier, et vos autres clients ne peuvent toujours pas choisir plus tôt.
• Le montant restant dû et les boutons d'encaissement s'y trouvent aussi.

La tuile de départ

Elle indique quand le client a fait son check-in, le montant restant dû et le bouton orange Check-out. Voir Check-in, check-out et encaissement.

Wellness aujourd'hui

Si votre établissement propose du wellness et qu'il y a des séances aujourd'hui, un bloc Wellness aujourd'hui affiche pour chaque séance l'heure, le nombre de personnes, le statut de paiement et le bouton + Extra (peignoir, cava …). L'encaissement se fait directement sur la tuile, voir Check-in, check-out et encaissement.

La vue mensuelle

• Naviguez avec ‹, Aujourd'hui et ›. Si vous avez plus de deux chambres, vous choisissez la chambre dans une liste déroulante ; avec une ou deux chambres, chaque chambre a son propre calendrier.
• Un jour libre affiche le prix, un jour bloqué « Bloqué ».
• Chaque réservation est une bande dans la couleur du canal avec le nom du client. S'il y a assez de place (trois jours ou plus dans la semaine), vous voyez aussi le nombre de nuits et de clients, les extras et le statut de paiement : payé, acompte ou le montant restant dû.
• Le clic et le clic droit fonctionnent comme dans la chronologie. Cliquez sur une bande pour ouvrir la fenêtre de réservation.

Tous les établissements en un seul aperçu

Si vous gérez plusieurs établissements, un troisième onglet s'ajoute à côté de Chronologie et Mois : Tous les établissements. Vous y voyez les logements de tous vos établissements les uns sous les autres, groupés par établissement, avec pour chaque jour s'ils sont libres. Pratique quand quelqu'un appelle pour savoir ce qui est encore libre.

Désactivé par défaut. Activez-le dans Paramètres → Ma propriété → Fonctions supplémentaires → Aperçu de toutes les propriétés dans Disponibilité ; il suffit qu'une propriété de votre compte l'active.

• Chaque établissement a un en-tête avec son nom, et en dessous ses logements dans le même ordre que dans la vue des chambres.
• Vert clair = libre, rouge clair = bloqué, gris = occupé via une synchronisation de calendrier. Hachuré signifie : non réservable parce qu'une combinaison ou une partie de celle-ci est occupée. Si Mia est réservée, la combinaison Mia + Marcel est hachurée ces jours-là ; si la combinaison est réservée, Mia et Marcel sont hachurées.
• Une réservation est une barre à la couleur de son canal, avec le nom du client. Cliquez dessus : BedFlow passe à cet établissement et ouvre la réservation.
• Cliquez sur le nom d'un établissement pour ouvrir sa vue des chambres.
• Naviguez avec ‹, Aujourd'hui et ›, et choisissez 14 jours, 21 jours ou 31 jours à l'écran. Les prix ne sont pas affichés ici : il s'agit de ce qui est libre.
• Libre du … au … : indiquez une arrivée et un départ. Chaque logement libre toutes les nuits reçoit un point vert, et vous voyez combien de logements sont libres. Cochez Seulement les logements libres pour masquer le reste. Effacer supprime le filtre.
• Ce filtre ne tient pas compte de la durée minimale de séjour ni des jours d'arrivée. Vérifiez-les avant de confirmer la réservation.
• Sur votre téléphone, faites glisser l'aperçu sur le côté ; les noms des logements restent à gauche.

Vous ne voyez que les établissements auxquels vous avez accès et pour lesquels vous pouvez utiliser le module Réservations. L'onglet apparaît à partir de deux établissements, avec un plan multi-sites (à partir de Pro).

Bon à savoir

• La vue des chambres affiche toujours un seul établissement. Si vous gérez plusieurs établissements, changez via le sélecteur d'établissement en haut de la barre latérale, ou consultez l'onglet Tous les établissements.
• Si votre compte n'a que des droits de lecture, vous voyez tout, mais chaque modification déclenche le message « Accès en lecture seule ». Voir Utilisateurs supplémentaires et droits.
• Sur votre téléphone, vous faites la même chose dans l'application BedFlow.

Voir aussi

• Check-in, check-out et encaissement
• Modifier, déplacer et imprimer des réservations
• Bloquer des chambres